INFORMACIÓN FUNCIONAL DE CIF-TRACK SECCIONES EN ESTE DOCUMENTO - ¿Qué es CIF-TRACK? - Esquema general - Estudios - Control de Obra - Control de Tiempos - Almacenes - Artículos - Trabajo / mano de obra - Valoración de materiales y de mano de obra - Producto intermedio - Muchos elementos se pueden asociar entre sí - Resumen de características - Anexos o Definiciones y conceptos o Funciones comunes o Codificación de tareas o Ciclo de Compras o Ciclo de Ventas o Informes o Utilidades ¿ QUÉ ES CIF TRACK ? CIF-TRACK es una avanzada solución informática para gestionar obras, trabajos y proyectos, que permite planificar, presupuestar y controlar la ejecución de los trabajos en términos de costes, tiempos de los operarios, materiales, subcontratas, gestionar almacenes, facturar, hacer seguimiento de clientes, proveedores... A qué empresas va destinado A empresas de cualquier sector y tamaño de obras, montajes, instalaciones, reparaciones, fabricaciones de series sobre previsión o pedido, con un número elevado de trabajos, obras, presupuestos y personal, que muchos de ellos se repiten de forma más o menos parecida en el tiempo. CIF-TRACK se compone de varios módulos funcionales: Módulo base Contiene el núcleo de CIF-TRACK, que consiste en el control de obras (tiempos, gastos y materiales), y la generación de estudios / presupuestos. Módulo control de presencia y de tareas mediante el fichaje directo de los operarios en la obra o taller Registra el fichaje automático de los operarios, a través de una pantalla de captura de fichajes realizados por los propios operarios. Mediante unos sencillos parámetros de configuración, se puede obtener el control en tiempo real de la ejecución de los trabajos y las obras. Además de obtener informes de obra, cuadrantes de personal e informes de incidencias. Módulo Almacén Permite disponer de uno o varios almacenes en los que registrar las entradas y salidas de materiales procedentes de compras, productos intermedios y finales, realizar movimientos entre obras y almacenes o de almacenes entre sí, controlar stocks, mermas e inventarios. Módulo Comercial Añade al módulo base la gestión comercial de compras y ventas, para gestionar y controlar el ciclo comercial (presupuestos, pedidos, albaranes de entrega, facturas de ventas y compras, cobros y pagos, y además permite el traspaso de esa información administrativa a la contabilidad. ESQUEMA GENERAL El diagrama describe los flujos de información de CIF-TRACK alrededor de su eje principal constituido por los Estudios / presupuestos / ejecuciones de trabajos y obras. ESTUDIOS Finalidad de un ESTUDIO Para preparar la ejecución de un nuevo producto, artículo, lote de producción o la realización de un nuevo proyecto (obra) se utiliza la herramienta Estudio de la obra. La finalidad del Estudio es descomponer la obra en partidas y subpartidas mediante una estructura en forma de árbol. La empresa puede crear y mantener un stock de Estudios referentes a diversos artículos (montajes, piezas, trabajos, etc.) para generar con ellos sucesivas obras y / o importar, replicar y ensamblar la información de un estudio en nuevos estudios y obras. Generación de un ESTUDIO El estudio de una Obra consiste en su descomposición en forma de árbol en tantas partidas y subpartidas como interese para posteriormente poder controlar con eficacia el desarrollo y la ejecución de las obras (trabajos concretos) que se generen en base a él. El detalle y niveles de partidas y subpartidas depende de lo que interese controlar en cada caso. Una estructura muy simple pero práctica sería la siguiente: En un primer nivel creamos las partidas o tareas a realizar en las que se descompone el estudio, incorporando en cada partida las previsiones de consumos de materiales y de gastos directos correspondientes a dicha partida. La mano de obra (tipos de horas), y subcontratas, relativas a esa partida o tarea se desglosan como subpartidas o tareas de segundo nivel, diferenciando las distintas categorías de mano de obra o de subcontrata. En aquellos casos de Estudios complejos, tanto en número de partidas como en estructura, CIF-TRACK ofrece la posibilidad de incorporar, a partidas del Estudio, productos intermedios (generados por la empresa) asociados a artículos que tienen como tales sus correspondientes Estudios, de la misma forma que se incorporan a las partidas los materiales adquiridos de terceros. Alternativamente se pueden incorporar Estudios en otros Estudios integrando las estructuras de aquellos. De esta manera podemos eliminar parte de la complejidad. La solución es tratar esa partida como una obra independiente, cuyo resultado es el producto intermedio con el coste de realización y que puede imputarse directamente a la obra principal. ESTUDIO - OBRA µ Es posible reutilizar un mismo Estudio para varias Obras (realizaciones concretas). µ Los datos introducidos en el Estudio se utilizan para generar Obras. µ Cada Estudio funciona como una plantilla. Una vez creado un Estudio es posible volver a utilizarlo y hacer modificaciones sobre el mismo, o generar un nuevo Estudio a partir del existente. µ A partir del Estudio es posible generar de forma automática multitud de presupuestos, con distintos cálculos de importes y márgenes, que pueden quedar asociados con obras concretas. µ Es posible realizar un cálculo preciso de los Presupuestos utilizando la información de precios y materiales de la base de datos, o bien, introducir los mismos de forma manual. µ La estructura en forma de árbol del Estudio, siempre visible, facilita mover las partidas. µ Existe un registro de costes para cada tipo de horas de operario en función del tipo de trabajo, categoría o cualquier otra consideración. También es posible introducir del tipo de hora en cada partida directamente en el Estudio de forma manual. Ejemplo: La empresa Instalaciones Eléctricas XXX, S.A. tiene en cartera realizar instalaciones de un sistema eléctrico en las naves industriales de un polígono (similares entre si), siendo el cuadro eléctrico común a todas ellas. El procedimiento, para utilizar un único Estudio del cuadro eléctrico en todas las instalaciones, sería el siguiente: - Crear un Estudio para el cuadro eléctrico. - Generar una plantilla de Artículo codificada que se asocia con el Estudio. - El Estudio asociado con el Artículo puede ser incorporado posteriormente como plantilla en cualquier otro Estudio para la ejecución de una obra. Alternativamente el Artículo puede ser producido como una Obra independiente e incorporado con su coste como un material en el Estudio de una Obra principal. A partir del Estudio se puede generar de manera automática el Presupuesto con el nivel de desglose que se desee. Mediante un asistente es posible ajustar el beneficio industrial, en cantidad o en porcentaje, con referencia al conjunto de las partidas o a partidas o tareas concretas, al nivel que se desee. De esta manera queda automáticamente establecida una asociación entre el Estudio y el nuevo Presupuesto así generado. Los Presupuestos se preparan para su envío a los clientes y suelen generarse con un desglose inferior al del Estudio. Los Presupuestos pueden ser revisados con análisis de sus costes para corregir posibles errores. En este proceso de revisión se tiene la posibilidad de modificar el Presupuesto existente o crear otro nuevo, el cual también quedará "asociado" con el Estudio de que parte. CONTROL DE OBRA ¿En qué consiste y para qué sirve? Bien directamente, o bien automáticamente, a partir de un Estudio o de partes del mismo, o bien a partir de un Presupuesto se puede crear la estructura para controlar la ejecución de una Obra. En la Obra, para su control, se registran y evalúan todo los factores que intervienen en su realización. Desde la pantalla principal de cada Obra, dónde se dibuja la estructura en forma de árbol de sus partidas y subpartidas, se imputan a cada partida de la Obra todos los gastos, horas de cada operario y materiales incorporados, lo que permite el seguimiento y análisis de desviaciones, tanto en unidades físicas como económicas. ¿Qué información se introduce en el control de obra? Una vez generada la estructura de una Obra, que descompone la obra en pequeños procesos (tareas, trabajos, subcontratas, etc.) el usuario debe introducir en cada partida los materiales, gastos y horas de trabajo que se invierten en la realización de la Obra. Datos a introducir para el control de obra µ MATERIALES utilizados en la obra. (artículos de los almacenes, o directamente de compras a proveedores) µ GASTOS del desarrollo de la obra no contemplados como materiales. (alquiler maquinaria, contratación servicios...) µ INCIDENCIAS, comentarios, notas que surjan durante el proceso. µ HORAS DE OPERARIOS. Tiempos de trabajo invertidos en la obra. (horas de trabajo de cada operario; hora normal, horas extras,...) Cómo se procesan los datos y qué resultados se obtienen CONTROL DE TIEMPOS Controlar los tiempos empleados por los operarios en una obra o trabajo es una de las claves para aumentar la productividad y el rendimiento. La introducción de los datos puede realizarse de dos maneras distintas: Introducción de partes de trabajo Para llevar a cabo este control CIF-TRACK dispone de un sistema sencillo y rápido para la introducción de partes de trabajo, imputando todos los detalles de horas del personal a una obra o a cualquier nivel de esta. Introducción de datos mediante el fichaje directo de los operarios Con el módulo de control de presencia y de tareas mediante el fichaje directo de los operarios en la obra o taller obtenemos resultados tales como: - Registro de entrada/salida de operarios. - Registro por operario de las tareas (imputación de tiempos a las tareas de forma automática). - Registro por operario de los estados: ausencias, paradas, retrasos, horas extra, etc. - Programación de la asignación de tareas a cada operario. - Control de tiempos invertidos en la realización de las tareas de ejecución de obras. - Informes relacionados con las tareas realizadas, tipos de horas, operarios y horas realizadas, estados de operarios, etc. El control de presencia aporta las siguientes ventajas: - Agilidad en la obtención de la información de la ejecución de la obra y tareas, ya que es posible saber en tiempo real qué tarea está realizando cada operario. - Fiabilidad en los datos, ya que es el propio operario que ficha en el terminal de control de presencia la tarea a realizar. De este modo se eliminan los partes de trabajo (en papel) y se elimina la manipulación de datos por terceros. De esta manera los errores se reducen en gran medida. - Dinamismo, ya que a través de acceso remoto es posible disponer de informes de cualquier centro de trabajo en tiempo real. Para llevar a cabo el control con fichaje directo de los operarios es necesario previamente haber definido lo siguiente: - Los horarios de trabajo. Se registran los distintos horarios de trabajo de la empresa, indicando en cada horario el Tipo de hora (coste) laboral y no laboral, así como los rangos de horarios en los que se aplica (por ejemplo: de 8 a 14). - Turnos de trabajo. Una vez que se han definido los horarios estos se asignan a turnos. A cada operario se le asigna también un turno de trabajo - Definición de calendario laboral. Mediante el calendario laboral se registran las excepciones de cada turno (marcamos festivos, vacaciones, cambios en los horarios para un turno, etc.) - Pantalla de fichaje. Esta pantalla está especialmente preparada para su uso con terminales de control de presencia y monitores con pantalla táctil. Además también permite, al responsable de obra o proyecto, supervisar, y programar las tareas y asignarlas con un orden a cada trabajador. De esta manera se puede conocer donde están los trabajadores y qué están haciendo en cada momento. Como resultado del control de tiempos podemos obtener: - Informes de obra, totalizados o desglosados, que nos permiten conocer los tiempos invertidos en cada obra, a cualquier nivel de esta (horas por tarea). - Cuadrantes de personal, resumidos o desglosados, que permiten conocer las horas por trabajadores respecto a una o varias obras, por lugar de trabajo, entre fechas, por subcontrata, etc. - Informes de incidencias, que permiten conocer, entre fechas, absentismos, faltas de puntualidad, estado de los trabajadores (activo, baja, etc. ALMACENES CIF-TRACK gestiona tantos almacenes como se precisen. En ellos se registran las entradas y salidas de artículos de forma individual para cada almacén o de forma conjunta. El control y gestión de los almacenes proporciona información en relación con: µ INVENTARIOS individuales y conjuntos de los almacenes. µ MERMAS, registro y control de mermas por almacén. µ ROTACIÓN DE ARTÍCULOS por almacén µ EXISTENCIAS, informes valorados, listados de stock de existencias, listados de tipos de artículos, ... µ VALES, documento de registro de cada movimiento en almacén. µ GASTOS por almacén. Para el control completo y posterior revisión de cada movimiento producido en los almacenes, CIF TRACK genera un documento. VALE que registra el origen y destino de los materiales. Los vales registrados pueden ser consultados y modificados. Los vales sirven para registrar los movimientos de materiales y artículos de los tipos siguientes: Los movimientos en almacén se generan de forma automática con la entrada / salida de albaranes de compra-venta y los traspasos de material entre almacenes, o bien de forma manual con la generación de vales y las imputaciones a obra. Como particularidad cabe destacar que no es necesario utilizar las funciones de almacén, para el control de materiales utilizados en una obra. Es posible registrar los materiales utilizados en cada obra, imputando directamente el albarán de compra de dicho material a la obra correspondiente. ENTRADA / SALIDA DE MATERIALES EN LOS ALMACENES La gestión de almacenes nos permite gestionar las compras para los consumos previstos de materiales. Esto es posible creando almacenes virtuales. Estos almacenes virtuales permiten reservar materiales que vayan a ser usados en una obra o proyecto, de forma que el almacén físico registra la merma del material, permitiendo al responsable de compras comprobar las necesidades de material que deban cubrirse. El material reservado se asigna a la obra correspondiente desde el almacén virtual, y en caso de que finalmente no se use se puede devolver al almacén físico. ARTÍCULOS Para la correcta gestión de los almacenes y los artículos es importante distinguir los diferentes tipos de artículos que pueden utilizar en CIF-TRACK. Existen tres tipos de artículos: - MATERIALES. Artículos que se utilizan como materias primas para la ejecución de una Obra, o bien para su venta directa. - PRODUCTOS. Artículos de creación o fabricación propia. En el proceso de Obra es posible crear productos (compuestos de materiales, mano de obra, gastos, etc). Los artículos creados se utilizarán para venta final o bien para la utilización en otras obras / proyectos (ver el apartado producto intermedio). Estos productos pueden estar asociados a los estudios, de forma que ese estudio podrá ser utilizado como plantilla para crear una obra en la que se genere el producto. - NO INVENTARIABLE. Son los resultados de obras o trabajos que producen algo inmaterial (servicios, reparaciones, etc.), que se tipifican e identifican como artículos. Son artículos no tangibles susceptibles de compra, venta y de tratamiento como cualquier materia prima, producto intermedio o final. - Esta tipología de artículos "no inventariables", permite imputar, por ejemplo, un gasto a una obra como sí de un artículo se tratase, de este modo se consigue el seguimiento de costes y uso de dicho concepto al igual que un artículo material e inventariable. TRABAJO / MANO DE OBRA Al empezar a trabajar con la aplicación se deberán definir los "Tipos de trabajo" de la empresa y asignarle a cada uno de ellos el coste horario, que posteriormente se utilizará en las valoraciones económicas y en el cálculo de presupuestos. ¿Cómo estructurar los tipos de trabajo en los Estudios y en los Presupuestos? En los Estudios una partida o tarea, que puede incorporar materiales de distintas clases, trabajos externo (subcontratas, etc.), puede tener asignado directamente un tipo de horas de trabajo que incluye su valoración horaria, o bien alternativamente los distintos tipos de horas de trabajo que se necesitan para realizar una tarea pueden ser subpartidas de esta última. Según la forma como se asignen los tipos de horas de trabajo en los Estudios, se obtendrán estructuras de Presupuestos distintas, y también influirá posteriormente en los informes y el seguimiento de las Obras basadas en dichos Estudios. Las alternativas se explican en los gráficos siguientes: situaciones que se presentan dependen de nivel de detalle que se desee incluir en el presupuesto, bien incluyendo la valoración de mano de obra de forma separada, conjunto, o no incluyendo dicha valoración: - A: Cada tarea contiene un único tipo de hora de trabajo genérico, de manera que las horas trabajadas se computan a un coste horario único. - B: Toda la mano de obra se agrupa bajo una partida "mano de obra" donde se desglosan, en forma de subpartidas, los diferentes tipos de horas de trabajo (albañiles, pintores, fontaneros, etc.). Cada tipo de hora se valora según su coste horario propio. En el seguimiento de las Obras basadas en dichos Estudios, las horas realizadas se imputan a cada tipo de trabajo y se comparan con las previstas en el Estudio. - C: en cada partida se incluye una subpartida de mano de obra, donde se desglosan los distintos tipos de trabajo necesarios, con las horas estipuladas para esa partida y su correspondiente valoración. Cada tipo de hora tiene una valoración propia. VALORACIÓN DE MATERIALES Y DE MANO DE OBRA En cualquiera de los procesos ESTUDIO/ PRESUPUESTO o CONTROL DE OBRA la información que se maneja de artículos, precios y mano de obra es muy amplia, CIF-TRACK en todo momento permite utilizar distintos criterios de valoración de materiales y mano de obra, con el objeto de obtener resultados y realizar los cálculos según convenga al usuario en cada momento. De este modo, en la mayoría de los informes, listados, valoraciones y comparaciones, el usuario puede seleccionar distintas opciones para la valoración de los materiales y de la mano de obra. PRODUCTO INTERMEDIO En CIF-TRACK esta prevista la generación de productos intermedios. Son artículos de tipo "productos", generados por obras internas cuyo resultado es un producto o lote de productos que pueden tener como destino un almacén o una obra. De esta manera podemos controlar facilmente la producción de artículos o materiales para su venta directa o para su consumo en otras obras / proyectos. Además, también facilita reducir la complejidad de los Estudios y el control de Obras, ya que el producto intermedio se controla aparte, y en la Obra principal sólo hay que incorporarlo como un material, con su coste correspondiente. Para entender mejor las distintas formas de tratar los productos intermedio en los Estudios mostramos un ejemplo: Una empresa instaladora de paneles solares tiene que hacer una instalación en un edificio, por lo que la obra / proyecto incluye, entre otras cosas, la elaboración de las placas solares, tal y como lo vemos en los siguientes estudios: Las placas se elaboran en el taller de la empresa, de modo que en lugar de incluir su elaboración en el Estudio como parte de la Obra principal se genera una obra aparte donde el resultado es el artículo de tipo producto "PANEL SOLAR". Este producto intermedio pasa a almacén con su número de lote y su coste, de modo que es utilizado en la obra / proyecto de instalación en el edificio como un material en la partida donde de instala. De esta forma hemos reducido la complejidad del Estudio, y además podemos controlar mejor la producción de paneles solares, aparte de aprovechar el trabajo realizado para usos futuros, ya que la obra de fabricación de paneles ya está creada, sólo sería necesario generar un nuevo lote, al coste correspondiente del momento. MUCHOS ELEMENTOS SE PUEDEN ASOCIAR ENTRE SI Principales asociaciones entre elementos Resumen de la operativa de relaciones entre las principales pantallas y documentos. Características de las asociaciones: - Permiten el acceso rápido a los elementos relacionados desde otras pantallas de la aplicación. - Permiten visualizar códigos de elementos de interés desde otros apartados. - Permiten ver fácilmente toda la documentación generada alrededor de una obra o proyecto. - Permiten generar informes con datos muy variados y comparaciones entre distintos procesos relacionados de una misma obra o proyecto. Todo ello significa mayor facilidad para el usuario en el trabajo diario, en consultas e informes, evitando búsquedas innecesarias y perdidas de tiempo abriendo otras pantallas RESUMEN DE CARACTERÍSTICAS A continuación mostramos una lista de características de CIF-TRACK, brevemente comentadas: Multiempresa y multialmacén Además de poder especificar a que empresa corresponde cada documento, también se puede interactuar fácilmente con bolsas de información común a todas ellas. Multidivisa En todos los documentos se puede elegir la divisa de trabajo y modificarla según las necesidades. Control de accesos A través de la herramienta incluida, Gestor Track, se pueden definir grupos de usuarios que comparten una misma configuración de la aplicación. De este modo se limita a cada grupo al área de actuación que le compete, favoreciendo así la productividad y la seguridad. Traspaso a contabilidad Se pueden generar ficheros de exportación (altamente personalizables), para adecuarse a las necesidades del departamento de contabilidad. Vista preliminar de informes Cualquier informe que se vaya a emitir podrá ser visualizado antes de su impresión para posibles comprobaciones y ajustes. Trabajo remoto Posibilidad de trabajar de forma remota, vía Internet, red privada, ó cualquier otro tipo de conexión TCP/IP. Búsqueda CIF-TRACK incorpora un potente motor de búsqueda que permite localizar rápidamente cualquier tipo de dato dentro de la aplicación, y además, exportar los resultados a los formatos más comunes (pdf, texto, excel, xml, etc...) Ayuda contextual Desde cualquier parte de la aplicación podrá obtener ayuda relacionada simplemente pulsando F1 o el botón correspondiente. Arquitectura cliente-servidor CIF-TRACK es una aplicación con arquitectura cliente servidor, que utiliza Microsoft SQL-Server 7 como motor de base de datos. Esto ofrece un alto nivel de concurrencia, centralización del proceso en el servidor, gran escalabilidad y sobre todo un alto nivel de seguridad. Funciones de estudios Prever el desarrollo de una obra / proyecto. Controlar los costes de la obra / proyecto. Facilitar la generación de presupuestos. Funciones de presupuestos Realizar una oferta al cliente con el nivel de desglose deseado. Permitir realizar un ajuste económico preciso. Revisar los presupuestos ya emitidos para generar nuevos presupuestos. Funciones de control de obra / proyecto Controlar la ejecución de una obra / proyecto. División de la complejidad de una obra / proyecto en un árbol de tareas y subtareas en varios niveles. Gestionar las imputaciones de horas, partes de trabajo, materiales y gastos. Realizar informes de valoración de costes y comparativas con el estudio previo. ANEXOS Definiciones y conceptos - EMPRESAS: Pueden coexistir en CIF-TRACK varias bases de datos que funcionen con el mismo servidor SQL. En este caso las Empresas de cada base de datos serán independientes entre si. En una misma base de datos de CIF-TRACK también se pueden dar de alta varias empresas. En este caso compartirán algunas áreas de información común. Las áreas comunes a todas las empresas de una misma base de datos son: La información básica, los almacenes y materiales, el personal, los datos de clientes y proveedores. Las áreas individuales de cada una de las empresas de la misma base de datos son: Los estudios, presupuestos y ejecuciones de obras, las compras y ventas, y la administración. Cada empresa puede establecer diferentes criterios para valorar los materiales en almacén y obra, siendo éstos el precio última compra, precio medio y precio medio ponderado. - LUGARESDETRABAJO: Se pueden codificar tantos centros de trabajo distintos como se necesiten para referirse a cada una de las instalaciones donde se desarrolla la actividad. - FORMAS DE PAGO: En una tabla se crean las distintas formas de pago que se van a utilizar, que posteriormente se asignan a las empresas dadas de alta, clientes y proveedores. Contiene diferentes campos para cada forma de pago: denominación de la forma de pago, descripción, número de efectos, días hasta el 1º vencimiento, periodicidad, tipo, etc. En aquellas formas de pago donde se haya activado la opción de "pago al contado" se entiende que este se produce con la entrega y por ello se genera un vencimiento con estado "pagado". En los demás casos al facturar al cliente se generan los efectos correspondientes a los vencimientos previstos en la forma de pago establecida en la ficha de dicho cliente. - UNIDADES DE MEDIDA Y SUS RELACIONES DE CONVERSIÓN: Las distintas unidades de medida que usa la empresa son codificadas, y posteriormente se asignan a las fichas de cada uno de los distintos artículos, donde a su vez se establecen las relaciones de conversión entre ellas. La conversión es necesaria en las compras de artículos con distinta unidad de medida de la que figura en la ficha para el control del artículo. Por ejemplo, si se compra tubo de hierro por kilogramos y se desea llevar su control en metros lineales, será necesario establecer la relación de conversión de kilogramos a metros lineales. - MÁSCARAS PARA LA CODIFICACIÓN DE ELEMENTOS: Permiten definir la estructura y reglas de los códigos que se asignan a los diferentes elementos y documentos que se crean (artículos, presupuestos, albaranes, facturas, obras...). Los códigos pueden ser numéricos, alfanuméricos. La generación de códigos para los elementos y documentos puede ser automática o manual; Si la opción "generar código automáticamente" está marcada, el usuario definirá un formato de código tipo para que al generar el documento / elemento el código se establezca de forma automática. Ejemplo: Código de presupuesto: A/00012-15/01/03 Formato del código : valor fijo A/ número de 5 dígitos 00012 valor fijo - fecha 15/01/03 Sin embargo, si se activa la opción "código usuario", cada vez que se genere un nuevo documento / elemento el usuario deberá introducir un código de forma manual. - GRUPOS, FAMILIAS, SUBFAMILIAS: Son tablas que permiten establecer el sistema de clasificación de los artículos por géneros. El orden jerarquizado es grupo, familia y subfamilia y artículo. Para poder dar de alta una familia puede existir un grupo y para crear una subfamilia debe existir la familia. - ARTÍCULOS: Cada tipo de artículo está identificado mediante una ficha. Los artículos pueden referirse a cualquier tipo de elemento: tangible o intangible, inventariable o no-inventariable. Así por ejemplo, los artículos pueden referirse a cada uno de los distintos tipos de: materiales, productos intermedios o terminados, servicios y gastos (maquinaria, transportes, seguros, alquileres, dietas...). También la ficha de artículo puede referirse y asociarse con el producto o servicio resultante de una sola o de un grupo de tareas, por ejemplo: el torneado o el pulido de una pieza. En CIF-TRACK los artículos se clasifican primariamente en: "Materiales", que son elementos físicos adquiridos de terceros, "Productos", que son elementos físicos producidos por la empresa, y "No-inventariables", que son intangibles adquiridos de terceros o producidos por la empresa. Los dos primeros tipos se refieren a elementos físicos almacenables, y el último tipo a los elementos intangibles no-almacenables. En la ficha de cada artículo se puede predeterminar opcionalmente el código de la Cuenta contable específica del Grupo 6 o del Grupo 7, a la que se imputarán por defecto las operaciones de compra o venta referidas al mismo. En el caso de que no se haya predeterminado dicha Cuenta específica en un determinado artículo, las operaciones de compra o de venta referidas al mismo se asentarán en las Cuentas que se haya configurado por defecto en el traspaso contable para estos tipos de operaciones. También es posible predeterminar un número de existencias requeridas y mínimas para el control de stock del artículo. Es posible fijar un precio de venta, fijar un valor de conversión (unidad de medida) específico para el artículo y asignar un % de IVA concreto. Además se recogen otros datos relativos al artículo como los de compra (proveedor, fecha última compra, último precio). - TRASPASO A LA CONTABILIDAD: La operaciones de cada Empresa con terceros, registradas en CIF-TRACK, pueden ser asentadas en contabilidad mediante ficheros de exportación que son configurables y personalizables por el usuario para la determinación de cuentas y conceptos. Para cada Empresa mediante el traspaso contable se efectúan los asientos de las operaciones que ha realizado en las correspondientes cuentas de cada cliente, proveedor, compras, ventas, cartera de efectos. En cada traspaso se genera un fichero con la información a traspasar de la empresa seleccionada, en el que los datos que se quieren exportar pueden elegirse o modificarse, así como la fecha, la empresa, el destino del fichero. Los datos traspasados quedan señalados sin perjuicio que puede repetirse la operación. - ALMACENES: Pueden crearse tantos "almacenes" como se precise en los que se ubican los "artículos" inventariables. Algunos de los "almacenes" tendrán un referente físico, y para otros dicho referente será virtual, por ejemplo, la reserva de materiales para la realización de una obra específica. Al usuario se le informa de las existencias de cada "artículo" en cada uno de ellos, su valoración y su rotación. Cuando las existencias reales de uno o varios "artículos" no coinciden con las previstas o calculadas por la aplicación, se deben realizar "ajustes de inventarios". Estos ajustes se pueden realizar: individualmente para cada "artículo" o a través de cada "almacén" desde donde se visualizan todos los "artículos" ubicados en el mismo, ajustándose las cantidades de cada uno de ellos. - GENERACIÓN DE VALES: Los traspasos de "artículos" entre distintos "almacenes", entre "almacenes" y "obras", entre "obras" y "almacenes" o entre diferentes "obras", quedan documentados mediante "vales". Los vales se generan mediante la cumplimentación de formularios, desde donde se tiene además la posibilidad de visualizar las existencias de los "artículos" tanto en el "almacén" de origen como en él de destino, con la facilidad de "arrastrar y soltar" entre "almacenes",. Los "vales" una vez generados pueden ser consultados, borrados, o reemitidos, mediante la función "gestión de vales". - PERSONAL: Todos los operarios de las empresas están codificados mediante fichas, donde se pueden registrar sus datos personales, contratos, categorías, cargos, formación, etc. Las fichas de datos comunes al área de personal son: tipos de horas, tipos de contrato, tipos de formación, categorías, cargos y parentescos. Se crearán tantos "tipos de trabajo" como sea necesario, por ejemplo; "soldador de 1ª en turno de noche" o "festivo", para que a cada uno de ellos se le pueda asignar un "coste", con el fin de valorar las cantidades y el coste de la mano de obra de las diferentes tareas de los "estudios" y "ejecuciones" de obras. Funciones comunes Permiten realizar operaciones que son comunes a los "artículos", las peticiones de ofertas a proveedores, los pedidos, los albaranes de compra y de venta, los "estudios" y "ejecuciones" de obras, los y "presupuestos". Estas funciones son las siguientes: asociar, desvincular, importar, generar, buscar elementos, imprimir y teclas de función. - ASOCIAR: Permite establecer un vínculo entre dos elementos. Por ejemplo: un "presupuesto" y un "estudio" o la "ejecución" de una obra, que se han creado por separado y posteriormente se asocian. - DESVINCULAR: Permite eliminar una asociación existente entre dos elementos. - IMPORTAR: Permite replicar el contenido de un elemento en otro elemento. Por ejemplo: queremos realizar una obra basándonos en un presupuesto previo. Los datos del presupuesto se traspasaran a la nueva obra. - REVISAR: Permite duplicar de forma rápida un documento con todos los datos. Esta opción sólo está disponible para estudios y presupuestos. - GENERAR: Permite crear un elemento a partir de otro. Por ejemplo: o Partiendo de un pedido a un proveedor se puede generar el albaran de compra. o Partiendo del "estudio" de una "obra" se puede generar el "presupuesto" o la estructura de "ejecución de obra" o un "artículo" asociado a cualquiera de los anteriores. o Partiendo de un presupuesto se puede generar una "petición de oferta" o un "estudio" o una "ejecución de obra". o Partiendo de una "ejecución de obra" se puede generar un "estudio" o un "presupuesto" o un "albarán de venta". - BUSCAR: Permite localizar datos o elementos para su incorporación al formulario activo, o para exportar los resultados de la búsqueda a los formatos más comunes (html, excel, texto, xml) para su análisis, permitiendo preseleccionar los campos que serán visualizados. Las búsquedas pueden realizarse de forma simple seleccionando un único parámetro de filtro, o mediante un formulario que permite seleccionar diferentes parámetros de filtro de forma indiscriminada utilizando funciones lógicas. - IMPRIMIR: Opción de menú para imprimir documentos y listados. Además este menú incluye las funciones de "Editor de documentos y listados". (Es posible tener varios modelos de documentos tanto de albaranes como de facturas o presupuestos, ...) El "editor" permite crear nuevos documentos, nuevos listados o bien modificar y borrar los existentes. Las funciones son: o Nuevo: crea un nuevo documento o listado, bien a partir de uno existente o personalizado por el usuario. o Editar: permite realizar modificaciones sobre un modelo de documento o listado existente. o Borrar: elimina un modelo de documento o listado. - TECLAS DE FUNCIÓN: Las acciones habituales se encuentran asociadas a las teclas de función para mayor accesibilidad y comodidad. TECLAS COMUNES EN TODA LA APLICACIÓN. F1 Ayuda F3 Buscar F7 Grabar F9 Nuevo CTRL.+ F4 Cerrar ventana activa TECLAS EN ESTUDIOS Y OBRAS CTRL.+ R Búsqueda rápida SHIFT + F3 Búsqueda completa F2 Grabar el formulario activo y a continuación pasar a modo modificación CTRL. + T Asignar número de tarea CTRL. + M Asignación masiva de números de tarea Codificación de Tareas Las "tareas" de las "ejecuciones" de "obras" se pueden codificar. Dicha codificación es opcional. La codificación de las "tareas" asignando códigos fáciles de recordar facilita enormemente la posterior imputación de horas, materiales, y gastos a la "obra". Existen diferentes posibilidades de asignación de códigos a las "tareas". - Asignación automática: la aplicación asigna un número en función del último utilizado. - Asignación manual: el usuario elige el código que desea. - Asignación en masa: La aplicación asigna sendos códigos al conjunto de las diferentes "tareas" de la "ejecución" de una obra. La codificación de tareas influye directamente sobre el control de personal relacionado con la "ejecución" de la obra. Cada vez que el operario realice un trabajo correspondiente a una "ejecución"de obra, deberá introducir el número de tarea asociado al mismo en el terminal de control de presencia. Ciclo de Compras El departamento de compras puede conocer en cada momento las existencias en los almacenes y además con la ayuda de la planificación en el estudio, conocer la futura demanda de materiales. Para la gestión de las compras se utilizan los siguientes documentos: - Petición de oferta a proveedores. El formulario permite realizar peticiones de oferta a uno o a múltiples proveedores. La petición de oferta se puede asociar a un pedido ya existente o generar uno nuevo. Existe la posibilidad de enviar las peticiones directamente por correo electrónico. - Pedido a proveedor. Desde el formulario de "pedido a proveedor" se puede asociar, importar, desvincular o generar un albarán de compra. Si se genera un albaran de compra desde "pedido" hay que indicar si el pedido está o no finalizado, es decir, si ya se han recibido todos los materiales pedidos. Cada pedido con su fecha correspondiente, puede tener alguna de las tres posiciones de estado siguientes: cancelado, finalizado y pendiente. - Albarán de compra. Este formulario permite dar de alta los albaranes de los proveedores. Desde él es posible asociar, importar, desvincular o generar un "pedido a proveedor" y facturar el propio albarán. Cada una de las líneas que componen el "albarán" se pueden imputar individual y directamente a diferentes "almacenes" u "obras". Si para cada una de dichas líneas del albarán asignamos un "almacén" o una "obra" y no se codifica ningún "artículo", se considerará que es un gasto aplicable al "almacén" o a la "obra". - Facturación de compras. Desde este formulario se pueden registrar las facturas de los albaranes de compras. Permite también filtrar los albaranes por fecha y proveedor. - Gestión de facturas de compras. Es una ficha para el control y seguimiento de las facturas de proveedores, donde se visualizan las diferentes facturas, sus vencimientos y los albaranes correspondientes. Al hacer un doble clic en cada albarán se abre la ventana de información correspondiente a éste. - Cartera de compras. Es una tabla para el control de los efectos a pagar, donde éstos se pueden visualizar, modificar, añadir, borrar o cambiar el estado. El estado se refiere a si esta pagado o no. En el momento en que se cambie el estado, la aplicación genera un movimiento para cuando se realice el traspaso contable, volcándose éste a la contabilidad. Ciclo de Ventas La gestión de ventas se realiza a través de los siguientes documentos: - Petición de oferta de clientes: En este documento se guardan las peticiones que hacen los clientes a nuestra empresa. Se puede escribir texto libremente o insertar adjuntos, como documentos, hojas de cálculo, imágenes, planos, etc... La petición de oferta además permite asociar, importar, generar y desvincular con presupuestos. - Presupuestos. Aunque ya se han comentado por su intervención en el estudio de la obra, resaltar que desde la ventana de presupuestos es factible realizar presupuestos, sin asistente, bien de forma directa sobre el documento o bien importando los datos desde obra y petición de oferta. Asimismo también es posible utilizar datos de otros presupuestos con la función "revisión". - Albaranes de venta: Formulario para la generación de los albaranes de venta, de artículos de nuestros almacenes, de servicios prestados, de una obra o parte de ella. Los campos obra / almacén y artículo no son obligatorios. También permite generar una obra directamente desde albarán de venta. - Facturación de ventas: Ficha para facturar los diferentes albaranes de clientes, donde se puede especificar que albaranes facturar, filtrando entre fechas, formas de pago y períodos de facturación. - Gestión de facturas de venta: Ficha para el control y seguimiento de las facturas de clientes, donde se visualizan las diferentes facturas, sus vencimientos y los albaranes correspondientes. Al hacer un doble clic en cada albarán se abre la pantalla correspondiente a ese albarán. - Cartera de efectos a cobrar: Tabla para el control de efectos a cobrar, donde éstos se pueden visualizar, modificar, añadir, borrar y cambiar el estado . El estado se refiere a si esta cobrado o no. En el momento en que se cambie el estado, la aplicación genera un movimiento para cuando se realice el traspaso contable, volcando éste a la contabilidad. - Generación de remesas: Su función es la de generar recibos a partir de los vencimientos pendientes de cobro. Además la aplicación facilitará el envío del fichero generado al banco con la normativa 19. Informes Consisten en listados predefinidos desde donde se obtiene la información y resultados de las operaciones realizadas en la aplicación. Las pantallas de informes contienen distintos parámetros de configuración: - Desde el menú archivo se pueden escoger condiciones de filtrado de los informes: simples o compuestas. La diferencia está que en las compuestas se pueden establecer múltiples funciones. - En el menú impresión, distingue entre imprimir directamente o imprimir, esta última opción permite visualizar en pantalla el informe antes de imprimirlo (vista previa). - En modo Vista Previa es posible exportar el informe para el tratamiento de los datos con otras aplicaciones. (rtf, pdf, html, xml, ...) - El menú impresos ofrece la posibilidad de añadir o modificar cualquiera de los informes existentes, mediante las opciones: nuevo, editar y borrar. Nuevo; crea un nuevo listado utilizando un listado existente o de forma manual por el usuario. Editar; permite modificar el informe seleccionado. - Además dispone de: o Filtros para la localización de los datos para el informe. o Opciones, otros datos para incluir en el listado. o Ordenar por, campos en lo que establecer el orden de la información que el listado ofrece. Tipos de informes: - Estudios Informes valorados y cuantificados disponibles: En cualquiera de estos informes se puede filtrar la información por el estudio principal, incluyendo las subtareas, o si esta subcontratado o no, además se puede filtrar por tipo de trabajo y artículo. Admite orden de los datos por estudio, por tipo de trabajo y artículo. o Totalizado o detallado general. o Totalizado o detallado de gastos. o Totalizado o detallado de mano de obra. o Totalizado o detallado de materiales. o Relaciones de estudio (vínculos del estudio con otros elementos). o Comparativa estudio/obra: Es un informe comparativo entre lo previsto y lo real, donde se presentan las diferencias existentes entre ambos. - Presupuestos Listados individualizados o totalizados, con filtros por fecha, cliente, redactor y obra. Admite orden de los datos por cliente, código y referencia auxiliar. - Obras Informes de obra con posibilidad de aplicar diferentes filtros e incluso combinados entre ellos: obra, artículo, cliente, fecha límite de entrega, fecha prevista de inicio, lugar de trabajo, tipo de trabajo y estado de la obra. Admite orden de los campos por obra, referencia auxiliar, cliente y fecha límite de entrega. Informes valorados y cuantificados disponibles: o Totalizado o detallado general. o Totalizado o detallado de gastos. o Totalizado o detallado de mano de obra. o Totalizado o detallado de materiales. o Valoración económica: § Compara la obra con el presupuesto. § Muestra el coste de la obra. § Presenta lo facturado. o Relación de compras (todas las compras efectuadas contra una obra). o Relación de ventas (presupuestos y albaranes de venta emitidos contra una obra). o Pedidos de compra por obra. o Cuadrantes resumidos o desglosados, mensuales o anuales (son informes de horas de mano de obra incluyendo o no las subtareas de la obra, con desglose por operarios o no). Además de estos informes, a continuación se mencionan los más importantes: o Pedidos a proveedor: § Ordenación: fecha, operario, proveedor y obra. § Filtros: fecha, proveedor, operario, obra, almacén y artículo. o Albaranes de proveedor: § Ordenación: fecha, operario, proveedor, obra y almacén. § Filtros: fecha, proveedor, operario, almacén y obra. o Facturas de proveedor: § Filtros: proveedor, forma de pago, fecha y estado (pagado, impagado o pendiente). o Cartera de efectos a pagar: § Filtros: entre fechas determinadas, fecha vencimiento, proveedor, estado y factura de proveedor. o Petición de oferta de clientes: § Ordenación: fecha, cliente y operario. § Filtros: fecha, cliente y operario. o Albaranes de venta: § Ordenación: fecha, cliente y operario. § Filtros: fecha, cliente, operario y obra. o Facturas de venta: § Ordenación: entre facturas, clientes y formas de pago. § Filtros: factura, cliente, forma de pago, obra y fecha. o Cartera de efectos a cobrar: § Ordenación: cliente y fecha de vencimiento. § Filtros: fecha de vencimiento, cliente, estado y forma de pago. o Remesas: § Listado general filtrado por fecha. o Almacenes: § Gastos imputados a almacenes y listado individualizado o general. o Existencias: § Filtrados por almacén, artículo o fecha. § Permiten informar sobre las existencias, su valoración y la rotación de los artículos. o Clientes y proveedores: § General u ordenado por provincia. Elaboración de etiquetas y un completo informe del riesgo de uno o de varios clientes. o Personal / Operarios: § Filtros: Operario, fecha expiración contrato. § Ordenación: Operario, nombre y provincia. § Cuadrantes resumidos o desglosados, mensuales o anuales: son informes de horas de mano de obra de los operarios. (Por operario y por tipo de hora). Utilidades - GestorTrack Consiste en una herramienta de uso exclusivo para el Administrador con el objeto de : o Generar altas y bajas de usuarios con acceso a la aplicación. o Asignar claves de acceso para los usuarios. o Definir las áreas de trabajo para los usuarios. o Limitar el acceso de usuarios a áreas, funciones y bases de datos. Asimismo desde Gestor Track el administrador tiene la capacidad de crear las bases de datos para almacenar las empresas y sus datos, asignar el acceso de los usuarios a los mismos, limitar el acceso de los usuarios a los impresos y a la creación o modificación de informes y otorgar a otros usuarios el grado de administrador. - Sistema de actualizaciones El sistema de actualizaciones de uso exclusivo para el administrador es una sencilla herramienta para realizar el proceso de actualización de Cif-Track. Recopila las nuevas versiones e informa al administrador de las bases de datos y elementos pendientes de actualizar. - Sistema de copias de seguridad Herramienta para facilitar la realización y restauración de copias de seguridad con los datos que Cif-Track almacena. El administrador es el encargado de gestionar las copias de seguridad. De forma habitual realizará las copias de seguridad de los datos que se almacenan en la "base de datos de trabajo" (almacena información diaria de las operaciones en Cif-Track) y de forma esporádica realizará copias de seguridad de la "base de datos común" (almacena información acerca del entorno, usuarios, impresos...). - Acceso remoto El acceso remoto es una herramienta que permite la utilización de la aplicación desde lugares distintos al de situación del servidor sin estar conectados por una red local. Con acceso remoto es posible conectar un "ordenador" ubicado físicamente en un lugar distinto al Servidor de Cif-Track a través de una conexión a Internet (trabajar con un ordenador portátil, trabajar desde otras oficinas, trabajar desde cualquier puesto con acceso a Internet). Para ello sólo es necesario : o Conexión a Internet. o Modem 56 Ks, ADSL … o Software adicional (según el tipo de acceso remoto). Un ejemplo claro del uso de acceso remoto es el sistema de Control de Presencia. En caso de no estar conectado al sistema de red local (como puede ser un taller en distinto lugar de las oficinas principales), mediante la conexión a Internet envía y recibe la información del servidor de forma constante e inmediata. Existen distintos tipos de acceso remoto, a continuación se describen los más comunes aunque existen otras alternativas: Red Privada Virtual o VPN. Consiste en una conexión al sistema de red local donde se encuentre instalado el servidor de Cif-Track, de modo que el "ordenador remoto" conectado pasa a formar parte del propio sistema de red donde se encuentra el Servidor de Cif-Track. VPN conecta un "ordenador remoto" a la red como si se tratase de un puesto más, con ello, es posible utilizar Cif-Track y además utilizar el resto de recursos de la red; usar las impresoras de la red, copiar archivos,... Para su funcionamiento necesita; software adicional de servidor y cliente VPN (gratuito, Windows los incluye en algunas de sus versiones), modem 56 Ks (ADSL,...), y conexión a Internet. La forma de operar con acceso remoto VPN es muy simple: o Servidor de Cif-Track; configuración para trabajo con acceso remoto y VPN. Identificación de usuarios y claves. Ordenador remoto; necesita instalación de Cif-Track y configuración de conexión VPN e Internet. o Hay que tener en cuenta que al establecer una conexión al sistema de red local, y aunque la información se envía encriptada, todo el sistema de red local se encuentra expuesto siendo recomendable extremar las medidas de seguridad. Túnel o Tunneling. Es un sistema de acceso muy similar a VPN, aunque en este caso el "ordenador remoto" conectado mediante Túnel solamente se conecta con la "Base de datos" del Servidor de Cif-Track. Es decir, sólo tiene acceso a la información (envía y transmite) de la "base de datos" del Servidor de Cif-Track con el que se haya conectado. Permite trabajar exclusivamente con Cif-Track. Para su funcionamiento necesita; software adicional de servidor SSH (gratuito), modem 56 Ks (ADSL,...), y conexión a Internet. La forma de operar con acceso remoto Tunneling es muy simple: o Servidor de Cif-Track; configuración para trabajo con acceso remoto (SSH). Identificación de usuarios y claves. o Ordenador remoto; necesita instalación de Cif-Track y configuración de conexión a Internet. o El nivel de medidas de seguridad se reduce considerablemente ya que solamente se establece la conexión con la "Base de datos" del servidor, siendo esta la única información expuesta, y en todo caso recordar que la información viaja a través de Internet de forma encriptada. Servidor de Terminales o Terminal Server. Consiste en una conexión al Servidor de Cif-Track en la que el usuario realmente utiliza el propio servidor y visualiza las imágenes en su "ordenador". Es decir realiza las funciones en el propio servidor y visualiza las operaciones que realiza en su "ordenador remoto". Resulta muy ventajoso cuando para el acceso remoto se utilizan "ordenadores" poco potentes, ya que en este tipo de conexión los recursos utilizados son los del Servidor. El "ordenador remoto" actúa a modo de monitor o a modo de "mando a distancia". Para su funcionamiento necesita; software adicional Terminal Server, modem 56 Ks, y conexión a Internet. La forma de operar con acceso remoto Terminal Server es: o Servidor de Cif-Track, instalación y configuración de Terminal Server. Identificación de usuarios y claves. o Ordenador remoto, conexión a Internet. Estimados Señores: Esperando que pueda ser de su interés les presentamos, a través de este sitio web, información del programa CIF-TRACK, que ha sido especialmente diseñado para las actividades de ejecución de obras, proyectos de montajes, instalaciones, trabajos de reparaciones, y de fabricación de series cortas bajo previsión o pedido. Es un programa especializado, ya que se ha diseñado para aumentar la productividad de empresas con un tipo de actividad caracterizado por: 1. La ejecución continuada de gran número de obras y proyectos distintos, en los que continuamente se repiten, total o parcialmente, tipos de procesos y tareas, aunque con posibles variantes. 2. Solapamiento de tareas de diferentes obras en curso, con un gran número de operarios, tanto en fábrica o taller, o bien a pie de obra. Por ello, tanto las bases de datos como las interfases con las que el usuario interactúa, se han diseñado para facilitar: • La reutilización sistemática de los datos, parámetros y estructuras de tareas de estudios y obras preexistentes, que pueden ser utilizados como plantillas, adaptados, modificados y ensamblados, para confeccionar estudios de nuevas obras y proyectos. Esto significa eficacia y rapidez en la planificación de las compras y la asignación de los trabajos a la fábrica o a la obra. • La valoración rápida y precisa de los estudios de las nuevas obras y proyectos, con los datos históricos de precios, con valoraciones preexistentes, y combinados también con valoraciones de otras procedencias. Esto significa eficacia, rapidez y gran automatismo en la confección de nuevos presupuestos. • El control de la ejecución de las tareas de todas las obras y proyectos en ejecución, con referencia a los consumos de materiales, ejecución de subcontratas, y en especial el registro y el control de lo que hace cada operario y cuándo lo hace. Las empresas utilizando CIF-TRACK mejoran rápidamente su productividad. En el área administrativa mejora la gestión de las compras y aprovisionamientos, el control de los almacenes, y en general toda la gestión administrativa asociada con las obras y proyectos. En la fábrica u obra, donde el número de operarios trabajando es grande y el número de tareas, cuya ejecución se solapa, es variado, proporciona una herramienta de gran valor que permite programar de forma rápida y sencilla la asignación de tareas a cada operario por los encargados y controlar posteriormente su ejecución. CIF S.L. – Pª de la Castellana, 176-1ºB - 28046 Madrid –Telf. - 902 120 519 - Fax - 91 350 49 50 Este control, junto con la posibilidad de su análisis y valoración posterior, hace que todo el mundo sea más consciente y tenga mucho más esmero en el trabajo bien hecho y eficiente, lo que se traduce en productividad y reducción de tiempos muertos, que quedan registrados. El control de ejecución de las tareas puede realizarse mediante partes, pero también puede realizarse directamente desde la fábrica o taller, instalando relojes de control de presencia que son ordenadores industriales. Así, los datos serán más dinámicos y fiables. Para ello cada operario dispone de una tarjeta chip con la que registra todas sus vicisitudes: salidas, entradas, inicio y terminación de tareas,… El encargado asigna continuamente las tareas programadas a los operarios y puede visualizar su curso de ejecución. Además, toda la información registrada puede ser analizada posteriormente mediante múltiples informes y cuadrantes. CIF-TRACK utiliza un motor de base de datos SQL SERVER, y es un sistema modular, abierto y escalable que ofrece amplias posibilidades de evolución. Es un programa inmediatamente instalable, y de rápida implantación en las empresas. Sus bases de datos están bien sistematizadas y documentadas, por lo que no es complicada su integración con otros módulos específicos de cada empresa. La evaluación del programa sin ningún compromiso se puede hacer de las siguientes formas: • Con demostraciones personales, guiadas e interactivas, del programa real completo a través de Internet, en cualquier momento que se solicite. Para ello utilizaremos un servidor de terminales. • Con la descarga previa del programa cliente de la aplicación, lo que permite la evaluación a través de Internet de un programa real instalado en un servidor nuestro. La conexión es realizada automáticamente por la aplicación cliente. La base de datos de demostración estará a su entera disposición para que la usen y organicen CIF-TRACK como si fuese un programa real instalado en su propia empresa. De este modo podrá comprobar su sencillez, utilidad, y potencial. Para cualquier aclaración o consulta no duden en ponerse en contacto con nosotros. 1 El software para planificar, presupuestar y controlar procesos productivos dentro de la empresa. 2 ¿A qué empresas va destinado? A las empresas de cualquier sector y tamaño de obras, montajes, instalaciones, reparaciones, fabricaciones de series sobre previsión o pedido, con un número elevado de proyectos, obras y presupuestos, que necesitan: Controlar objetivamente lo que hacen los operarios (tiempos y tareas) mediante el registro en línea directamente desde la fábrica o taller, o mediante partes de trabajo. Controlar el uso de materiales en cada tarea, los almacenes, las compras, y las subcontratas. Elaborar presupuestos de cada obra y controlar la facturación. Reutilizar continuamente la información existente de: tareas, obras, estudios anteriores, costes de materiales, tablas de precios, tiempos, etc. Presupuestar y controlar 3 ¿Qué hace y cómo se utiliza? Reúne todos los datos necesarios de cada departamento para facilitar la toma de decisiones, basándose en el estado real de la obra o de la empresa. Los diferentes elementos existentes en el ciclo de la obra (estudio-presupuesto-obracompras, ventas...), pueden estar relacionados entres si para comparativas, revisiones, previsiones, históricos... aunque ningún elemento es obligatorio. Cada elemento del ciclo puede existir individualmente, ser añadido a posteriori, asociado ó desvinculado entre si. Los estudios de las Obras Desglose de la obra en tareas y sub-tareas Pedidos de clientes Planificación Información existente de obras, estudios, tablas, precios Control de almacenes Control de ejecución Gestión administrativa Presupuestos y revisiones Desviaciones Seguimiento de materiales Control de mano de obra Facturación Compras Exportación a Contabilidad Calidad (ISO) Control de presencia 4 Los estudios de las obras Las tareas de las obras y sus estudios se organizan y muestran visualmente en forma de árbol, con posibilidad de desglose ilimitado, para una cómoda gestión. En cada tarea se pueden prever consumos de materiales, mano de obra y sus costes, maquinaria, y subcontratas, y cualquier tipo de gasto. Información asociada con cada tarea de una obra Información contenida en cada tarea del estudio de obra Mano de obra Materiales Utilización de maquinaria Subcontratas Otros gastos agrupados en categorías Fechas de inicio y duración Estudio de la obra Tarea Tarea Tarea Sub-tareas Sub-tareas Sub-tareas Coste previsto de la obra antes de realizarla Necesidades de recursos Diferencias entre previsión inicial y obra Información obtenida 5 La información disponible para preparar el estudio de una obra. Los estudios, las obras realizadas, los costes de la mano de obra, de las subcontratas, los costes históricos de los materiales, tablas de precios y de tiempos, etc. se guardan en las bases de datos para su reutilización continuada. De esta forma se consigue eficiencia y precisión. Los estudios, las obras y las tareas realizadas se guardan como plantillas de estudio para su utilización en otras obras posteriores, aunque sus precios y costes se pueden recalcular. A estos efectos cada tarea, o grupo de ellas, puede ser considerada como un estudio independiente, e individualizado para ser reutilizado, modificado, añadido, y asociado a un concepto, material, producto semi-transformado o terminado, para elaborar nuevos estudios, o efectuar comparaciones. información utilizable para elaborar el estudio de una obra Tareas y estructuras de los estudios y obras realizadas anteriores utilizadas como plantillas. Costes horarios de la mano de obra Costes históricos de materiales. Tiempos y precios de tablas de referencia 6 Control de tiempos y desviaciones de mano de obra. Directamente desde el taller, mediante ordenadores industriales o adaptando cualquier sistema de control de presencia, los operarios pueden fichar para controlar objetivamente los tiempos dedicados a cada tarea de las diferentes obras en ejecución, distinguiéndose por tipos de trabajos, tipos de horas (turnos, extras, festivos, etc) sin limitación. También pueden utilizarse partes de trabajos cuando estos se realizan fuera de fábrica, taller... Imputación de tiempos, operarios, tipos de horas, tipos de trabajos Tarea Operario Fichaje Tarea Tarea Tarea Tarea Seguimiento de personal (Información detallada de horas, por operario y obra) Control de tiempos, costes y desviaciones por obras o tareas a cualquier nivel Operario Operario Operario Operario Obra Obra Obra Obra 7 Gestión de materiales y control de desviaciones Si se realiza la planificación de la obra, puede programar todas las compras de ésta y realizar la ejecución y el seguimiento de las mismas mediante los siguientes documentos de compra: solicitud de ofertas, pedidos (material pendiente de recibir), albaranes y facturas. Mediante la imputación de los consumos reales, podrá anticiparse a las desviaciones de cada tarea y tomar decisiones a tiempo. Los materiales consumidos se imputan desde los almacenes o directamente desde el proveedor a las distintas tareas en las que se desglosan las obras. Se pueden realizar transacciones de material, documentadas con albaranes, entre diferentes almacenes, entre almacén y obra, entre obra y almacén, y entre diferentes obras. Imputación de materiales Estudio Proveedores Almacenes Almacenes Almacenes Almacenes Almacenes Obras Obras Obras Obras Obras Tareas Desviaciones por obras y tareas a cualquier nivel Proveedores Proveedores Obras Obras Obras Obras Estudio Estudio de obra Estudio Estudio Necesidades de compra Control de materiales y costes 8 Control de otros tipos de gastos Cualquier otro tipo de gasto se puede imputar como coste a las tareas de las obras en cualquiera de sus niveles, lo que permite conocer y analizar las desviaciones tan pronto se producen. Subcontratas Transportes Alquileres Dietas Seguros Maquinaria Tareas Obras Obras Obras Obras Obras Otros gastos Control de desviaciones por obras y tareas a cualquier nivel Estudio Estudio Estudio de obra Control de costes por obras y tareas a cualquier nivel 9 Presupuestos y revisiones A partir del estudio se puede generar un presupuesto con los niveles de desglose que se desee, pues lo habitual es que se presenten con una estructura diferente para ser enviados a los clientes. La valoración de estos es automática, aplicando a los costes previstos el beneficio industrial que se decida. La valoración de los materiales se puede asignar manualmente en el propio estudio, basándose en tablas de precios o en costes históricos de compras anteriores o combinando estas técnicas. Los presupuestos pueden ser revisados, modificados, y adicionadas variantes o replanteamientos en cualquier momento. Estudio de la obra Valoraciones + Beneficio industrial Presupuesto Estudio de la obra Estudio de obra Presupuesto Presupuesto Precios del estudio Tablas de precios Costes históricos cliente cliente cliente 10 Características funcionales Personalización Es un producto implementado con módulos para poder constituirse en plataforma de desarrollo de otros módulos con especificaciones concretas del cliente. Control de accesos Se pueden definir grupos de usuarios que comparten una misma configuración de la aplicación. De este modo se limita a cada grupo el acceso sólo a sus áreas de actuación, favoreciendo así la productividad y la seguridad. Multiempresa Se puede especificar a que empresa corresponde cada documento y se puede interactuar en áreas de información común a todas ellas. Multidivisa y multilingüe En todos los documentos se puede elegir la divisa de trabajo y modificarla según las necesidades. Se pueden emitir documentos en diferentes idiomas según los diferentes países con los que se opere. Traspasos a contabilidad Se pueden crear ficheros de exportación a la contabilidad que son personalizados. 11 Trabaje desde cualquier lugar CIF-TRACK permite el trabajo desde su casa, un hotel o cualquier lugar que disponga de algún tipo de conexión, configurando una red a la que podrá acceder de forma totalmente segura, mediante línea telefónica, GSM, GPRS, o cualquier otro tipo de conexión que emplee el protocolo TCP/IP. Características técnicas Arquitectura cliente-servidor Utiliza Microsoft SQL-Server 7 o superior como motor de las bases de datos Escalabilidad El sistema puede crecer y adaptarse a las necesidades de manejo de información de la empresa, tanto ampliando la potencia de proceso del servidor (procesador más potente, equipos multiprocesador, etc.) como aumentando el número de servidores repartiéndose la carga de trabajo entre ellos (cluster de servidores). Disponibilidad Se pueden diseñar instalaciones con varios servidores SQL trabajando sobre bases de datos separadas pero sincronizadas entre sí. Este sería el modo de trabajo “en replicación”. El sistema funcionaría igual como si solo hubiese un servidor, pero con la seguridad añadida de que si uno de ellos falla, otro podría ocupar su lugar de forma inmediata sin pérdida de la información. Seguridad Por el diseño de la base de datos no son necesarios procesos de recálculo ni de generación de índices” y similares. Las herramientas para la copia y restauración de las bases de datos son sencillas de utilizar. 12 Informes y estadísticas Partiendo de su concepción de arquitectura abierta, se dispone de toda la información necesaria y de las especificaciones técnicas precisas para desarrollar soluciones propias y adaptar la aplicación a cada caso concreto. Con esta información, se puede tener acceso a los datos y la estructura interna de la aplicación, lo que le permitirá, por ejemplo, visualizar los datos, crear nuevos informes o modificar los existentes, así como exportar los datos a una amplia variedad de formatos existentes (Excel, xml, texto, html.). No obstante ya se dispone de múltiples informes y listados, entre los que destacamos los referentes a los elementos siguientes: ?? Artículos ?? Rotación de artículos ?? Existencias ?? Peticiones de oferta a proveedores ?? Pedidos a proveedor ?? Albaranes de compras ?? Facturas de compras ?? Cartera de compras ?? Peticiones de oferta de clientes ?? Presupuestos ?? Albaranes de ventas ?? Facturas de ventas ?? Cartera de ventas ?? Cuadrantes de personal (información detallada de horas por operario u obra) ?? Estudios de coste ?? Relaciones de estudio ?? Obras: - General y detallado global o por partida - Valoración económica de la obra - Comparativo estudio-obra 13 Requerimientos técnicos (Estas especificaciones son sólo orientativas). Servidor Mínimo o Windows: 98, NT, 2000 o XP Server. o Intel Pentium III o AMD Athlon a 800MHz o 256MB de RAM. o 200MB libres de espacio en el disco duro. Recomendado o Windows: NT, 2000 o XP Server o Intel Pentium IV o AMD XP a 1,8GHz o 512MB de RAM. o 2GB libres de espacio en el disco duro. o Conexión de red Ethernet a 100Mb. Puesto de trabajo Mínimo o Windows: 98, NT, 2000 o XP. o Intel Pentium a 200MHz o 64MB de RAM. o 100MB libres de espacio en el disco duro. Recomendado o Windows: 98, NT, 2000 o XP. o Intel Pentium II o AMD K6-II a 350MHz o 96MB de RAM. o 150MB libres de espacio en el disco duro. Conexión de red Ethernet a 100Mb. Guía rápida de conceptos y procedimientos Cif-Track · 1 Definiciones, conceptos y procedimientos. Guía rápida de conceptos y procedimientos Cif-Track · 2 DE F INI C IONE S Y CONC E P TOS . E M P R E S A S Pueden coexistir en CIF-TRACK varias bases de datos que funcionen con el mismo servidor SQL. En este caso las Empresas de cada base de datos serán independientes entre si. En una misma base de datos de CIF-TRACK también se pueden dar de alta varias empresas. En este caso compartirán algunas áreas de información común. Las áreas comunes a todas las empresas de una misma base de datos son: La información básica, los almacenes y materiales, el personal, los datos de clientes y proveedores. Las áreas individuales de cada una de las empresas de la misma base de datos son: Los estudios, presupuestos y ejecuciones de obras, las compras y ventas, y la administración. Cada empresa puede establecer diferentes criterios para valorar los materiales en almacén y obra, siendo éstos el precio última compra, precio medio y precio medio ponderado. L U G A R E S D E T R A B A J O Se pueden codificar tantos centros de trabajo distintos como se necesiten para referirse a cada una de las instalaciones donde se desarrolla la actividad. F O R M A S D E P A G O En una tabla se crean las distintas formas de pago que se van a utilizar, que posteriormente se asignan a las empresas dadas de alta, clientes y proveedores. Contiene diferentes campos para cada forma de pago: denominación de la forma de pago, descripción, número de efectos, días hasta el 1º vencimiento, periodicidad, tipo, etc. En aquellas formas de pago donde se haya activado la opción de “pago al contado” se entiende que este se produce con la entrega y por ello se genera un vencimiento con estado “pagado”. En los demás casos al facturar al cliente se generan los efectos correspondientes a los vencimientos previstos en la forma de pago establecida en la ficha de dicho cliente. U N I D A D E S D E M E D I D A Y S U S R E L A C I O N E S D E C O N V E R S I Ó N Las distintas unidades de medida que usa la empresa son codificadas, y posteriormente se asignan a las fichas de cada uno de los distintos artículos, donde a su vez se establecen las relaciones de conversión entre ellas. La conversión es necesaria en las compras de artículos con distinta unidad de medida de la que figura en la ficha para el control del artículo. Por ejemplo, si se compra tubo de hierro por kilogramos y se desea llevar su control en metros lineales, será necesario establecer la relación de conversión de kilogramos a metros lineales. M Á S C A R A S P A R A L A C O D I F I C A C I Ó N D E E L E M E N T O S Permiten definir la estructura y reglas de los códigos que se asignan a los diferentes elementos y documentos que se crean (artículos, presupuestos, albaranes, facturas, obras...). Los códigos pueden ser numéricos, alfanuméricos. La generación de códigos para los elementos y documentos puede ser automática o manual; Guía rápida de conceptos y procedimientos Cif-Track · 3 Si la opción “generar código automáticamente” está marcada, el usuario definirá un formato de código tipo para que al generar el documento/elemento el código se establezca de forma automática. Ej: Código de presupuesto : A/00012-15/01/03 Formato del código : Sin embargo, si se activa la opción “código usuario”, cada vez que se genere un nuevo documento/elemento el usuario deberá introducir un código de forma manual. G R U P O S , F A M I L I A S , S U B F A M I L I A S Son tablas que permiten establecer el sistema de clasificación de los artículos por géneros. El orden jerarquizado es grupo, familia y subfamilia y artículo. Para poder dar de alta una familia puede existir un grupo y para crear una subfamilia debe existir la familia. A R T Í C U L O S Cada tipo de artículo está identificado mediante una ficha. Los artículos pueden referirse a cualquier tipo de elemento: tangible o intangible, inventariable o no-inventariable. Así por ejemplo, los artículos pueden referirse a cada uno de los distintos tipos de: materiales, productos intermedios o terminados, servicios y gastos (maquinaria, transportes, seguros, alquileres, dietas...). También la ficha de artículo puede referirse y asociarse con el producto o servicio resultante de una sola o de un grupo de tareas, por ejemplo: el torneado o el pulido de una pieza. En CIF-TRACK los artículos se clasifican primariamente en: “Materiales”, que son elementos físicos adquiridos de terceros, “Productos”, que son elementos físicos producidos por la empresa, y “No-inventariables”, que son intangibles adquiridos de terceros o producidos por la empresa. Los dos primeros tipos se refieren a elementos físicos almacenables, y el último tipo a los elementos intangibles no-almacenables. En la ficha de cada artículo se puede predeterminar opcionalmente el código de la Cuenta contable específica del Grupo 6 o del Grupo 7, a la que se imputarán por defecto las operaciones de compra o venta referidas al mismo. En el caso de que no se haya predeterminado dicha Cuenta específica en un determinado artículo, las operaciones de compra o de venta referidas al mismo se asentarán en las Cuentas que se haya configurado por defecto en el traspaso contable para estos tipos de operaciones. También es posible predeterminar un número de existencias requeridas y mínimas para el control de stock del artículo. Es posible fijar un precio de venta, fijar un valor de conversión (unidad de medida) específico para el artículo y asignar un % de IVA concreto. Además se recogen otros datos relativos al artículo como los de compra (proveedor, fecha última compra, último precio). valor fijo A/ número de 5 dígitos 00012 valor fijo - fecha 15/01/03 Guía rápida de conceptos y procedimientos Cif-Track · 4 T R A S P A S O A L A C O N T A B I L I D A D La operaciones de cada Empresa con terceros, registradas en CIF-TRACK, pueden ser asentadas en contabilidad mediante ficheros de exportación que son configurables y personalizables por el usuario para la determinación de cuentas y conceptos. Para cada Empresa mediante el traspaso contable se efectúan los asientos de las operaciones que ha realizado en las correspondientes cuentas de cada cliente, proveedor, compras, ventas, cartera de efectos. En cada traspaso se genera un fichero con la información a traspasar de la empresa seleccionada, en el que los datos que se quieren exportar pueden elegirse o modificarse, así como la fecha, la empresa, el destino del fichero. Los datos traspasados quedan señalados sin perjuicio que puede repetirse la operación. A L M A C E N E S Pueden crearse tantos “almacenes” como se precise en los que se ubican los “artículos” inventariables. Algunos de los “almacenes” tendrán un referente físico, y para otros dicho referente será virtual, por ejemplo, la reserva de materiales para la realización de una obra específica. Al usuario se le informa de las existencias de cada “artículo” en cada uno de ellos, su valoración y su rotación. Cuando las existencias reales de uno o varios “artículos” no coinciden con las previstas o calculadas por la aplicación, se deben realizar “ajustes de inventarios”. Estos ajuste se pueden realizar: individualmente para cada “artículo” o a través de cada “almacén” desde donde se visualizan todos los “artículos” ubicados en el mismo, ajustándose las cantidades de cada uno de ellos. G E N E R A C I Ó N D E V A L E S Los traspasos de “artículos” entre distintos “almacenes”, entre “almacenes” y “obras”, entre “obras” y “almacenes” o entre diferentes “obras”, quedan documentados mediante “vales”. Los vales se generan mediante la cumplimentación de formularios, desde donde se tiene además la posibilidad de visualizar las existencias de los “artículos” tanto en el “almacén” de origen como en él de destino, con la facilidad de “arrastrar y soltar” entre “almacenes”,. Los “vales” una vez generados pueden ser consultados, borrados, o reemitidos, mediante la función “gestión de vales”. P E R S O N A L Todos los operarios de las empresas están codificados mediante fichas, donde se pueden registrar sus datos personales, contratos, categorías, cargos, formación, etc. Las fichas de datos comunes al área de personal son: tipos de horas, tipos de contrato, tipos de formación, categorías, cargos y parentescos. Se crearán tantos “tipos de trabajo” como sea necesario, por ejemplo; “soldador de 1ª en turno de noche” o “festivo”, para que a cada uno de ellos se le pueda asignar un “coste”, con el fin de valorar las cantidades y el coste de la mano de obra de las diferentes tareas de los “estudios” y “ejecuciones” de obras. Guía rápida de conceptos y procedimientos Cif-Track · 5 F UNC IONE S COMUNE S . Permiten realizar operaciones que son comunes a los “artículos”, las peticiones de ofertas a proveedores, los pedidos, los albaranes de compra y de venta, los “estudios” y “ejecuciones” de obras, los y “presupuestos”. Estas funciones son las siguientes: asociar, desvincular, importar, generar, buscar elementos, imprimir y teclas de función. A S O C I A R Permite establecer un vínculo entre dos elementos. Por ejemplo: un “presupuesto” y un “estudio” o la “ejecución” de una obra, que se han creado por separado y posteriormente se asocian. D E S V I N C U L A R Permite eliminar una asociación existente entre dos elementos. I M P O R T A R Permite replicar el contenido de un elemento en otro elemento. Por ejemplo: queremos realizar una obra basándonos en un presupuesto previo. Los datos del presupuesto se traspasaran a la nueva obra. R E V I S A R Permite duplicar de forma rápida un documento con todos los datos. Esta opción sólo está disponible para estudios y presupuestos. G E N E R A R Permite crear un elemento a partir de otro. Por ejemplo: - Partiendo de un pedido a un proveedor se puede generar el albaran de compra. - Partiendo del “estudio” de una “obra” se puede generar el “presupuesto” o la estructura de “ejecución de obra” o un “artículo” asociado a cualquiera de los anteriores. - Partiendo de un presupuesto se puede generar una “petición de oferta” o un “estudio” o una “ejecución de obra”. - Partiendo de una “ejecución de obra” se puede generar un “estudio” o un “presupuesto” o un “albarán de venta”. B U S C A R Permite localizar datos o elementos para su incorporación al formulario activo, o para exportar los resultados de la búsqueda a los formatos más comunes (html, excel, texto, xml) para su análisis, permitiendo preseleccionar los campos que serán visualizados. Las búsquedas pueden realizarse de forma simple seleccionando un único parametro de filtro, o mediante un formulario que permite seleccionar diferentes parámentros de filtro de forma indiscriminada utilizando funciones lógicas. Guía rápida de conceptos y procedimientos Cif-Track · 6 I M P R I M I R Opción de menú para imprimir documentos y listados. Además este menú incluye las funciones de “Editor de documentos y listados”. (Es posible tener varios modelos de documentos tanto de albaranes como de facturas o presupuestos, ...) El “editor” permite crear nuevos documentos, nuevos listados o bien modificar y borrar los existentes. Las funciones son: Nuevo; crea un nuevo documento o listado, bien a partir de uno existente o personalizado por el usuario. Editar; permite realizar modificaciones sobre un modelo de documento o listado existente. Borrar; elimina un modelo de documento o listado. T E C L A S D E F U N C I Ó N Las acciones habituales se encuentran asociadas a las teclas de función para mayor accesibilidad y comodidad. TECLAS COMUNES EN TODA LA APLICACIÓN. F1 AYUDA F3 BUSCAR F7 GRABAR F9 NUEVO CTRL.+ F4 CERRAR VENTANA ACTIVA TECLAS EN ESTUDIOS Y OBRAS CTRL.+ R BÚSQUEDA RÁPIDA SHIFT + F3 BÚSQUEDA COMPLETA F2 GRABAR EL FORMULARIO ACTIVO Y A CONTINUACIÓN PASAR A MODO MODIFICACIÓN CTRL. + T ASIGNAR NÚMERO DE TAREA CTRL. + M ASIGNACIÓN MASIVA DE NÚMEROS DE TAREA Guía rápida de conceptos y procedimientos Cif-Track · 7 P ROC EDIMI ENTOS . Los procedimientos o procesos preparatorios, de control de la ejecución, y documentación asociada, de una obra son los que se representan en el esquema que figura a continuación. No obstante, cualquiera de las fases que se mencionan puede no existir en el desarrollo de una obra concreta. La petición de oferta de un cliente se registra en un formulario que permite textos explicativos y descriptivos. ( 1 ) . “ E S T U D I O ” D E L A O B R A . Para preparar la ejecución de un nuevo producto, artículo o la realización de un nuevo proyecto (obra) se utiliza la herramienta estudio de la obra. Los “estudios” y las “ejecuciones” de las obras (desglosados en tareas y subtareas) quedan guardados y sirven como plantillas de “estudio” para otras “ejecuciones” posteriores, aunque sus precios y costes pueden recalcularse con los costes históricos actuales de los materiales (último, medio simple o ponderado), costes unitarios de las horas y por los “tipos de trabajos”. Planificar la obra en un “estudio” supone una serie de ventajas: - El departamento de compras puede anticiparse al conocer las necesidades de “materiales”. El sistema informará de la previsión de “materiales” para unas fechas concretas. - Se podrá conocer con antelación la cantidad y calidad de la mano de obra necesaria. (5) (4) (3) (7) (2) (1) Petición de oferta de cliente P R E S U P U E S T O Ejecución de O B R A Ciclo de ventas FACTURACIÓN E S T U D I O Ciclo de compras Albarán/facturas Almacén/Productos Codificación TAREA Control de PRESENCIA (6) Guía rápida de conceptos y procedimientos Cif-Track · 8 Para la confección del “estudio” se puede utilizar e importar al nuevo estudio cualquier información preexistente, tal como otros “estudios”, “ejecuciones”, “presupuestos” etc. o partes de los mismos. Los datos físicos, tales como cantidad de materiales, tipo de trabajos, numero de horas, etc. correspondientes a cada tarea, pueden ser importados, añadidos y valorados con las referencias actuales, mediante lo cual se pueden analizar los recursos necesarios, los costes y los tiempos de ejecución. Se pone énfasis en la posibilidad que tienen las empresas de crear y mantener un “stock” de “estudios”, “ejecuciones” referentes a diversos “artículos” (montajes, piezas, trabajos,...) para importar, replicar y ensamblar en nuevos “estudios” de obras. Esta facilidad junto con el posible automatismo en los procedimientos de valoración utilizando costes históricos (último, medio simple o ponderado) en los que todo lo hace la aplicación significa una gran productividad y eficiencia en la empresa. El “estudio” se compone de tareas, que a su vez pueden desglosarse en subtareas, y así sucesivamente sin ningún límite. Las tareas se muestran mediante una estructura en forma de árbol que permite una exploración lógica visual de las tareas. ESTUDIOS, PRESUPUESTOS Y EJECUCIONES DE OBRA “PREEXISTENTES” Costes históricos Valores específicos “NUEVOS” ESTUDIOS Y EJECUCIONES OBRAS Nuevos datos y tareas IMPORTACIÓN (réplicas y ensamblajes) VALORACIONES ESTUDIO tareas tareas tareas subtareas subtareas tareas subtareas subtareas subtareas subtareas subtareas ESTUDIO Guía rápida de conceptos y procedimientos Cif-Track · 9 Utilizando los datos del estudio activo en la aplicación se puede generar la ficha de un nuevo “artículo” (Plantilla de artículo). Esta utilidad está especialmente indicada para los “artículos” de fabricación propia (productos intermedios o finales) creándose la ficha del “artículo” en el proceso de elaboración del “estudio”. El “artículo” estará asociado tanto con el “estudio” como con las “ejecuciones” de obras asociadas con aquel. Otra utilidad indirecta de la plantilla del “artículo” es la posible réplica de un estudio mediante la función "importar plantilla de artículo". De esta forma es posible también importar la plantilla de un “artículo” existente a un nuevo “estudio”, con lo que se importan todos los datos de un estudio preexistente. Ejemplo: La empresa Instalaciones Eléctricas XXX, S.A. tiene en cartera realizar instalaciones del sistema eléctrico en las naves industriales de un polígono (similares entre si), siendo el cuadro eléctrico común a todas ellas. El procedimiento, para utilizar un único “estudio” del cuadro eléctrico en todas las instalaciones, sería el siguiente: - Crear un “estudio” para el cuadro eléctrico. - Generar una plantilla de “artículo” codificada que se asocia con el “estudio”. - La plantilla del “artículo” puede ser utilizada posteriormente en cualquier otro “estudio” o “ejecución” de obra. Existe la función “crear revisión de estudio” que es una manera rápida de replicar una tarea de otro estudio, o el estudio completo, en un nuevo estudio. La interfase que muestra un “estudio” se descompone en dos partes. El árbol o estructura jerárquizada de las tareas, y los datos de cada tarea. La información contenida en las fichas del “estudio” y de las “tareas” en que está desglosado hacen referencia a los “datos de identificación”, a los “recursos necesarios”, y en su caso, los datos de valoración de los “costes horarios unitarios”. Los “datos de identificación“ se refieren a los campos siguientes: - Fecha del “estudio”. - “Artículo”, para el caso de tratarse de un “artículo” de fabricación propia. - Cantidad: número de “artículos”. - Tipo de subcontrata si existe esta partida en la tarea correspondiente. - Horas de tiempo de mano de obra previstas. - Precio de la hora de la mano de obra. - “Tipo de trabajo” , seleccionar el tipo de trabajo correspondiente a la subtarea del estudio para la valoración económica de horas de la mano de obra. Los “recursos” son campos previsionales que se refieren a los materiales necesarios, maquinaria, subcontratas y cualquier otro tipo de gasto que se prevé para la “tarea” correspondiente. Para la valoración de la mano de obra, existen dos procedimientos de cálculo: “Horas y coste horario” o “tipo de trabajo. Guía rápida de conceptos y procedimientos Cif-Track · 10 - Horas y coste horario: se introducen, para la tarea seleccionada, las horas previstas y el precio genérico de la hora, independientemente de los operarios que intervengan en su desarrollo. - Tipo de trabajo: en la tabla correspondiente se categorizan los distintos “tipos de trabajo” sin ningún límite. Por ejemplo, podría existir “tipos de trabajo” para mozos, peones, oficiales 2ª, oficiales 1ª... En este caso en los “estudios” sería oportuno que se crearan subtareas distintas en función del tipo de trabajo. Por ejemplo: en la tarea “alicatado” intervendría un peón con un precio hora “X” y un oficial 2ª con un precio hora “Y”. En la tabla “tipos de trabajo” existen las dos categorías con sus precios. En el “estudio” para la tarea “alicatado” se crearán dos subtareas referidas respectivamente a cada una de las categorías. Para la valoración de materiales se pueden introducir precios manualmente, o en su defecto utilizar costes históricos (precio última compra, precio medio simple y precio medio ponderado). El cáculo de los costes de las “tareas” y del “estudio” completo se realiza por la aplicación automáticamente. ( 2 ) . “ P R E S U P U E S T O ” D E L A O B R A . A partir del “estudio” se puede generar de manera automática el “presupuesto” con los niveles de desglose que se deseen. Mediante un asistente es posible ajustar el beneficio industrial, en cantidad o en porcentaje, con referencia al conjunto o a partidas o tareas concretas, al nivel que se desee. A partir de este momento queda establecida una “asociación” entre el “estudio” y el nuevo “presupuesto”. Los presupuestos se preparan para su envio a los clientes y suelen generarse con un desglose inferior al del “estudio”. Los presupuestos pueden ser revisados con análisis de sus costes para corregir posibles errores. En este proceso de revisión se tiene la posibilidad de modificar el “presupuesto” existente o crear otro nuevo, el cual también quedará “asociado” con el “estudio”. ( 3 ) . “ E J E C U C I Ó N ” D E L A O B R A . Bien directamente, o bien automáticamente a partir de un “estudio” o de partes del mismo, o bien a partir de un “presupuesto” se puede crear la estructura para controlar la “ejecución” de una obra. Cada proyecto que la empresa desarrolla cuya ejecución controla se llama “ejecución” de la obra, la cual puede constar de varias tareas y subtareas estructuradas en forma de árbol al igual que el estudio. La estructura de “ejecución” de la obra permite controlar y gestionar el proceso productivo y los gastos inherentes al mismo, o dicho de otro modo, facilita el control de la cantidad y coste de materiales, mano de obra y otros gastos, mediante la imputación de horas, material y gastos durante el proceso de elaboración. Este proceso se agiliza y automatiza mediante la asignación de NÚMEROS DE TAREAS a la estructura de la obra. Guía rápida de conceptos y procedimientos Cif-Track · 11 La “ejecución” de la obra como se ha dicho se puede generar automáticamente bien desde el presupuesto o desde el estudio, sin embargo, como el presupuesto tiene una estructura plana donde puede no estar detallada la descomposición por partidas y tareas, es recomendable generar la estructura de la “ejecución” de la obra desde el “estudio”, ya que se mantendrá la estructura en forma de árbol con el desglose en tareas y subtareas de aquel. Si se utiliza este último procedimiento se recomienda asociar la nueva “ejecución” de la obra también con el presupuesto inicial. La interfase que muestra la “ejecución” de la obra se divide en dos secciones: el árbol (estructura jerarquizada de tareas) y los datos de identificación y desarrollo de cada tarea de la obra. El árbol de desglose de las tareas es una forma visual para poder explorar dichas tareas de la obra y posicionarse en cualquiera de ellas. Los datos de identificación referidos a cada tarea son los siguientes: Referencia auxiliar, código de tarea, artículo, cantidad, cliente, lugar de trabajo, tipo de trabajo, fechas de inicio y cierre previstas, fecha límite de entrega, y si está subcontratada (en caso afirmativo el proveedor). Los datos de desarrollo de obra, referidos a cada tarea son los siguientes: ??Imputación de mano de obra. Si se introducen manualmente se utilizan unos formularios donde se especifican los datos correspondientes a: fecha, código de tarea, obra o tarea de obra, operario y tipo de hora. Para la imputación de tiempos, mediante terminales de CONTROL DE PRESENCIA, los operarios fichan con sus tarjetas en el terminal indicando el número de tarea de la obra, asignándose así el operario a la tarea concreta. Esto permite conocer en tiempo real en que obras están trabajando los operarios y los tiempos empleados. operarios Terminal Control de Presencia Ejecución de tarea de OBRA Número de TAREA Guía rápida de conceptos y procedimientos Cif-Track · 12 ??Imputación de materiales se pueden utilizar tres procedimientos: - a través del albarán de compra directamente. - mediante un formulario de imputación rápida. - Mediante la generación de vales que documentan las transacciones de materiales entre los distintos almacenes, de un almacén a la obra, de la obra al almacén o entre diferentes obras. Esta opción permite la imputación y visualización del traspaso de materiales desde un origen a un destino mediante un simple arrastre con el ratón. ??Imputación de gastos se pueden utilizar dos procedimientos: - a través del albarán de compra. - mediante un formulario de imputación rápida. Valoración de costes: A la hora de elaborar un informe de obra se distinguen diferentes criterios para valorar la mano de obra, materiales y demás “artículos”: - Mano de obra: - Coste del tipo de trabajo: si en las diferentes tareas de la obra se ha definido un tipo de trabajo se tomará el coste definido para éste. - Precio en estudio: si existe un estudio previo y se ha establecido en éste un precio hora en cada tarea se tomará este valor. - Valor fijo: importe fijo que defina la empresa. - Materiales: - Precio compra directa. - Precio última compra. - Precio medio entre fechas. - Precio medio ponderado entre fechas. ??Imputación de producción. El control de la productividad se recoge en el formulario de producción, donde se puede introducir diariamente las cantidades fabricadas imputándolas a la obra o tareas. ??Imputación de incidencias. Formulario para el registro de los sucesos y comentarios en relación a una obra y a su desarrollo. Se puede introducir texto libre tanto en la obra principal, como en las tareas y subtareas. Cualquier anotación tiene que ser introducida con su fecha correspondiente. Guía rápida de conceptos y procedimientos Cif-Track · 13 A medida que se introducen datos se pueden controlar los resultados: o Control de la ejecución con el detalle deseado de cantidades y costes. o Control de las cantidades de mano de obra que se han aplicado a cada una de las tareas, que también se podrán comparar con lo previsto. o Control de materiales en cantidades y costes. o Control de otros gastos con su detalle y costes. o Desviaciones. Si existe una planificación en el estudio, el sistema podrá informar si la obra se ejecuta dentro de los tiempos previstos, si existen desviaciones en cantidades y en precios, con refererencia a materiales, mano de obra, gastos, etc. o Control de incidencias. Listados por operarios, estados, ... o Estado y seguimiento del ciclo de producción. Listados y gráficas de producción. o Productividad. Relación entre producción y horas trabajadas. Facturación de la obra: Se puede crear desde la obra directamente un albarán de venta contra la misma, independientemente de si la obra esta en curso (certificaciones parciales) o está finalizada. Al generarse un albarán de venta desde la obra, por defecto, se tomará como importe o referencia del precio el del presupuesto asociado con la obra, aunque este precio es siempre modificable. Traspaso de la obra a un “almacén”. Mediante la “generación de vales” entre obra y almacén, aquella puede traspasarse y ser inventariada en cualquier almacén de la empresa. Ejecución de O B R A Tarea subtarea subtarea Tarea Tarea Tarea producción incidencias gastos mano de obra materiales IMPUTACIONES Valoraciones económicas comparativas. Control de desviaciones de estudio. RESULTADOS F A C T U R A C I Ó N D E O B R A Guía rápida de conceptos y procedimientos Cif-Track · 14 Una vez finalizada la ejecución de obra (creado el producto), es posible inventariar o asociar un artículo producido a una “ejecución” de obra. Para ello es necesario crear un código de artículo que posteriormente se asociará a la ejecución de obra. Procedimiento: Generación de vale. ( 4 ) . C O D I F I C A C I Ó N D E T A R E A S . Las “tareas” de las “ejecuciones” de “obras” se pueden codificar. Dicha codificación es opcional. La codificación de las “tareas” asignando códigos fáciles de recordar facilita enormemente la posterior imputación de horas, materiales, y gastos a la “obra”. Existen diferentes posibilidades de asignación de códigos a las “tareas”. - Asignación automática: la aplicación asigna un número en función del último utilizado. - Asignación manual: el usuario elige el código que desea. - Asignación en masa: La aplicación asigna sendos códigos al conjunto de las diferentes “tareas” de la “ejecución” de una obra. La codificación de tareas influye directamente sobre el control de personal relacionado con la “ejecución” de la obra. Cada vez que el operario realice un trabajo correspondiente a una “ejecución”de obra, deberá introducir el número de tarea asociado al mismo en el terminal de control de presencia. ( 5 ) . C O N T R O L D E P R E S E N C I A . Es una avanzada herramienta para el control de tiempos en la ejecución de obras, para el control de tiempos de personal, gestión de operarios y tareas. De las operaciones con el sistema de control de presencia obtenemos resultados como : - Registros de entrada/salida de operarios. - Registro por operario de las tareas (imputación de mano de obra a las tareas de forma automática). - Registro por operario de estados; ausencias, paradas, retrasos, horas extra. - Asignación de tareas al operario. - Control de tiempos invertidos en tareas de ejecución de obras. - Informes relacionados con las tareas realizadas, tipos de horas, operarios y horas realizadas, estados de operarios. Seleccionar código de OBRA finalizada Seleccionar el código de ARTÍCULO creado previamente. Seleccionar ALMACÉN Asignar Nº DE UNIDADES producidas Guía rápida de conceptos y procedimientos Cif-Track · 15 El control de presencia aporta a la gestión ... agilidad en la información de la ejecución de la obra y tareas, ya que es posible saber en tiempo real que tarea está realizando cada operario. ... fiabilidad en los datos, el propio operario introduce en el terminal de control de presencia la tarea a realizar. De este modo se eliminan los partes de trabajo (en papel) y se elimina la manipulación de datos por terceros, así pues el margen de errores se reduce considerablemente. ... dinamismo, a través de acceso remoto es posible disponer de la información de cualquier centro de trabajo en tiempo real. El control de presencia se compone de dos secciones, gestión y terminal. La sección de gestión se refiere a las funciones e informes que el usuario de Cif-Track utilizará para asignar los parámetros específicos; horarios, calendario, asignación de tareas al operario. La sección terminal, se refiere al software desde cual el operario introduce su código y el código de tarea a realizar. En el se registran todas las operaciones de los operarios y las tareas, esta información se transmite a las secciones de gestión, ejecuciones de obra y personal. Habitualmente el módulo terminal se instala en los centros de trabajo donde se desarrollan las ejecuciones de obra (talleres,...). El operario al inicio y fin de cada tarea debe identificarse en el terminal e introducir el código de tarea. El módulo terminal es un entorno muy intuitivo de fácil manejo por los operarios. Está compuesto de botones que se accionan con una pulsación de teclado o leve pulsación en pantallas táctiles. Existe otra funcionalidad mediante tarjetas de lectura magnética, proximidad, en estos casos la intervención del operario se reduce más, simplemente el operario ha de pasar la tarjeta por el lector y seleccionar la tarea asignada o bien introducir el código de tarea. OPERARIOS Entrada / Salida Inicio / Fin de TAREA C I F -TRACK (gestión de datos) Ejecución de OBRAS (tareas) Gestión Personal Terminal CONTROL DE PRESENCIA Guía rápida de conceptos y procedimientos Cif-Track · 16 ( 6 ) . C I C L O D E C O M P R A S . El departamento de compras puede conocer en cada momento las existencias en los almacenes y además con la ayuda de la planificación en el estudio, conocer la futura demanda de materiales. Para la gestión de las compras se utilizan los siguientes documentos: Petición de oferta a proveedores. El formulario permite realizar peticiones de oferta a uno o a múltiples proveedores. La petición de oferta se puede asociar a un pedido ya existente o generar uno nuevo. Existe la posibilidad de enviar las peticiones directamente por correo electrónico. Pedido a proveedor. Desde el formulario de “pedido a proveedor” se puede asociar, importar, desvincular o generar un albarán de compra. Si se genera un albaran de compra desde “pedido” hay que indicar si el pedido está o no finalizado, es decir, si ya se han recibido todos los materiales pedidos. Cada pedido con su fecha correspondiente, puede tener alguna de las tres posiciones de estado siguientes: cancelado, finalizado y pendiente. Albarán de compra. Este formulario permite dar de alta los albaranes de los proveedores. Desde él es posible asociar, importar, desvincular o generar un “pedido a proveedor” y facturar el propio albarán. Cada una de las líneas que componen el “albarán” se pueden imputar individual y directamente a diferentes “almacenes” u “obras”. Si para cada una de dichas líneas del albarán asignamos un “almacén” o una “obra” y no se codifica ningún “artículo”, se considerará que es un gasto aplicable al “almacén” o a la “obra” Facturación de compras. Desde este formulario se pueden registrar las facturas de los albaranes de compras. Permite también filtrar los albaranes por fecha y proveedor. Gestión de facturas de compras. Es una ficha para el control y seguimiento de las facturas de proveedores, donde se visualizan las diferentes facturas, sus vencimientos y los albaranes correspondientes. Al hacer un doble clic en cada albarán se abre la ventana de información correspondiente a éste. Cartera de compras. Es una tabla para el control de los efectos a pagar, donde éstos se pueden visualizar, modificar, añadir, borrar o cambiar el estado. El estado se refiere a si esta pagado o no. En el momento en que se cambie el estado, la aplicación genera un movimiento para cuando se realice el traspaso contable, volcandose éste a la contabilidad. Guía rápida de conceptos y procedimientos Cif-Track · 17 ( 7 ) . C I C L O D E V E N T A S . La gestión de ventas se realiza a través de los siguientes documentos: Petición de oferta de clientes: En este documento se guardan las peticiones que hacen los clientes a nuestra empresa. Se puede escribir texto libremente o insertar adjuntos, como documentos, hojas de cálculo, imágenes, planos, etc... La petición de oferta además permite asociar, importar, generar y desvincular con presupuestos. Presupuestos. Aunque ya se han comentado por su intervención en el estudio de la obra, resaltar que desde la ventana de presupuestos es factible realizar presupuestos, sin asistente, bien de forma directa sobre el documento o bien importando los datos desde obra y petición de oferta. Asimismo también es posible utilizar datos de otros presupuestos con la función “revisión”. Albaranes de venta: Formulario para la generación de los albaranes de venta, de artículos de nuestros almacenes, de servicios prestados, de una obra o parte de ella. Los campos obra/almacén y artículo no son obligatorios. También permite generar una obra directamente desde albarán de venta. Facturación de ventas: Ficha para facturar los diferentes albaranes de clientes, donde se puede especificar que albaranes facturar, filtrando entre fechas, formas de pago y períodos de facturación. Gestión de facturas de venta: Ficha para el control y seguimiento de las facturas de clientes, donde se visualizan las diferentes facturas, sus vencimientos y los albaranes correspondientes. Al hacer un doble clic en cada albarán se abre la pantalla correspondiente a ese albarán. Cartera de efectos a cobrar: Tabla para el control de efectos a cobrar, donde éstos se pueden visualizar, modificar, añadir, borrar y cambiar el estado . El estado se refiere a si esta cobrado o no. En el momento en que se cambie el estado, la aplicación genera un movimiento para cuando se realice el traspaso contable, volcando éste a la contabilidad. Generación de remesas: Su función es la de generar recibos a partir de los vencimientos pendientes de cobro. Además la aplicación facilitará el envío del fichero generado al banco con la normativa 19. Guía rápida de conceptos y procedimientos Cif-Track · 18 INFORME S . Consisten en listados predefinidos desde donde se obtiene la información y resultados de las operaciones realizadas en la aplicación. Las pantallas de informes contienen distintos parámetros de configuración: - Desde el menú archivo se pueden escoger condiciones de filtrado de los informes: simples o compuestas. La diferencia está que en las compuestas se pueden establecer múltiples funciones. - En el menú impresión, distingue entre imprimir directamente o imprimir, esta última opción permite visualizar en pantalla el informe antes de imprimirlo (vista previa). - En modo Vista Previa es posible exportar el informe para el tratamiento de los datos con otras aplicaciones. (rtf, pdf, html, xml, ...) - El menú impresos ofrece la posibilidad de añadir o modificar cualquiera de los informes existentes, mediante las opciones: nuevo, editar y borrar. Nuevo; crea un nuevo listado utilizando un listado existente o de forma manual por el usuario. Editar; permite modificar el informe seleccionado. - Además dispone de: Filtros para la localización de los datos para el informe. Opciones, otros datos para incluir en el listado. Ordenar por, campos en lo que establecer el orden de la información que el listado ofrece. Estudios Informes valorados y cuantificados disponibles: En cualquiera de estos informes se puede filtrar la información por el estudio principal, incluyendo las subtareas, o si esta subcontratado o no, además se puede filtrar por tipo de trabajo y artículo. Admite orden de los datos por estudio, por tipo de trabajo y artículo. - Totalizado o detallado general. - Totalizado o detallado de gastos. - Totalizado o detallado de mano de obra. - Totalizado o detallado de materiales. - Relaciones de estudio (vínculos del estudio con otros elementos). - Comparativa estudio/obra: Es un informe comparativo entre lo previsto y lo real, donde se presentan las diferencias existentes entre ambos. Presupuestos Listados individualizados o totalizados, con filtros por fecha, cliente, redactor y obra. Admite orden de los datos por cliente, código y referencia auxliar. Guía rápida de conceptos y procedimientos Cif-Track · 19 Obras Informes de obra con posibilidad de aplicar diferentes filtros e incluso combinados entre ellos: obra, artículo, cliente, fecha límite de entrega, fecha prevista de inicio, lugar de trabajo, tipo de trabajo y estado de la obra. Admite orden de los campos por obra, referencia auxiliar, cliente y fecha límite de entrega. Informes valorados y cuantificados disponibles: - Totalizado o detallado general. - Totalizado o detallado de gastos. - Totalizado o detallado de mano de obra. - Totalizado o detallado de materiales. - Valoración económica: ??Compara la obra con el presupuesto. ??Muestra el coste de la obra. ??Presenta lo facturado. - Relación de compras (todas las compras efectuadas contra una obra). - Relación de ventas (presupuestos y albaranes de venta emitidos contra una obra). - Pedidos de compra por obra. - Cuadrantes resumidos o desglosados, mensuales o anuales (son informes de horas de mano de obra incluyendo o no las subtareas de la obra, con desglose por operarios o no). Además de estos informes, a continuación se mencionan los más importantes: Pedidos a proveedor: - Ordenación: fecha, operario, proveedor y obra. - Filtros: fecha, proveedor, operario, obra, almacén y artículo. Albaranes de proveedor: - Ordenación: fecha, operario, proveedor, obra y almacén. - Filtros: fecha, proveedor, operario, almacén y obra. Facturas de proveedor: - Filtros: proveedor, forma de pago, fecha y estado (pagado, impagado o pendiente). Cartera de efectos a pagar: - Filtros: entre fechas determinadas, fecha vencimiento, proveedor, estado y factura de proveedor. Petición de oferta de clientes: - Ordenación: fecha, cliente y operario. - Filtros: fecha, cliente y operario. Albaranes de venta: - Ordenación: fecha, cliente y operario. - Filtros: fecha, cliente, operario y obra. Guía rápida de conceptos y procedimientos Cif-Track · 20 Facturas de venta: - Ordenación: entre facturas, clientes y formas de pago. - Filtros: factura, cliente, forma de pago, obra y fecha. Cartera de efectos a cobrar: - Ordenación: cliente y fecha de vencimiento. - Filtros: fecha de vencimiento, cliente, estado y forma de pago. Remesas: - Listado general filtrado por fecha. Almacenes: - Gastos imputados a almacenes y listado individualizado o general. Existencias: - Filtrados por almacén, artículo o fecha. - Permiten informar sobre las existencias, su valoración y la rotación de los artículos. Clientes y proveedores: - General u ordenado por provincia. Elaboración de etiquetas y un completo informe del riesgo de uno o de varios clientes. Personal / Operarios: - Filtros: Operario, fecha expiración contrato. - Ordenación: Operario, nombre y provincia. - Cuadrantes resumidos o desglosados, mensuales o anuales: son informes de horas de mano de obra de los operarios. (Por operario y por tipo de hora). Guía rápida de conceptos y procedimientos Cif-Track · 21 U T I L IDADE S . G E S T O R T R A C K . Consiste en una herramienta de uso exclusivo para el Administrador con el objeto de : - Generar altas y bajas de usuarios con acceso a la aplicación. - Asignar claves de acceso para los usuarios. - Definir las áreas de trabajo para los usuarios. - Limitar el acceso de usuarios a áreas, funciones y bases de datos. Asimismo desde Gestor Track el administrador tiene la capacidad de crear las bases de datos para almacenar las empresas y sus datos, asignar el acceso de los usuarios a los mismos, limitar el acceso de los usuarios a los impresos y a la creación o modificación de informes y otorgar a otros usuarios el grado de administrador. S I S T E M A D E A C T U A L I Z A C I O N E S . El sistema de actualizaciones de uso exclusivo para el administrador es una sencilla herramienta para realizar el proceso de actualización de Cif-Track. Recoplia las nuevas versiones e informa al administrador de las bases de datos y elementos pendientes de actualizar. S I S T E M A D E C O P I A S D E S E G U R I D A D . Herramienta para facilitar la realización y restauración de copias de seguridad con los datos que Cif-Track almacena. El administrador es el encargado de gestionar las copias de seguridad. De forma habitual realizará las copias de seguridad de los datos que se almacenan en la “base de datos de trabajo” (almacena información diaria de las operaciones en Cif-Track) y de forma esporádica realizará copias de seguridad de la “base de datos común” (almacena información acerca del entorno, usuarios, impresos...). A C C E S O R E M O T O . El acceso remoto es una herramienta que permite la utilización de la aplicación desde lugares distintos al de situación del servidor sin estar conectados por una red local. Con acceso remoto es posible conectar un “ordenador” ubicado físicamente en un lugar distinto al Servidor de Cif-Track a través de una conexión a internet (trabajar con un ordenador portátil, trabajar desde otras oficinas, trabajar desde cualquier puesto con acceso a internet). Para ello sólo es necesario : Conexión a Internet. Modem 56 Ks, ADSL … Software adicional (según el tipo de acceso remoto). Guía rápida de conceptos y procedimientos Cif-Track · 22 Un ejemplo claro del uso de acceso remoto es el sistema de Control de Presencia. En caso de no estar conectado al sistema de red local (como puede ser un taller en distinto lugar de las oficinas principales), mediante la conexión a internet envía y recibe la información del servidor de forma constante e inmediata. Existen distintos tipos de acceso remoto, a continuación se describen los más comunes aunque existen otras alternativas: Red Privada Virtual o VPN. Consiste en una conexión al sistema de red local donde se encuentre instalado el servidor de Cif-Track, de modo que el “ordenador remoto” conectado pasa a formar parte del propio sistema de red donde se encuentra el Servidor de Cif-Track. VPN conecta un “ordenador remoto” a la red como si se tratase de un puesto más, con ello, es posible utilizar Cif-Track y además utilizar el resto de recursos de la red; usar las impresoras de la red, copiar archivos,... Para su funcionamiento necesita; software adicional de servidor y cliente VPN (gratuito, Windows los incluye en algunas de sus versiones), modem 56 Ks (ADSL,...), y conexión a internet. La forma de operar con acceso remoto VPN es muy simple: -Servidor de Cif-Track; configuración para trabajo con acceso remoto y VPN. Identificación de usuarios y claves. -Ordenador remoto; necesita instalación de Cif-Track y configuración de conexión VPN e internet. -Hay que tener en cuenta que al establecer una conexión al sistema de red local, y aunque la información se envía encriptada, todo el sistema de red local se encuentra expuesto siendo recomendable extremar las medidas de seguridad. CIF-TRACK Red local – Oficinas. Ordenador lejos de oficinas modem ACCESO REMOTO Conexión internet Guía rápida de conceptos y procedimientos Cif-Track · 23 Túnel o Tunneling. Es un sistema de acceso muy similar a VPN, aunque en este caso el “ordenador remoto” conectado mediante Túnel solamente se conecta con la “Base de datos” del Servidor de Cif-Track. Es decir, sólo tiene acceso a la información (envía y transmite) de la “base de datos” del Servidor de Cif-Track con el que se haya conectado. Permite trabajar exclusivamente con Cif-Track. Para su funcionamiento necesita; software adicional de servidor SSH (gratuito), modem 56 Ks (ADSL,...), y conexión a internet. La forma de operar con acceso remoto Tunneling es muy simple: -Servidor de Cif-Track; configuración para trabajo con acceso remoto (SSH). Identificación de usuarios y claves. -Ordenador remoto; necesita instalación de Cif-Track y configuración de conexión a internet. -El nivel de medidas de seguridad se reduce considerablemente ya que solamente se establece la conexión con la “Base de datos” del servidor, siendo esta la única información expuesta, y en todo caso recordar que la información viaja a través de internet de forma encriptada. Servidor de Terminales o Terminal Server. Consiste en una conexión al Servidor de Cif-Track en la que el usuario realmente utiliza el propio servidor y visualiza las imágenes en su “ordenador”. Es decir realiza las funciones en el propio servidor y visualiza las operaciones que realiza en su “ordenador remoto”. Resulta muy ventajoso cuando para el acceso remoto se utilizan “ordenadores” poco potentes, ya que en este tipo de conexión los recursos utilizados son los del Servidor. El “ordenador remoto” actúa a modo de monitor o a modo de “mando a distancia” . Para su funcionamiento necesita; software adicional Terminal Server, modem 56 Ks, y conexión a internet. La forma de operar con acceso remoto Terminal Server es: -Servidor de Cif-Track, instalación y configuración de Terminal Server. Identificación de usuarios y claves. -Ordenador remoto, conexión a internet. Guía rápida de conceptos y procedimientos Cif-Track · 24 Á R E A S DE L A A P L I C A C IÓN. BÁSICOS COMPRAS EMPRESAS PETICIÓN OFERTA A PROVEEDOR LUGARES DE TRABAJO PEDIDOS A PROVEEDOR FORMAS DE PAGO ALBARÁN DE COMPRA DIVISAS FACTURACIÓN DE COMPRAS UNIDADES DE MEDIDA CARTERA DE COMPRAS PROVINCIAS GESTIÓN DE FACTURAS DE COMPRAS PAISES PROVEEDORES MÁSCARAS FAMILIAS VENTAS CONFIGURACIÓN GENERAL PETICIÓN DE OFERTA DE CLIENTES TRASPASO CONTABLE PRESUPUESTOS ESTUDIOS ALMACÉN OBRAS IMPUTACIÓN DE GASTOS ALMACÉN IMPUTACIÓN DE HORAS ARTÍCULOS IMPUTACIÓN DE MATERIAL GRUPOS GASTOS POR OBRA SUBFAMILIAS HORAS EN OBRA FAMILIAS INCIDENCIAS GENERACIÓN DE VALES PRODUCCIÓN GESTIÓN DE VALES ALBARÁN DE VENTAS AJUSTES DE INVENTARIOS FACTURACIÓN DE VENTAS GESTIÓN DE FACTURAS DE VENTAS PERSONAL CARTERA DE VENTAS GENERACIÓN DE REMESAS PERSONAL REMESAS TIPOS DE CONTRATO CLIENTES TIPOS DE FORMACIÓN CATEGORÍAS CARGOS TIPOS DE TRABAJO TIPOS DE HORAS LISTADOS E INFORMES TIPOS DE HORARIOS ESTUDIOS, OBRAS, PRESUPUESTOS, HORARIOS ALBARANES DE VENTA, OPERARIOS, ANOTACIONES PRODUCCIÓN... CALENDARIOS