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Hoy día cualquier tipo de empresa debe disponer de herramientas de información
ágiles, modernas y, sobre todo, adaptadas a su sector para poder obtener el máximo rendimiento.
Por ello la correcta elección de un sistema para gestionar la actividad de la empresa será equivalente
a la máxima competitividad.
Para afrontar esta necesidad presentamos CIF-TRACK.
Se trata de una avanzada solución informática para planificar, presupuestar y controlar procesos
productivos dentro de su empresa, tales como: proyectos, instalaciones, reparaciones, construcciones, fabricaciones...
en definitiva, cualquier tipo de obra.
¿Qué es CIF-TRACK y por qué interesa a las empresas?
Conceptos, definiciones y procedimientos de CIF-TRACK
Resumen de características de CIF-TRACK
Descubra cómo CIF-TRACK esta diseñado para hacer frente a las necesidades concretas de su sector y conseguir
la máxima eficacia y rentabilidad en su entorno empresarial
¿A qué empresas va destinado?
A las empresas de cualquier sector y tamaño que trabajen generando:
- Obras
- Montajes
- Instalaciones
- Reparaciones
- Fabricaciones de series sobre previsión o pedido
Y que, además, trabajen con un número elevado de proyectos, obras y presupuestos.
CIF-TRACK ofrece las siguientes soluciones:
¿Qué hace y cómo se utiliza?
Reúne todos los datos necesarios de cada departamento para facilitar la toma de decisiones,
basándose en el estado real de la obra o de la empresa.
Los diferentes elementos existentes en el ciclo de la obra (estudio-presupuesto-obra-compras,
ventas...), pueden estar relacionados entres si para comparativas, revisiones, previsiones, históricos...
aunque ningún elemento es obligatorio.
Cada elemento del ciclo puede existir individualmente, ser añadido a posteriori,
asociado ó desvinculado entre si.
Los estudios de las obras
Las tareas de las obras y sus estudios se organizan y muestran
visualmente en forma de árbol, con posibilidad de desglose ilimitado, para una
cómoda gestión.
En cada tarea se pueden prever consumos de materiales, mano de
obra y sus costes, maquinaria, subcontratas, y cualquier tipo de gasto.
Información asociada con cada tarea de una obra
La información disponible para preparar el estudio de una obra
Los estudios, las obras realizadas, los costes de la mano de obra, de
las subcontratas, los costes históricos de los materiales, tablas de precios y de tiempos,
etc. se guardan en las bases de datos para su reutilización continuada. De esta forma se
consigue eficiencia y precisión.
Los estudios, las obras y las tareas realizadas se guardan como plantillas
de estudio para su utilización en otras obras posteriores, aunque sus precios y costes se
pueden recalcular. A estos efectos cada tarea, o grupo de ellas, puede ser considerada como
un estudio independiente, e individualizado para ser reutilizado, modificado, añadido, y
asociado a un concepto, material, producto semi-transformado o terminado, para elaborar
nuevos estudios, o efectuar comparaciones.
Control de tiempos y desviaciones de mano de obra
Directamente desde el taller, mediante ordenadores industriales o adaptando
cualquier sistema de control de presencia, los operarios pueden fichar para controlar
objetivamente los tiempos dedicados a cada tarea de las diferentes obras en ejecución,
distinguiéndose por tipos de trabajos, tipos de horas (turnos, extras, festivos, etc)
sin limitación.
También pueden utilizarse partes de trabajos cuando estos se realizan fuera de
fábrica, taller...
Imputación de tiempos, operarios, tipos de horas, tipos de trabajos
Gestión de materiales y control de desviaciones
Si se realiza la planificación de la obra, puede programar todas las compras de
ésta y realizar la ejecución y el seguimiento de las mismas mediante los siguientes documentos de
compra:
- solicitud de ofertas
- pedidos (material pendiente de recibir)
- albaranes
- facturas
Mediante la imputación de los consumos reales, podrá anticiparse a las desviaciones
de cada tarea y tomar decisiones a tiempo.
Los materiales consumidos se imputan desde los almacenes o directamente desde el
proveedor a las distintas tareas en las que se desglosan las obras.
Se pueden realizar transacciones de material, documentadas con albaranes, entre
diferentes almacenes, entre almacén y obra, entre obra y almacén, y entre diferentes obras.
Imputación de materiales
Control de otros tipos de gastos
Cualquier otro tipo de gasto se puede imputar como coste a las
tareas de las obras en cualquiera de sus niveles, lo que permite conocer y analizar
las desviaciones tan pronto se producen.
Presupuestos y revisiones
A partir del estudio se puede generar un presupuesto con
los niveles de desglose que se desee, pues lo habitual es que se presenten con
una estructura diferente para ser enviados a los clientes. La valoración de estos
es automática, aplicando a los costes previstos el beneficio industrial que se decida.
La valoración de los materiales se puede asignar manualmente en el
propio estudio, basándose en tablas de precios o en costes históricos de compras
anteriores o combinando estas técnicas.
Los presupuestos pueden ser revisados, modificados, y adicionadas
variantes o replanteamientos en cualquier momento.
Características
- Características funcionales
- Personalización
Es un producto implementado con módulos para poder constituirse
en plataforma de desarrollo de otros módulos con especificaciones
concretas del cliente.
- Control de accesos
Se pueden definir grupos de usuarios que comparten una misma
configuración de la aplicación. De este modo se limita a cada
grupo el acceso sólo a sus áreas de actuación, favoreciendo así
la productividad y la seguridad.
- Multiempresa
Se puede especificar a que empresa corresponde cada documento y se
puede interactuar en áreas de información común a todas ellas.
- Multidivisa y multilingüe
En todos los documentos se puede elegir la divisa de trabajo y modificarla
según las necesidades. Se pueden emitir documentos en diferentes idiomas
según los diferentes países con los que se opere.
- Traspasos a contabilidad
Se pueden crear ficheros de exportación a la contabilidad que son
personalizados.
- Características técnicas
- Arquitectura cliente-servidor
Utiliza Microsoft SQL-Server 7 o superior como motor de las bases
de datos.
- Escalabilidad
El sistema puede crecer y adaptarse a las necesidades de manejo de
información de la empresa, tanto ampliando la potencia de proceso
del servidor (procesador más potente, equipos multiprocesador, etc.)
como aumentando el número de servidores repartiéndose la carga de
trabajo entre ellos (cluster de servidores).
- Disponibilidad
Se pueden diseñar instalaciones con varios servidores SQL trabajando
sobre bases de datos separadas pero sincronizadas entre sí. Este sería
el modo de trabajo "en replicación". El sistema funcionaría igual como
si solo hubiese un servidor, pero con la seguridad añadida de que si
uno de ellos falla, otro podría ocupar su lugar de forma inmediata sin
pérdida de la información.
- Seguridad
Por el diseño de la base de datos no son necesarios procesos de
recálculo ni de generación de índices" y similares. Las herramientas
para la copia y restauración de las bases de datos son sencillas de
utilizar.
- Trabaje desde cualquier lugar
CIF-TRACK permite el trabajo desde su casa, un hotel o cualquier lugar
que disponga de algún tipo de conexión, configurando una red a la que
podrá acceder de forma totalmente segura, mediante línea telefónica,
GSM, GPRS, o cualquier otro tipo de conexión que emplee el protocolo
TCP/IP.
Informes y estadísticas
Partiendo de su concepción de arquitectura abierta, se dispone de
toda la información necesaria y de las especificaciones técnicas precisas para
desarrollar soluciones propias y adaptar la aplicación a cada caso concreto.
Con esta información, se puede tener acceso a los datos y la
estructura interna de la aplicación, lo que le permitirá, por ejemplo,
visualizar los datos, crear nuevos informes o modificar los existentes, así
como exportar los datos a una amplia variedad de formatos existentes (Excel, xml,
texto, html.).
No obstante ya se dispone de múltiples informes y listados,
entre los que destacamos los referentes a los elementos siguientes:
- Artículos
- Rotación de artículos
- Existencias
- Peticiones de oferta a proveedores
- Pedidos a proveedor
- Albaranes de compras
- Facturas de compras
- Cartera de compras
- Peticiones de oferta de clientes
- Presupuestos
- Albaranes de ventas
- Facturas de ventas
- Cartera de ventas
- Cuadrantes de personal
(información detallada de horas por operario u obra)
- Estudios de coste
- Relaciones de estudio
- Obras
- General y detallado global o por partida
- Valoración económica de la obra
- Comparativo estudio-obra
Presupuestos
Por capítulos, partidas y detalle
de materiales. Permite
copiar presupuestos y partidas
con el ahorro de tiempo que
supone el poder modificar.
Compras
Pedidos a Proveedores por obra,
control de pendientes de recibir,
gestión de facturas de
compra,...
Control de stocks
almacén o los stocks
en la obra.
Partes de trabajo
imputar la mano de obra y
material a las obras así como
otros recursos (maquinaria,
subcontratas,...).
Múltiples Informes y
consultas
Por obra, operario, fecha,...
Emisión de facturas
Clientes, albaranes, textos
servicios y facturación por obra.
Gestión de cobros y
pagos
tesorería.
Análisis de obra
Módulo de
Contabilidad General
- Construcción
- Carpintería
- Pintura
- Electricidad
información rápida del estado de sus trabajos
- Calefacción
- Aire Acondicionado
- Otros instaladores
Software de
Gestión Comercial, financiero y Gestión de
Obras/Proyectos
Dirigido a empresas de construcción,
instalaciones, servicios, etc... y todas
aquellas organizaciones que decidan
controlar de forma práctica la gestión de
proyectos o obras, personal, presupuestos
así como todo el entorno de su negocio
(compras, ventas, facturación,
contabilidad).
Gestión Comercial y Financiera.
Ventas
• Albaranes / partes de trabajo con toda la
información
• Introducción de materiales y mano de
obra.
Compras
• Captura de albaranes de compra de
material hacia OBRAS.
• Asignación de cliente y obra a la que va
dirigido el material
Personal
• Operarios: datos seg. Social, datos
bancarios, contractos realizados, precios
pactados, especiales por obra.
• Categorías profesionales.
• Tipos de Hora: Normal, Extra.
• Incidencias: Falta justificadas, Sin
justificar.
• Tipos de Dietas: Comida, Desplazamiento.
• Días Festivos.
Obras
• Fichero con información de la obra.
• Centro de coste contable asignado.
• Control de obras en curso o finalizadas.
• Documentos (Word, Excel,...) asociados a
la obra.
Almacen
• Obras asociada al almacén (control de
stock por obra).
• Movimientos de almacén central a obra.
• Movimientos entre obras (almacenes).
• Consultas de stock de materiales en obra.
Compras / Suministros
• Pedidos a proveedores indicando obra
• Albaranes de material directo a
obra/almacén central.
• Control del stock actualizado en la obra.
• Recepción de facturas de los proveedores.
Ventas/ Partes de Trabajo
• Introducción de partes por cliente, fecha,
obra de: materiales, maquinaria,
subcontrataciones y mano de obra.
• Disminuye el stock de la obra indicada en
su almacén relacionado.
• Indicación de las horas de Operarios y
servicios prestados.
•consultas e informes
por cliente, obra, fechas, operarios
• Facturación por obras de servicios
Análisis de Obra
ingresos económicos y
gastos de esa obra.
• A partir de la información de los partes de
trabajo se genera este estudio de costes.
• Resumen por familias o grupos de
artículos.
• Resumen por artículos: unidades e
importes.
• Resumen de operarios: horas y costes
totales.
• Campos configurables para totalizar
costes.
• Cuadro GLOBAL de totales de la obra.
Análisis Financiero
• Presupuesto previsto en cuentas
contables.
• Recoge información de contabilidad y
gestión sin tener que esperar a recibir las
facturas para imputar costes.
• Permite disponer de Información lo más
actualizada posible.
• Presenta el siguiente cuadro por cada
obra:
• Invertido: asientos contables.
• Pendiente pedidos: pedidos compra
pendientes.
• Pendiente albaranes: albaranes compra no
facturados.
• Pendiente alb venta: partes de trabajo en
curso.
• Totales y desviaciones con lo
presupuestado.
Contabilización
• Contabilización desglosada: permite
contabilizar agrupando por diferentes
cuentas contables (p.e. compras en varias
600 en función de la familia).
• Contabilización por obra/centro de coste:
los asientos generados se registran en el
centro de coste de la obra.