¿Qué es un sistema ECM? ECM (Enterprise Content Manager) es el software dirigido a gestionar y estructurar la información de las Organizaciones, (documentos, discusiones, negociaciones de contratos, gráficos, correos...). CIF (ECM) es un módulo integrado en la plataforma CIF-KM que realiza la gestión de contenidos aportando orden a cada contenido, dándole la difusión y confidencialidad deseada. ¿Qué es un sistema BPM? BPM (Business Process Manager) son sistemas de software dirigidos a gestionar y monitorizar tareas y procesos de la empresa con el objeto de automatizarlos y aumentar la productividad. CIF (BPM) es un módulo integrado en la plataforma CIF-KM que está dirigido a mejor la eficiencia de las personas de la empresa. Las soluciones de CIF ayudan a empresas a gestionar procesos y contenidos para mejorar el proceso de toma de decisiones. Descubra como la plataforma CIF-KM puede ayudar a empresas dedicadas a: - el Sector Financiero - la Fabricación y producción - el Sector público - el Sector de Gas y Petróleo - Seguros - Utilidades - etc. >> CIF S.L. P. de la Castellana 176 1ª planta 28046 - Madrid (España) Centro técnico: C/ Arce 17 entlo. drcha 15401 - Ferrol (A Coruña) España Tel. 902-120519 / 91-3500800 Fax. 981-364043 Plataforma WEB para la gestión de la documentación, el trabajo en equipo y la colaboración, con seguridad de alto nivel. Es eficiencia y productividad. Proporciona ventajas competitivas a las organizaciones para tomar decisiones. CIF-KM proporciona: * Movilidad * Seguridad de acceso * Gestión Documental Completa * Gestión de tareas y procesos * Dinamización de documentos y expedientes * Un espacio común para compartir y colaborar * Confidencialidad y cifrado donde se precise Es escalable y se adapta al tamaño y características de cada organización. Integra en un único sistema, mediante módulos opcionales, las funcionalidades de un ECM (Enterprise Content Manager), BPM (Business Process Manager), TCM (Team Collaboration Manager), un gestor de cifrado (PKI), WCM (Web Content Manager), RM (Record Manager), EFM (Electronic Forms Manager), y E-mail manager. Gestión de contenidos Es el software dirigido a gestionar la información estructurada en contenidos, tales como documentos, discusiones, negociaciones de contratos, dibujos, gráficos, correos, gestiones y tareas, direcciones a recursos, personas, contactos, etc. Dichos contenidos, a pesar de que pueden ser críticos en los negocios, muy a menudo se encuentran dispersos en redes locales, correos electrónicos, y en los PC personales de los usuarios, con su subsiguiente riesgo de pérdida. Con CIF-ECM las personas de la organización tienen a su disposición, y fácil de localizar, toda la información que necesitan en un repositorio. Es una gestión de contenidos descentralizada pero ordenada. Cada contenido tiene la difusión y confidencialidad deseada. Es el único ECM que facilita, de forma transparente y sin carga para el usuario, el cifrado especial de los contenidos con las claves públicas y privadas de los usuarios que deben acceder a cada contenido protegido. Gestión de confidencialidad CIF-ECM es la única plataforma de software que gestiona el cifrado de contenidos con las claves públicas y privadas de los usuarios y además, quienes tienen acceso a cada uno de ellos que son los únicos que pueden desencriptarlos, pueden localizarlos también por sus contenidos. CIF-ECM, además del cifrado general de los discos de almacenamiento cuya seguridad se basa en el secreto de la clave, permite gestionar de forma transparente y segura un cifrado opcional de cada contenido con las claves públicas (PKI) de las personas que deben tener acceso al mismo. El cifrado especial de cada contenido es opcional del usuario. Elegida en su caso la encriptación de un contenido la gestión de esta se realiza de forma automática y transparente y no requiere de ningún esfuerzo ni mantenimiento posterior por parte de ningún usuario, aunque cambien las personas que tengan acceso al contenido o se modifiquen sus claves públicas y privadas. Los contenidos así cifrados sólo se podrán desencriptar por quienes estén en cada momento autorizados a acceder al contenido con sus respectivas claves privadas. Gestión de tareas y procesos En el día a día, las personas de las organizaciones colaboran entre sí, se asignan tareas y gestiones bien a si mismas o bien a otras personas, se establecen plazos de ejecución, fechas límites, se coordinan y mantienen informadas, se comunican las incidencias, ponen escritos, informes y comunicados a disposición de otras personas, elaboran conjuntamente documentos, por ejemplo contratos, revisan y aprueban documentos e iniciativas. Las acciones a realizar pueden ser simples tal como pedir la revisión, aprobación y firma de un documento, la revisión de las facturas de los proveedores para proceder a su contabilización y pago, o bien ser más complejas como la gestión de un expediente, la colaboración en un plan de acción, o la ejecución de un proyecto. CIF-BPM es un módulo integrado en la plataforma CIF-KM formando parte del sistema. Está dirigido a mejorar la eficiencia de las gestiones, tareas y procesos que realizan las personas de las empresas. Incrementa la productividad, reduce los tiempos de ejecución de las acciones, facilita su planificación, monitorización, seguimiento y coordinación. Permite sistematizar y automatizar procesos internos y externos, que pueden ser recurrentes y periódicos o tener fechas predeterminadas. Colaboración y Trabajo en equipo Las empresas son conjuntos de personas que trabajan formando equipos, que están coordinados y tienen objetivos comunes. Son dinámicas y en ellas las personas desempeñan diferentes roles que muchas veces varían y se adaptan continuamente a circunstancias y situaciones cambiantes. Colaborar y trabajar en equipo requiere compartir información, discutir, negociar, planificar, preparar y aprobar proyectos y programas de actuación, realizar tareas y ejecutar acciones de manera coordinada. Todo ello constituye una actividad compleja, que exige disponer de un entorno adecuado para que se realice de manera eficiente. Imaginemos que es necesario que varias personas colaboren y trabajen en un asunto, una decisión, discutan un proyecto, una negociación de un contrato, etc. Mantenerse coordinados sólo con el correo electrónico y el teléfono es a veces complicado y por ello, son necesarias muchas reuniones presenciales, que tienen un elevado coste en tiempo y energía. CIF-TCM es el sistema TCM más adelantado en diseño y sin parafernalias innecesarias. Permite crear de forma descentralizada múltiples espacios de colaboración de usuarios, bien vinculados al organigrama de la empresa (áreas, secciones, etc.), o bien horizontales. Hacer posible que una persona pueda realizar un trabajo, colaborar y reunirse a distancia en cualquier sitio donde se encuentre es un valor para la empresa. Una persona para trabajar debe tener acceso a la información y documentación que necesita en cada momento. Habitualmente esta se encuentra a su disposición en el puesto de trabajo. Pero cuando se está de viaje o se tienen que compartir y gestionar asuntos cuya informa está algo dispersa en servidores de distintas redes suele existir cierta incomunicación. Todo lo anterior está totalmente resuelto con la plataforma CIF-KM. La cuestión es: * Poder acceder a través de un sistema de servidores Web. * Que las comunicaciones estén cifradas y sean seguras. * Que los sistemas de autenticación tanto de los servidores como de las persona sean a su vez seguros y fiables. Es importante en las empresas que los contenidos de información estén a disposición de las personas que pueden necesitarlos, pero sólo de estas, para que su difusión no exceda del ámbito en el que cada uno debe confinarse. CIF-ECM (Enterprise Content Manager) permite que se pueda para cada contenido determinar quién puede verlo y utilizarlo, y quién puede, además, publicarlo, modificarlo, eliminarlo y, en su caso, incorporarle tareas a realizar. En las empresas hay siempre cambios. La gestión y mantenimiento de estos cambios en CIF-ECM es especialmente sencilla y con coste casi cero. Además, opcionalmente, la información puede protegerse de manera que solo se pueda visualizarse en pantalla, sin poderse copiar, ni guardar en disco, ni enviar a impresora, ni capturar la pantalla. No se trata sólo de saber de donde procede la fuga de información cuando esta se ha producido, sino de impedir dicha fuga. CIF-KM aporta soluciones, cualquiera que sea la actividad y el tamaño de la empresa. Las soluciones se adaptan al perfil de cada usuario, empresa, área, y sector de actividad: * Administraciones Públicas. * Empresas farmacéuticas, biotecnológicas y de desarrollo de fármacos. * Actividades profesionales (bufetes legales, consultores de negocio, asesores). * Bancos y Cajas. * Empresas de servicios. * Promotoras y constructoras. * Hospitales, laboratorios y empresas de servicios sanitarios. * Empresas industriales * Empresas de servicios públicos No obstante, con independencia del sector de actividad, algunas necesidades son similares, tales como: * Poner a disposición de determinadas personas los contenidos que precisen. * Mantener la confidencialidad donde sea preciso, e impedir fugas de información. * Estructurar contenidos para facilitar su localización, la realización de tareas, procesos, y gestiones con ellos. * Facilitar la colaboración y el trabajo en equipo. La empresa puede enfrentarse a la Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter Personal (LOPD) implementando gran cantidad de protocolos para asegurar que sólo las personas apropiadas acceden a la información, que conocen sus funciones y responsabilidades, que sus actuaciones quedan registradas, que el acceso físico a los soportes y copias está controlado, y que se llevan los registros de accesos e incidencias para realizar las auditorias periódicas, etc. Todo ello supone un gran esfuerzo y energía y a pesar de todo, mucha inseguridad ante un posible control de la Agencia de Protección de Datos. Una mínima sanción por incumplimiento de alguna medida podrá suponer para la empresa un coste que será por lo menos diez veces mayor que él de implantar CIF-KM y tener una seguridad a prueba de la LOPD. CIF, SL., en colaboración con uno de sus socios “Bufete de Asesores de Empresa” que es una empresa de servicios jurídicos, ofrece a los clientes de CIF-KM el asesoramiento técnico y jurídico necesario, así como un modelo ya preparado de “DOCUMENTO DE SEGURIDAD” de acuerdo con el RD 994/1999, para adaptarlo a los protocolos concretos que haya que implementar en cada empresa.