CÓMO TRABAJAR Y ORGANIZARSE EN CIF-KM 1 QUÉ ES CIF-KM 2 2 LOS GRUPOS DE USUARIOS 3 3 CADA ELEMENTO MUESTRA SU CONFIGURACIÓN DE DATOS, PARÁMETROS Y ENLACES MEDIANTE UNA FICHA 4 4 ENLACES ENTRE ELEMENTOS E HIPERVÍNCULOS DE ACCESO A ELEMENTOS 4 5 ARRASTRAR Y SOLTAR, COPIAR Y PEGAR 5 6 EL ICONO FLOTANTE DE CIF-KM 5 7 LAS PLANTILLAS 6 8 CÓMO PUBLICAR ARCHIVOS EN LA BIBLIOTECA DE CIF-KM 7 9 LA CARPETA DE "ARCHIVOS TEMPORALES SINCRONIZADOS CON CIF-KM" 8 10 CÓMO ORGANIZARSE 8 11 ESTRUCTURA DE LA GUÍA DEL USUARIO 10 Se recomienda leer esta guía con la aplicación abierta, ya que las pantallas de CIF-KM. Es posible que el usuario no disponga de todas las funcionalidades que se describen en esta guía, bien porque no se encuentren en la versión de su empresa, o porque no estén disponibles para determinados usuarios. 1 QUÉ ES CIF-KM Es una aplicación gestionada por un servidor Web, al que se accede, bien a través de una red local o de Internet, con un programa cliente que se instala y se actualiza automáticamente en el ordenador del usuario, que facilita: · GESTIÓN DOCUMENTAL (archivos, direcciones URL, carpetas) y de personas (contactos, usuarios de CIF-KM) para que esa información se pueda guardar de forma confidencial y que puede ser compartida, con facilidad para su posterior localización y recuperación cuando sea preciso. No es ningún editor o visualizador de documentos, como pueden ser Word, Excel, Adobe Acrobat, autocad, etc., sino que es un sistema de guardar y publicar con la confidencialidad deseada. Los archivos se publican en la biblioteca mediante un asistente de publicación. Se pueden publicar de uno en uno o en lotes, deforma plana o formando estructuras. Se pueden situar: (1) archivos (que se denominan documentos) (2) direcciones URL que pueden dirigir a páginas Web o a otros recursos que estén accesibles, y (3) carpetas. Los archivos se envían a la biblioteca (publican) desde donde pueden ser compartidos con otros usuarios. Un documento de la biblioteca puede contener uno o varios archivos o bien una estructura de archivos y carpetas pero siempre tiene un archivo principal. Una carpeta de la biblioteca puede contener uno o varios archivos sin que ninguno sea principal. En la ficha del documento además de los datos propios de los archivos que contiene se registra quién puede verlos y con qué facultades, su historial de cambios, si está encriptado, firmado, registrado, el historial de actuaciones (quien lo ha descargado, modificado, etc.), categorías asociadas, atributos asociados (incluso procedentes de otras bases de datos mantenidas por otras aplicaciones), enlaces con otros elementos (carpetas, documentos, acciones, procesos, contactos) notas añadidas por usuarios, etc. El acceso y visualización de cada elemento de la biblioteca están restringidos a los usuarios de los grupos de usuarios asociados con cada elemento con las facultades atribuidas a cada uno de ellos. · GESTIÓN DE CONTACTOS Y USUARIOS, con la ventaja de que puede ser mantenida confidencial y compartida con los usuarios de los grupos de usuarios con los que cada uno esté asociado. · COLABORACIÓN Y EL TRABAJO EN EQUIPO ENTRE USUARIOS. Para ello, se pueden crear acciones sueltas y procesos que combinan varias acciones a las que se les pueden asignar actuantes, coordinadores, y observadores. Las acciones y los procesos pueden tener archivos adjuntos, y enlaces con otras acciones y con cualquiera de los elementos de la biblioteca. Con ellas se coordina la ejecución de las múltiples gestiones y actuaciones que realizan las personas, bien individualmente o en equipo en la organización. Las acciones y procesos se pueden utilizar para asignar tareas a otras personas o a uno mismo, dar instrucciones, hacer su seguimiento, adjuntar documentación, registrar incidencias, por ejemplo: (1) para pedir la revisión y posterior aprobación por otra persona de un contrato, presupuesto, pedido, escrito, registrar los tiempos empleados por personas en su ejecución, etc., (2) para después de una reunión escanear las notas tomadas en ella y adjuntarlas a una acción creada ad-hoc, (3) como recordatorio de lo que hay que hacer (4) para registrar un e-mail que obliga a tomar acción al receptor o asignarla a un tercero (6) conservar documentación cuyo contexto para guardarla es la propia acción, etc. Es bastante habitual en las organizaciones que las personas produzcan escritos, e-mails, realicen negociaciones, discusiones de contratos, pedidos, ofertas, presupuestos, den instrucciones de trabajo, al realizar gestiones se comuniquen incidencias, etc., que muchas veces son inclasificables en un sistema de categorías ya que son trámites de la gestión de asuntos concretos. Todo ello puede quedar registrado en las acciones y procesos para que no quede dispersa. La dispersión de los e-mails es típica en las empresas, cada uno tiene y guarda los suyos a pesar de que puedan ser de interés para los demás, o se reenvían de forma desordenada a las listas de interesados potenciales. La ineficiencia se ponen de manifiesto, por ejemplo, cuando alguien está fuera o de baja en la empresa y que nadie más sabe encontrar la información de que es lo que estaba realizando o en que situación se encuentran determinados asuntos. Se puede disponer de informes y cuadros de mando interactivos para el conocimiento y de seguimiento de las actuaciones que realizan las diferentes personas. Todo ello facilita la colaboración y aumenta la eficiencia. El objeto de las acciones y procesos de CIF-KM es proporcionar un sistema fácil, intuitivo y rápido de coordinación y seguimiento de la ejecución de las múltiples gestiones y actuaciones que realizan las personas, bien individualmente o bien en equipo, que hacen que la empresa se mantenga viva y funcionando. En las acciones y procesos de CIF-KM prima la simplicidad, por lo que a priori no están pensados para ser utilizados en la gestión troncal de un negocio, que normalmente requerirá aplicaciones especializadas que pongan su énfasis en los hitos concretos del tipo de actividad que se desarrolla, ni tampoco están pensadas para la gestión de los grandes proyectos de ingeniería que deben estar apoyados en modelos típicos de investigación operativa. 2 LOS GRUPOS DE USUARIOS Los usuarios se organizan en grupos de usuarios que pueden contener bien a usuarios concretos (uno o varios) o bien a otros grupos de usuarios (anidamientos de grupos en otros grupos) sin más limitación que la creación de bucles con los anidamientos de unos en otros. En cada grupo se atribuyen roles a sus componentes (usuarios y grupos anidados). Los roles básicos son: (1) administrar, que permite incluir o excluir usuarios en el grupo, (2) publicar, que permite asociar el grupo con elementos de la biblioteca, y (3) ver, que permite la visualización de los contenidos asociados con el grupo. La creación de los grupos de usuarios está restringida a los usuarios que tengan atribuida esa facultad. La creación de grupos tiene dos ventajas obvias: (1) la de evitar tener que hacer de manera recurrente la selección de unos mismos usuarios, y (2) la de facilitar la sustitución de personas que tengan asignados los mismos derechos de acceso y facultades sobre elementos asociados (elementos de la biblioteca, acciones, procesos, contactos). Es conveniente crear un grupo específico para cada posición o función concreta dentro de la organización en la que se asignen uno o varios usuarios según corresponda. Estos grupos básicos, sin perjuicio de sus propias asociaciones directas con elementos del sistema, posteriormente se podrán incluir (anidar) en otros grupos funcionales u orgánicos en función de las necesidades, conformándose con estas unidades básicas secciones, departamentos, y áreas funcionales dentro de la empresa. Con dicha estructura de posiciones básicas y anidamientos, los privilegios sobre los contenidos y demás elementos del sistema quedan asignados a posiciones y funciones básicas dentro de la organización y no necesariamente a personas individuales. Si se posteriormente se incluye o sustituye una persona en dichos grupos básicos todos los privilegios se heredarán automáticamente. La anterior forma de estructurar no significa que deba ser entendida como una regla absoluta ya que dependerá de casos, pues los permisos y facultades sobre los elementos del sistema se pueden también asignar a las personas concretas con independencia del puesto o función que cada uno realiza en la organización. 3 CADA ELEMENTO MUESTRA SU CONFIGURACIÓN DE DATOS, PARÁMETROS Y ENLACES MEDIANTE UNA FICHA Los elementos de la biblioteca, contactos, acciones, procesos, y usuarios, están asociados con fichas que muestran su configuración de datos, parámetros, enlaces con otros elementos, historiales de cambios y de actuaciones realizadas, archivos adjuntos, grupos de usuarios, categorías y atributos con los que están asociados, e información relevante en cada caso. 4 ENLACES ENTRE ELEMENTOS E HIPERVÍNCULOS DE ACCESO A ELEMENTOS · ENLACES ENTRE ELEMENTOS. Cualquier elemento de la biblioteca, acción, proceso, usuario, y contacto se puede enlazar con cualquier otro del mismo o distinto tipo sin ninguna limitación. Los enlaces entre elementos se pueden visualizar mediante diagramas o mapas que muestran los diferentes enlaces directos e indirectos alrededor de un elemento en múltiples niveles. Los enlaces entre elementos se crean arrastrando y soltando o copiando y pegando uno de ellos desde una lista donde se visualice o desde su propia ficha, sobre la pestaña de enlaces de la ficha del otro. También se pueden copiar o arrastrar varios elementos a la vez haciendo "clic" manteniendo pulsada la tecla de "control". · CREAR HIPERVÍNCULOS DE ACCESO A ELEMENTOS. Si se arrastra y suelta o se copia y pega un elemento de CIF-KM sobre cualquier espacio para texto, por ejemplo, de un documento Word, de un E-mail, etc., se creará un hipervínculo, que permite acceder directamente al elemento, siempre que el usuario de CIF-KM tenga derechos sobre él. Esto permite, por ejemplo, enviar a otro usuario un E-mail con un hipervínculo a une estructura de la biblioteca, que podrá estar permanentemente actualizada, en lugar de enviar archivos adjuntos. · HERRAMIENTAS. Para facilitar las funcionalidades anteriores existen herramientas específicas de usuario: (1) el portapapeles que funciona de forma similar al portapapeles de Windows donde aparecen los últimos elementos que se han copiado pero que se borran al cerrar CIF-KM, (2) la bandeja de favoritos en la que se pueden pegar y conservar enlaces con aquellos elementos que se quieren usar o copiar posteriormente, y (3) la bandeja de documentos recientes que muestra enlaces con los elementos de la biblioteca que se han creado, publicado, modificado, o usado recientemente, por el usuario. 5 ARRASTRAR Y SOLTAR, COPIAR Y PEGAR Arrastrar y soltar, y copiar y pegar, además de servir para crear enlaces entre elementos e hipervínculos de acceso a elementos, tal como se ha descrito en el apartado anterior, tiene más alcance. · Si se arrastra y suelta uno o varios archivos de un disco, o bien una estructura de archivos y carpetas de un disco, o bien los E-mails de una lista del Outlook o Outlook Express, o un archivo adjunto de un E-mail, sobre el icono flotante de CIF-KM, que esta siempre visible en la pantalla cuando la aplicación CIF-KM está abierta, aparece el asistente de publicación de documentos en la biblioteca, que permite publicarlos en la biblioteca con los datos, parámetros y configuraciones deseadas. · Si se arrastra y suelta uno o varios archivos de un disco, o bien una estructura de archivos y carpetas de un disco, o bien los E-mails de una lista del Outlook o Outlook Express, o un archivo adjunto de un E-mail, sobre la pestaña de adjuntos de una acción o de un proceso se replicarán en ellos como archivos adjuntos. 6 EL ICONO FLOTANTE DE CIF-KM Cuando se tiene la aplicación abierta en la pantalla aparece un icono flotante que se sitúa por encima de cualquier ventana de Windows. Este icono tiene dos funcionalidades: · Si se arrastra y suelta un archivo sobre él aparece el asistente de publicación, tal como se ha descrito en el apartado anterior. · Permite acceder al menú de la aplicación CIF-KM haciendo "clic" en la flecha de la parte izquierda del mismo. La biblioteca y acciones y procesos muestran grandes sinergias. En efecto, con independencia de que pueden establecerse enlaces entre elementos de la biblioteca y acciones y procesos, la realidad demuestra que no toda la información documentada en un archivo es clasificable o interesa clasificarla en la biblioteca. Mucha información documentada sólo tiene valor en el contexto de una acción o de un proceso. Por ejemplo, cuando hemos asistido a una reunión y hemos tomado notas y en relación a ella tenemos que hacer gestiones, entonces crearemos una acción que nos auto-asignaremos, escanearemos las notas manuscritas, y adjuntaremos el archivo resultante a la acción suelta o integrada en un proceso. Lo mismo puede hacerse con muchos de los E-mails recibidos o enviados, y con las notas tomadas de una conversación telefónica. Estos tipos de documentos sólo tienen sentido en el contexto de una acción y formarán parte del contenido de ella. 7 LAS PLANTILLAS Tanto para crear documentos de la biblioteca como para crear acciones y procesos se puede disponer de configuraciones predefinidas de parámetros y datos, que se denominan plantillas de publicación y plantillas de procesos, respectivamente. Estas últimas pueden de acciones sueltas y de los conjuntos de acciones que conforman un proceso. En cada plantilla figuran los usuarios o grupos de usuarios que puede configurarla y los que la tienen a su disposición para utilizarla, así como que datos y parámetros de la configuración pueden o no ser modificados cuando se utiliza. Las configuraciones de las plantillas pueden ser invocadas desde los asistentes de publicación y de creación de acciones y procesos escribiendo su nombre o parte del mismo en la caja de texto correspondiente, o bien arrastrando y soltando, o copiando y pegando la plantilla en dichas cajas de texto, o sobre un archivo para su publicación en la biblioteca. También pueden copiarse enlaces con las plantillas utilizando el portapapeles y pegarse en la bandeja de favoritos de CIF-KM mencionados anteriormente. Las plantillas de acciones y de procesos pueden ser periódicas, es decir, que se activen automáticamente creando una acción o proceso en base a su configuración con una periodicidad predeterminada. 8 CÓMO PUBLICAR ARCHIVOS EN LA BIBLIOTECA DE CIF-KM Al asistente de publicación se accede mediante alguno de los procedimientos siguientes: · Arrastrando y soltando uno o varios archivos situados en un disco duro con el puntero del ratón sobre el icono flotante. · Con la opción de menú "enviar a CIF-KM" del botón derecho del ratón situando previamente el puntero sobre un archivo de un disco. Los archivos se pueden publicar de uno en uno o bien en lotes. En el asistente de publicación se pueden utilizar plantillas de publicación con configuraciones predefinidas de datos y parámetros y también se puede reutilizar la configuración de la publicación que haya precedido. Un archivo de un disco puede estar enlazado con un documento de la biblioteca de CIF-KM (en su nombre aparece un código entre corchetes con varias letras y números). En este caso, si se publica en la biblioteca tal como se ha indicado en los párrafos anteriores, ya no se abrirá el asistente de publicación, sino que se producirá automáticamente la sustitución de su archivo homólogo en la biblioteca si el usuario esta autorizado. 9 LA CARPETA DE "ARCHIVOS TEMPORALES SINCRONIZADOS CON CIF-KM" · Los archivos que el usuario descarga de la biblioteca y abre directamente (botón "ver") se sitúan el esta carpeta del disco local (en lugar de una carpeta genérica de archivos temporales de Windows) enlazados con su homólogo de la biblioteca. De esta manera cada vez que lo modificamos y accionamos el botón "GUARDAR" de la aplicación de Windows que el usuario esté utilizando para abrir el archivo, este se modificará en dicha carpeta y simultáneamente se sincronizará con su homólogo de la biblioteca. El resultado es que para el usuario el archivo simplemente se descarga de la biblioteca, se modifica y se guarda. · Si un archivo nuevo no enlazado con ninguno de la biblioteca, que está abierto con la aplicación correspondiente, lo "GUARDAMOS COMO" en dicha carpeta, se abrirá el asistente de publicación de CIF-KM para que se introduzcan la configuración de datos y parámetros para su publicación en la biblioteca. Una vez así publicado y en consecuencia enlazado con su homólogo de la biblioteca, cada vez que realicemos cambios en el archivo y accionemos el botón "GUARDAR" su homólogo de la biblioteca se sincronizará automáticamente con él. 10 CÓMO ORGANIZARSE CIF-KM permite asignar a cada elemento de la biblioteca, acción, proceso, y contacto, múltiples atributos y múltiples categorías. La cuestión es organizarse desde el principio mediante criterios suficientes pero lo mas simples que sea posible y que sean bien ya compartidos por todos los usuarios o fáciles de implantar. En primer lugar, es recomendable crear la tipología básica que delimite los GRANDES ÁMBITOS de la documentación que se guardará en la biblioteca y de las acciones y procesos que se crearán. Esta tipología básica en CIF-KM se la ha denominado tipo de documento, tipo de acción y tipo de proceso. Aunque CIF-KM posee un buscador potente, un cierto orden general inicial facilita enormemente el trabajo posterior. Los tipos básicos de documento deben referirse a unos pocos conceptos claros y fáciles de identificar por todo el mundo, tales como, por ejemplo, las distintas áreas de la empresa. En particular en la biblioteca se puede distinguir entre: (1) LA DOCUMENTACIÓN DE CONOCIMIENTOS que se refieren a informes, modelos de escritos, y a cualquier documento que contiene algún tipo de valor para la empresa, que puede estar o no, además, categorizada mediante sistemas de clasificación. (2) LA DOCUMENTACIÓN DE GESTIÓN que se refiere a la contable, comercial, de calidad, etc., que es necesario conservar, y que en general no estará categorizada sino que puede estar relacionada con referencias externas (los atributos externos que más adelante se mencionan) procedentes de las aplicaciones de gestión de la empresa. La biblioteca puede utilizarse, no sólo para conservar los conocimientos y experiencias de la empresa lo es una de sus finalidades principales, sino también, si se ha definido adecuadamente la tipología básica mencionada, para el archivo de la documentación de gestión. Todos los elementos de CIF-KM (biblioteca, acciones y procesos, contactos, usuarios) se pueden clasificar mediante categorías y atributos. El funcionamiento y la utilidad de ambas formas de clasificar son distintos. · Las categorías se estructuran en forma de árboles. Son etiquetas clasificatorias con la característica de que si se buscan elementos en una categoría (aparte de otros parámetros de filtro) implícitamente se está también buscando por todas las categorías de sus ramas dependientes. No todo es categorizable. En general sólo lo serán determinados tipos de documentos con contenido de conocimientos al que le sea de aplicación una específica taxonomía compartida por el grupo de personas que accede a ellos. La dificultad de difundir los criterios de clasificación de los árboles de categorías a toda la organización, especialmente si son complejos, hace que su utilidad como herramienta generalizada sea limitada. No obstante: (1) en áreas concretas donde todas las personas ya tienen interiorizados unos determinados tipos de clasificación, la utilización de categorías es útil por su versatilidad y flexibilidad, ya que permite clasificar simultáneamente bajo diferentes criterios. (2) En CIF-KM los árboles de categorías están asociados a grupos de usuarios que delimitan quiénes pueden visualizar y utilizar cada árbol de categorías. Esto permite que las categorías también se puedan usar como etiquetas, por ejemplo para reunir objetos de CIF-KM bajo una misma etiqueta, por usuarios para su uso personal o bien para uso de un grupo reducido de usuarios con los que se comparten un mismo criterio de selección. · Los atributos son sistemas planos de clasificación que pueden consistir en: (1) valores o textos predefinidos, (2) fechas, (3) números, y (4) en atributos externos que son referencias a datos e información procedente y gestionada por otras aplicaciones de gestión de la empresa, lo que es de gran utilidad para archivar la documentación de gestión en la biblioteca y para las acciones y procesos. Por ejemplo, se utilizarán como atributos externos: o En el área de personal las listas de empleados. o En el área comercial las listas de clientes o En el área de compras las listas de proveedores Una gran ventaja de los atributos es que pueden seleccionarse mediante buscadores rápidos escribiendo el nombre o parte de mismo para filtrar las referencias a atributos. Así se puede trabajar con listas de miles de referencias como pueden ser los listados de clientes, de proveedores, de asientos contables, etc., y por ello los atributos son adecuados para clasificar todo lo referente a la gestión (documentos, acciones y procesos). Al seleccionar las referencias a atributos externos se pueden visualizar todos los datos que convenga de la referencia externa para facilitar su identificación y selección. 11 ESTRUCTURA DE LA GUÍA DEL USUARIO La guía del usuario está estructurada de la siguiente manera: 1.1 GUÍA PRINCIPAL : Introducción: CÓMO TRABAJAR Y ORGANIZARSE EN CIF-KM Parte 1: GESTIÓN DOCUMENTAL - LA BIBLIOTECA DE CIF-KM Parte 2: ACCIONES Y PROCESOS 1.2 APÉNDICES : Apéndice 1: CERTIFICADOS DIGITALES EN CIF-KM Apéndice 2: CREDENCIALES, CERTIFICADOS DE CIFRADO Y DE FIRMA ELECTRÓNICA Apéndice 3: ENTRA POR PRIMERA VEZ EN CIF-KM Apéndice 4: PUBLICAR EN LA BIBLIOTECA DE CIF-KM Apéndice 5: PLANTILLAS DE PUBLICACIÓN Apéndice 6: TIPOS DE DOCUMENTO Y ATRIBUTOS Apéndice 7: GRUPOS Y POSICIONES DEL ORGANIGRAMA Apéndice 8: ÁRBOLES DE CATEGORÍAS ________________________________________ GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 8 ÁRBOLES DE CATEGORÍAS 1. AGRUPAR, CLASIFICAR, Y CONCEDER PERMISOS Y FACULTADES..................................................2 2. LOS ÁRBOLES DE CATEGORÍAS.............................................................................................................2 3. REGLAS FUNCIONALES DE LAS CATEGORÍAS.....................................................................................3 4. ACCESO A LOS ÁRBOLES DE CATEGORÍAS..........................................................................................4 5. CREAR NUEVA CATEGORÍA.....................................................................................................................5 6. AÑADIR Y ELIMINAR GRUPOS DE UN ÁRBOL DE CATEGORÍAS.........................................................5 7. MOVER PARTES DE UN ÁRBOL DE CATEGORÍAS................................................................................7 8. CATEGORIZAR ELEMENTOS....................................................................................................................8 8.1. CATEGORIZAR ELEMENTOS DESDE LA FICHA DE UNA CATEGORÍA.........................................9 8.1.1. FACULTADES NECESARIAS DEL USUARIO.............................................................................9 8.1.2. PROCEDIMIENTO PARA CATEGORIZAR..................................................................................9 8.2. CATEGORIZAR DESDE LA FICHA DE UN ELEMENTO...................................................................11 CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 1 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 8 1. AGRUPAR, CLASIFICAR, Y CONCEDER PERMISOS Y FACULTADES A diferencia de los sistemas tradicionales en que las carpetas (los antiguos directorios) se utilizan a la vez para agrupar, clasificar, y determinar quién puede acceder al contenido y con qué facultades, en CIF-KM esas funciones se han asignado a distintos instrumentos: Las carpetas sirven para agrupar contenidos con nombres propios, y están referidas a asuntos concretos. Por ejemplo, los documentos asociados con un cliente, con un proyecto, etc. Las carpetas permiten un tratamiento común de su contenido (copiar, replicar, etc.). Las carpetas no son el instrumento más adecuado para clasificar por conceptos. Sin darnos cuenta mezclaremos distintos criterios de clasificación, lo cual acabará siendo complejo y poco práctico. La limitación es debida a que el contenido dentro de cada estructura de carpetas es único. Si se quiere clasificar con varios criterios habrá que replicar contenidos en diferentes estructuras de carpetas Los atributos y las categorías sirven para clasifica por conceptos, según múltiples criterios. Cada árbol de categorías debe responder a un único criterio de clasificación, ya que al poderse asignar múltiples categorías a un mismo elemento, se puede conseguir la complejidad que se desee en cada caso. Por ejemplo, combinando una lista de 50 años, con otra de 12 meses, con otra de 31 días, se consigue una posible matriz de 18.600 fechas. Es un espacio multidimensional. Los grupos de usuarios para determinar quién tiene derecho de acceso a cada contenido y con qué facultades. Por ello, en CIF-KM habrá usuarios que sólo puedan ver parte del contenido de una carpeta. 2. LOS ÁRBOLES DE CATEGORÍAS Sirven para clasificar los documentos, carpetas, direcciones URL, contactos, y usuarios. Las categorías se organizan por tipos o criterios de clasificación, construyéndose para cada uno una estructura en árbol. Pueden vincularse varias con un mismo elemento sin ningún límite, para conseguir una clasificación del mismo por diferentes criterios. Evidentemente, aunque la aplicación no lo distingue, los criterios de clasificación de documentos, de contactos, y de usuarios, probablemente serán diferentes, siendo decisión de la empresa como organizarlo. Cada árbol de categorías está vinculado con uno o varios grupos de usuarios. El vínculo significa que cualquier usuario con facultades en el grupo podrá visualizarlas y utilizarlas, bien para clasificar cualquier elemento publicado en el que tenga facultad de publicar, o bien para filtrar en las búsquedas. La vinculación de los árboles de categorías con grupos, por tanto, no significa que se circunscriba la utilización de aquellos a los elementos vinculados con esos grupos, sino que esos grupos delimitan qué usuarios pueden utilizar las correspondientes categorías. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 2 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 8 Esto permite, por ejemplo, que un usuario haya creado para sí un grupo de trabajo personal, en el que tiene el nivel administrar, con el que vincula árboles de categorías para sus uso personal, con los que puede clasificar para sí cualquier elemento publicado. Para los demás usuarios esta clasificación personal de aquel no existe, ni interfiere con las de la empresa, ni con las que esos otros usuarios pueden tener para su uso también personal. Los árboles de categorías pueden ser creados, modificados, vinculados y desvinculados, por los usuarios con el nivel administrar en los grupos correspondientes. Se menciona en otro APÉNDICE de esta guía que los atributos pueden estar vinculados con árboles de categorías (cada atributo con un solo árbol de categorías). Los árboles de categorías que se pueden vincular con los atributos sólo son los que están vinculados con el grupo general, que es un grupo del organigrama al que pertenecen todos los usuarios, con el objeto de que dichos árboles puedan ser visualizados y utilizados por todos los usuarios. La figura siguiente permite mostrar como combinando carpetas y categorías se puede facilmente organizar lo que en la práctica sería imposible de estructurar sólo utilizando carpetas, con la ventaja añadida de que las categorías, además, pueden responder tanto a criterios personales del usuario, como compartidos (de la empresa, de un área, etc.) 3. REGLAS FUNCIONALES DE LAS CATEGORÍAS 1ª. Si se busca por una categoría, implícitamente se está también buscando por todas las demás categorías del mismo árbol dependientes de aquella, directa o indirectamente. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 3 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 8 2ª. Si se pega una categoría a una carpeta, implícitamente estará también pegada a sus contenidos o anexos, tanto directos como indirectos. Lo mismo ocurre con los anexos de los documentos y direcciones URL 4. ACCESO A LOS ÁRBOLES DE CATEGORÍAS El usuario puede acceder a los árboles de categorías a través del menú del icono flotante, tal como se muestra en la figura siguiente. En la ventana de la izquierda se muestran las categorías principales. Estas son las cabeceras de cada árbol de categorías, que se corresponden con los diferentes criterios de clasificación. Las categorías principales están vinculadas con uno o más grupos de usuarios. Cada usuario puede ver sólo las categorías principales que están vinculadas con los grupos de usuarios a los que él tiene acceso. Las demás categorías principales con sus correspondientes árboles para él no existen. Tal como ya se ha dicho, el vínculo significa que cualquier usuario perteneciente al grupo podrá visualizar y utilizar las categorías dependientes del mismo árbol, bien para clasificar cualquier elemento publicado en el que tenga facultad de publicar, o bien para filtrar las búsquedas. Seleccionando con el ratón una categoría principal, aparece el correspondiente árbol, encabezado por ella, en la ventana de la derecha. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 4 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 8 Los botones de la parte superior izquierda permiten: (1) crear una nueva categoría, (2) editar la ficha de una categoría existente previamente seleccionada con el ratón en el árbol de la ventana de la derecha, y (3) categorizar un elemento ya publicado con una categoría del árbol de la ventana de la derecha previamente seleccionada 5. CREAR NUEVA CATEGORÍA Se hace “clic” en el botón nueva categoría de la figura anterior y aparece el cuadro de dialogo de la figura siguiente. Si se había seleccionado previamente una categoría del árbol de la ventana de la derecha, esta ya aparece en el cuadro de dialogo elegida como categoría de la que la que se está creando va a depender directamente (categoría superior). En todo caso el usuario siempre puede marcar, en la casilla de la parte superior izquierda del cuadro de dialogo, que desea crear una categoría principal, es decir, que sea cabecera de un árbol de categorías. En este caso aparece en la parte inferior del cuadro de dialogo una ventana para añadir los grupos que se desean vincular con la categoría. El usuario, en el cuadro de dialogo, sólo puede añadir grupos de usuarios en los que tenga facultades del nivel administrar. 6. AÑADIR Y ELIMINAR GRUPOS DE UN ÁRBOL DE CATEGORÍAS La categoría principal es la que se vincula con los grupos de usuarios, con el significado de que todo el árbol de categorías dependiente de ella estará disponible por los usuarios que pertenecen o tienen facultades en el grupo. La vinculación se puede realizar desde la ficha de la categoría principal, o bien desde la ficha del grupo usuarios, con sus respectivos botones añadir y/o eliminar, tal como muestran las figuras. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 5 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 8 CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 6 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 8 7. MOVER PARTES DE UN ÁRBOL DE CATEGORÍAS Las categorías de los árboles de categorías, que no sean categorías principales, pueden moverse y situarse debajo de otras categorías del mismo u otros árboles de categorías. Con el desplazamiento se arrastran también todas las categorías dependientes directa o indirectamente de la categoría que se mueve. Mover categorías no afecta, en ningún modo, a los vínculos preexistentes de las categorías con elementos publicados. En esta operación hay que recordar que sólo los que tengan facultades del nivel administrar en alguno de los grupos vinculados con los árboles de categorías de origen y de destino podrán realizar dicha operación, ya que son los únicos que pueden crear y modificar árboles de categorías vinculados con dichos grupos. Los demás usuarios que tengan otras facultades en dichos grupos podrán utilizar las categorías pero no modificar los árboles de ellas. La posibilidad de reorganizar los árboles de categorías, si bien con las limitaciones mencionadas en el párrafo anterior, permite distribuir el trabajo de crear un árbol de manera modular y luego ensamblar los árboles parciales. Evidentemente todas las personas participantes deberán estar durante el trabajo con nivel administrar en un grupo creado “ad-hoc”. Luego se pueden añadir los grupos para el uso del árbol, una vez ensamblado. Para mover una categoría, el usuario con nivel administrar debe realizar las operaciones que se muestran en la figura. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 7 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 8 A continuación aparece de nuevo la lista de árboles de categorías para seleccionar en el mismo o en distinto árbol la categoría de destino de la que se quiere hacer depender la que se mueve. Después de aceptar aparece de nuevo la ficha de la categoría mostrando como categoría superior la seleccionada como destino (ver figura), y si todo es correcto se hace “clic” en grabar cambios. 8. CATEGORIZAR ELEMENTOS En la guía de conceptos se describe como se añaden categorías cuando se publica un elemento mediante el asistente de publicación. Por tanto, aquí se describe como se añaden o modifican las categorías vinculadas con un elemento ya publicado. Se puede realizar de dos maneras distintas: (1) seleccionando una categoría de un árbol de categorías y utilizando el botón categorizar, y (2) desde la ficha del elemento publicado. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 8 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 8 8.1. CATEGORIZAR ELEMENTOS DESDE LA FICHA DE UNA CATEGORÍA Este procedimiento interesa cuando se quieren categorizar simultáneamente, con una única categoría, varios elementos que se seleccionan. Seleccionada una categoría de un árbol, esta se puede añadir a documentos, carpetas, direcciones URL, y a contactos y a usuarios. 8.1.1. FACULTADES NECESARIAS DEL USUARIO Para documentos, carpetas, direcciones URL, el usuario actor debe tener la facultad de publicar en alguno de los grupos con los que el elemento está vinculado. Para contactos, el usuario actor debe tener también la facultad de publicar en alguno de los grupos con los que el contacto está vinculado. Para categorizar usuarios, el actor debe ser, bien el mismo, o si quieren añadir categorías a la ficha de otros usuarios deberá estar posicionado en el organigrama por encima, directa o indirectamente, en línea ascendente, de las posiciones de esos otros usuarios, o bien estando el actor en alguna posición esos otros no estén en ninguna posición del organigrama. 8.1.2. PROCEDIMIENTO PARA CATEGORIZAR Se selecciona de un árbol la categoría que se quiere añadir a otros elementos, y se hace “clic” en el botón categorizar, tal como se muestra en la figura, apareciendo el cuadro de dialogo para categorizar. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 9 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 8 En el cuadro de dialogo para categorizar aparecen tres pestañas: usuarios, documentos, contactos, que permiten elegir el tipo de elemento que se quiere categorizar, tal como se muestra en la figura siguiente. El orden de actuación es el siguiente: En el cuadro de dialogo para categorizar se selecciona la pestaña que corresponde al tipo de elemento al que se le quiere añadir la categoría. En la figura es la de documentos. Haciendo “clic” en el botón añadir aparece un buscador para, con los correspondientes parámetros de filtro, obtener la lista de resultados de la búsqueda desde donde se pueden seleccionar los elementos que se quieren categorizar. ,, Los elementos se seleccionan con el ratón en la ventana superior del cuadro de dialogo de resultados de la búsqueda, y haciendo doble “clic” sobre ellos, o bien seleccionándolos y haciendo “clic” en el botón añadir seleccionado, se traspasan a la ventana inferior del mismo cuadro de dialogo. Con el botón aceptar los elementos seleccionados se incorporan a la ventana de la pestaña elegida del cuadro de dialogo para categorizar. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 10 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 8 Una vez haya finalizado la incorporación de elementos en la ventana de las pestañas, el proceso concluye haciendo “clic” en el botón grabar cambios del cuadro de dialogo para categorizar. 8.2. CATEGORIZAR DESDE LA FICHA DE UN ELEMENTO Este procedimiento interesa cuando se quieren modificar simultáneamente varias categorías, que se seleccionan, vinculadas con un único elemento previamente elegido. Las facultades necesarias para el usuario actor, como es lógico, son las mismas que se han mencionado en el epígrafe 8º).1.1., anterior. Para realizar el proceso se parte de la ficha del elemento elegido, a la que se puede acceder desde el buscador correspondiente. En la figura siguiente elegimos una ficha de documento. Para usuarios, y contactos el proceso de añadir categoría desde la ficha sería idéntico. El orden de actuación es el siguiente: En la ficha de documento se selecciona la pestaña categorías. En la pestaña categorías se hace “clic” en el botón añadir, y aparecerá un cuadro de dialogo con los árboles de categorías, tal como se muestra en la figura siguiente. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 11 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 8 En el cuadro de dialogo se seleccionan sucesivamente los árboles de categorías que contienen categorías que se quieran añadir al documento. ,, Las categorías se seleccionan, con el ratón, en la ventana superior derecha del cuadro de dialogo, en la que se despliega el árbol de categorías elegido, haciendo doble “clic” sobre ellas, o bien seleccionándolas y haciendo “clic” en el botón añadir categorías sel. en el árbol , las categorías se traspasan a la ventana inferior del mismo cuadro de dialogo. Con el botón aceptar las categorías seleccionadas se incorporan a la ventana de la pestaña categorías de la ficha del documento, tal como muestra la figura previa a la anterior. Una vez ha finalizada la incorporación de categorías en la ventana de la pestaña categorías de la ficha de documento, el proceso concluye haciendo “clic” en el botón grabar en dicha ficha, quedando así las categorías vinculadas con el documento. _________________________________ CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 12 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 7 GRUPOS DE USUARIOS Y POSICIONES DEL ORGANIGRAMA 1. COLECTIVOS DE USUARIOS....................................................................................................................2 2. LOS “GRUPOS DE USUARIOS”.................................................................................................................2 2.1. FINALIDAD DE LOS GRUPOS............................................................................................................3 2.2. NIVELES EN LOS GRUPOS...............................................................................................................3 2.3. TIPOS DE GRUPOS...........................................................................................................................4 3. LAS AGRUPACIONES DE GRUPOS..........................................................................................................6 4. LAS POSICIONES DEL ORGANIGRAMA..................................................................................................6 5. EL ACCESO A LOS “GRUPOS DEL USUARIO”........................................................................................7 6. EL ACCESO A LAS “POSICIONES” Y A LOS “GRUPOS” DEL ORGANIGRAMA.....................................9 CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 1 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 7 1. COLECTIVOS DE USUARIOS Los grupos de usuarios y las posiciones del organigrama de la empresa sirven para definir colectivos de usuarios. Cualquier usuario puede estar situado simultáneamente en diferentes grupos y posiciones y estas a su vez pueden tener múltiples usuarios. Los grupos y las posiciones tienen funcionalidades específicas en relación con la publicación de elementos, pero también sirven para definir colectivos de usuarios en otras partes de la aplicación, tales como procesos y acciones, plantillas, mensajes y foros. En estos últimos casos los grupos y las posiciones se utilizan como meros medios para definir colectivos de usuarios. 2. LOS “GRUPOS DE USUARIOS” Los grupos de usuarios son colectivos que pueden estar compuestos por usuarios expresos, y por usuarios implícitos porque están en otros grupos de usuarios y en posiciones del organigrama de la empresa que se han incorporado a aquel grupo como colectivos. La integración en un grupo de usuarios de otro grupo o de una posición tiene el único significado de incorporar los colectivos de estos últimos en aquel, sin que aporten al primero ninguna otra característica. Es exactamente lo mismo que si se hubieren incorporado directamente los usuarios concretos de los grupos y/o las posiciones incorporadas. NOTA. La posibilidad de que se incorporen posiciones y grupos en otros grupos de usuarios facilita el trabajo de creación de los grupos así como su mantenimiento. Un ejemplo lo pone en claro. Imaginemos unos procesos repetitivos definidos en una plantilla de procesos, en los que intervienen personas de distintas áreas y responsabilidades de la empresa. En este caso será recomendable que el colectivo de los procesos esté integrado por otros colectivos (grupos y posiciones) definidos por las diferentes áreas que participan en el proceso, en lugar de que en aquel se incorporen las personas concretas. De esta manera cualquier cambio de personas que se produzca en alguna área que incida en los participantes de los procesos, será efectuada en la respectiva área, sin que sea necesaria la intervención de las personas que coordinan los procesos. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 2 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 7 2.1. FINALIDAD DE LOS GRUPOS Los grupos de usuarios tienen tres finalidades: Definir colectivos de personas cuando son utilizados como componentes de otros grupos de usuarios, en los procesos y acciones, plantillas de todo tipo y foros. La función del colectivo está determinada por el contexto del sitio donde se sitúa el grupo. Determinar el ámbito de visibilidad de los elementos publicados (documentos, direcciones URL, carpetas, contactos). El ámbito de visibilidad de cualquier elemento publicado queda definido por los grupos de usuarios que se vinculan con el elemento. El elemento publicado sólo existe para esos usuarios que forman parte de dichos grupos vinculados con el elemento. Los demás usuarios no verán el elemento ni los enlaces con él desde otros elementos, para ellos es como si no estuviera publicado. Cualquier elemento que se publique deberá vincularse como mínimo con un grupo de usuarios, aunque puede estar vinculado con múltiples grupos simultáneamente. Establecer los niveles de los usuarios, que determinan las facultades de cada uno en relación con los elementos publicados con los que el grupo está vinculado directamente. Cuando un grupo de usuarios o una posición del organigrama se han incluido en otro grupo, los niveles de los usuarios son los que se hayan fijado específicamente en ese otro grupo y no los que pudieran existir en los que han definido los colectivos. 2.2. NIVELES EN LOS GRUPOS En cada grupo de usuarios, en relación con los elementos publicados vinculados con el grupo, hay tres niveles de facultades de los usuarios. NIVEL ADMINISTRAR. Faculta para incluir y excluir a otros usuarios en el grupo y asignarles un nivel, incluido el propio de administrar. Como facultades derivada de la anterior pueden: (1) visualizar el historial las sus actuaciones realizadas en el "grupo de usuarios", (2) crear árboles de categorías vinculadas con el grupo de usuarios, y (3) crear foros de discusión para el grupo de usuarios. NIVEL PUBLICAR. Faculta para publicar, modificar, y eliminar datos y contenidos de los elementos publicados que se vinculen con el grupo y publicar noticias vinculadas con el grupo. NIVEL VISUALIZAR. Faculta para ver, utilizar, y en su caso descargar, los elementos publicados que están vinculados con el grupo, pero no modificarlo ni añadir nada nuevo. Cuando un usuario puede acceder a un elemento publicado porque está vinculado con varios grupos a los que pertenece de forma expresa o implícita, podrá modificar dicho elemento si tiene el nivel publicar el alguno de ellos. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 3 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 7 El nivel de cada usuario en el grupo es únicamente el que le haya asignado expresa y directamente por algún administrador del grupo, sin que tengan nada que ver los niveles que pueden ostentar los usuarios implícitos en los grupos que se hayan incorporado a aquel. NOTAS 1ª. El usuario que crea un grupo de usuarios inicialmente por defecto aparecerá incluido con el nivel administrar, aunque no se haya puesto expresamente en él, aunque haya incluido a otros usuarios con dicho nivel administrar. 2ª. Cualquier usuario puede auto-excluirse de un grupo de usuarios al que pertenezca expresamente, aunque no tenga nivel administrar en él. 3ª. El usuario puede visualizar las fichas, con todos sus datos, de los grupos a los que pertenece expresa o implícitamente, o bien que dependen de una posición suya del organigrama. Por el contrario, de los demás grupos sólo puede visualizar el colectivo de usuarios que lo compone. 2.3. TIPOS DE GRUPOS Los grupos de usuarios pueden: Depender de posiciones del organigrama de la empresa (grupos del organigrama). En este caso las facultades de administrar se extienden, además, a todos los usuarios que estén situados en posiciones de las que el grupo depende directa o indirectamente. El grupo general, que es creado por la aplicación, es un grupo del organigrama al que se incorporan todos los usuarios automáticamente al darse de alta en el sistema. Los usuarios con las facultades del nivel administrar en ese grupo general tienen, además de las propias de administrador de grupo, la posibilidad de crear, modificar, y eliminar, tipos de documento, tipos de procesos y acciones, tipos de contactos, y atributos. Ser independientes del organigrama (grupos de trabajo). Ambos tipos de grupos, que son excluyentes entre sí, tienen idénticas características y funcionalidades, salvo que en los grupos del organigrama las personas situadas en posiciones de las que el grupo depende directa o indirectamente poseen las mismas facultades del nivel administrar, con respecto al grupo, aunque no pertenezcan expresamente al mismo (administradores implícitos del grupo de usuarios). Grupos de cifrado son aquellos que han sido marcados como “cajas de seguridad” para que se vinculen con ellos los archivos que se envían cifrados a CIF-KM. - Condiciones del grupo de cifrado. Para que un grupo pueda ser marcado de cifrado, son condiciones necesarias: (1) que todos sus usuarios sean expresos en el grupo (no implícitos porque estén en otros grupos o posiciones que se han incorporado al grupo), y (2) que todos los usuarios tengan señalado su certificado de cifrado. Los grupos de cifrado pueden ser tanto grupos del organigrama como grupos de trabajo, mencionados anteriormente. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 4 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 7 En el caso de que se trate de un grupo del organigrama, la condición de que todos sus usuarios expresos tengan certificado de cifrado, se extiende, además, a todos los usuarios que estén situados en posiciones de las que el grupo dependa directa o indirectamente, ya que esos usuarios tienen las facultades del nivel administrar con respecto al grupo - Características del grupo de cifrado. Los grupos de cifrado tienen la característica de que cuando un usuario cambia su certificado, o bien cuando un administrador del grupo incorpora o excluye a un usuario en el mismo, la aplicación CIF-KM, sin carga para ningún usuario, realiza todas las operaciones necesarias para que en todo momento los archivos cifrados, vinculados con el grupo, puedan ser descifrados por los usuarios, y sólo por ellos, que puedan acceder al archivo a través del grupo, con sus respectivas claves privadas de su certificado de cifrado, que sólo ellos poseen. Los archivos que un usuario envía cifrados al sistema pueden también vincularse con grupos que no sean de cifrado, pero en este caso los usuarios que no tengan señalado su certificado de cifrado, podrán ver que existen los archivos, y visualizar su ficha, pero no podrán descifrarlos. Además, en este caso cuando si un usuario cambia su certificado o un administrador incorpora o excluye a un usuario, la aplicación no realiza ninguna de las operaciones descritas en el párrafo anterior. ICONOS Cuando el usuario visualiza sus grupos, en función del tipo de grupo y según el nivel del usuario en ellos, estos se le muestran con iconos diferentes. Estas representaciones son: Grupo en el que el usuario tiene nivel visualizar. Grupo de trabajo en el que el usuario tiene nivel publicar. El color azul indica, además, que es un grupo de trabajo Grupo de trabajo en el usuario tiene nivel administrar y por ello también puede publicar. Grupo de cifrado, que es además grupo de trabajo, en el que el usuario tiene además el nivel administrar. Grupo del organigrama en el que el usuario tiene las facultades del nivel administrar, bien porque está expresamente en ese grupo con ese nivel, o bien porque está en una posición del organigrama de la que el grupo depende directa o indirectamente. El color gris indica, además, que es un grupo del organigrama. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 5 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 7 3. LAS AGRUPACIONES DE GRUPOS Las agrupaciones de grupos no tienen otra finalidad que la mera de agrupar, para que cada usuario pueda sistematizar su forma de visualizar sus listas de grupos. Las formas de agrupar son personales de cada usuario. En un epígrafe posterior se describe como se crean y editan las agrupaciones de grupos. 4. LAS POSICIONES DEL ORGANIGRAMA En la aplicación se puede definir un organigrama representado por un árbol de posiciones jerarquizadas. En cada posición pueden estar, ninguno, uno o más usuarios, y un mismo usuario puede estar simultáneamente en varias posiciones, sin ningún límite. Dependientes de cada posición pueden crearse, por los usuarios situados en ella o en alguna superior de la que aquella dependa, grupos de usuarios, que en el epígrafe anterior los hemos llamado grupos del organigrama. Cualquier usuario situado en una posición está facultado para: Situar a otros usuarios en su misma posición o en las dependientes. Dar de alta a usuarios, autorizar a otros usuarios que hayan perdido su credencial, visualizar el historial de actuaciones y dar de baja a usuarios que no estén situados en ninguna posición o sólo lo estén en posiciones iguales o inferiores. Ostentar las facultades del nivel administrar respecto de los grupos de usuarios dependientes, directa o indirectamente, de la posición. Extender y modificar el organigrama, con respecto de las posiciones y grupos dependientes de aquella, directa o indirectamente. NOTA. Es recomendable crear inicialmente el organigrama de la empresa o del área en la que se va a utilizar la aplicación. Todos los usuarios deberían estar situados, bien en posiciones o bien en grupos del organigrama según corresponda, en función de sus responsabilidades en la empresa o en el área correspondiente. Estas posiciones y grupos constituirán los colectivos más elementales que posteriormente se podrán integrar como células para formar parte de los grupos de trabajo que definen lo entornos de visibilidad de los elementos publicados, que participan en procesos y acciones, en foros, etc. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 6 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 7 De esta forma, cuando cambia una persona en un área, esta es sustituida o extraída de la célula elemental mencionada, por el usuario que corresponda situado en una posición adecuada y el sistema con todas sus interrelaciones queda ya actualizado y mantenido, pues todo es automático. 5. EL ACCESO A LOS “GRUPOS DEL USUARIO” El usuario accede a sus grupos en los que está él expresamente a través del menú del icono flotante tal como se muestra en la figura. AGRUPACIONES DE GRUPOS. El botón editar agrupaciones permite crear agrupaciones de grupos y modificar sus contenidos. El botón hace aparecer la misma ventana, pero en modo edición, lo que permite crear nuevas agrupaciones de grupos y reorganizar las existentes. Se muestra en la figura siguiente. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 7 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 7 Los botones de la parte superior de la ventana permiten crear una nueva agrupación, modificar el nombre de una seleccionada con el ratón, y eliminarla. La eliminación de una agrupación no elimina ningún grupo, sino que los desagrupa. Una vez finalizadas las agrupaciones y reagrupaciones hay que GRABAR CAMBIOS con el botón de la parte superior izquierda. ,, FICHA DE GRUPO DE TRABAJO. A una ficha de grupo de trabajo, en modo edición, se accede, bien haciendo “clic” en nuevo grupo de trabajo, o bien seleccionando uno ya existente, y haciendo “clic” en ver ficha del grupo sel…, o bien a través del menú contextual del botón derecho del ratón seleccionando la opción correspondiente. En la figura se muestra una ficha de grupo de usuarios. La ficha tiene marcado que es un grupo de trabajo (no depende de ninguna posición del organigrama) y que no es un grupo de cifrado. En este caso debido a que en el grupo, por un lado, el primer usuario que aparece en la ventana (López Díaz) no se ha asignado ningún certificado de cifrado, y por otro lado, no todos los usuarios son expresos, sino que hay usuarios implícitos procedentes de otro grupo de usuarios y de una posición del organigrama, este no puede ser un grupo de cifrado, por lo que la casilla de la marca está deshabilitada. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 8 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 7 Estas casillas y sus marcas son personales de cada usuario. Cada usuario puede marcarlas y desmarcarlas a su conveniencia. Indican al sistema que debe enviar un aviso (mensaje interno) al usuario cuando suceden los eventos que se han marcado. La pestaña permisos muestra, en su ventana, los usuarios tanto expresos, como procedentes de otros grupos y posiciones. Los usuarios se seleccionan de forma rápida marcando en los radios si se quiere introducir, bien un usuario específico, bien un grupo de usuarios, o bien una posición del organigrama. A continuación se teclea una parte del nombre en el espacio, y se pulsa INTRO. Entonces aparecerá una lista con las coincidencias, de donde se puede seleccionar lo que convenga. Los usuarios y colectivos (grupos y posiciones) se pueden también buscar e incorporar mediante un buscador completo con el botón añadir. Casillas para marcar el nivel que asignado a cada usuario en el grupo. Los que tienen el nivel administrar pueden también publicar. Los que no tienen marcado ninguna casilla tienen el nivel visualizar. Estas casillas, aunque son visibles por todos los usuarios, sólo están habilitadas para los que tienen las facultades del nivel administrar. 6. EL ACCESO A LAS “POSICIONES” Y A LOS “GRUPOS” DEL ORGANIGRAMA El usuario puede visualizar, tanto en línea ascendente como en líneas descendentes, la parte de la estructura del organigrama que le afecta porque está en una posición, o porque está en un grupo del organigrama. Cada usuario sólo puede visualizar el contenido de las fichas de posiciones en las que está situado y de las dependientes, sin perjuicio de que vea los iconos de las posiciones en línea ascendente del organigrama. El usuario puede acceder al organigrama y a las posiciones a través del menú del icono flotante, eligiendo la opción ventana principal de CIF-KM, tal como se muestra en la figura. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 9 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 7 En la pestaña posiciones de usuarios se muestra una ventana en la que se ve el organigrama de la empresa. Como se ha dicho antes, es recomendable que todos los usuarios estén situados en posiciones o en grupos del organigrama según corresponda a su responsabilidad, ya que estas posiciones y grupos constituirán los colectivos más elementales que posteriormente se podrán integrar como células para formar los grupos de trabajo que: (1) definen entornos de visibilidad de los elementos publicados, y (2) que participan en procesos y acciones, en foros, etc. En la parte superior de la ventana de posiciones y grupos, aparecen los botones que permiten, respectivamente, (1) crear una nueva posición, (2) editar una posición ya existente seleccionada con el ratón, (3) crear un nuevo grupo del organigrama, y (4) editar un grupo ya existente seleccionado con el ratón. Para crear una nueva posición, o un nuevo grupo del organigrama, es necesario haber seleccionado previamente la posición de la que aquellos van a depender. El usuario dentro del ámbito de las posiciones en las que está situado y de las dependientes de aquellas, tanto directa como indirectamente, podrá siempre reorganizar la estructura posteriormente. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 10 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 7 ICONOS La representación de las posiciones y grupos del organigrama es la siguiente. Posición en la que el usuario no está situado. Le aparecen en la estructura porque son posiciones en línea ascendente de otras o de grupos en los que sí está posicionado. Posición en la que el usuario está situado. Esto le faculta para organizar las líneas descendientes a partir de ella. Grupo al que el usuario pertenece expresamente con nivel visualizar. Grupo del organigrama en el que el usuario tiene nivel publicar. Grupo del organigrama en el que el usuario tiene facultades de administrar, bien porque está expresamente situado en él con nivel administrar, o bien porque está situado en una posición del organigrama de la que el grupo depende directa o indirectamente. Grupo de cifrado del organigrama en el que el usuario tiene facultades de administrar, bien porque está expresamente situado en él con nivel administrar, o bien porque está situado en una posición del organigrama de la que el grupo depende directa o indirectamente. Como se ha dicho antes, en los grupos de cifrado del organigrama, la condición de que todos sus usuarios expresos tengan certificado de cifrado, se extiende, además, a todos los usuarios que estén situados en posiciones de las que el grupo dependa directa o indirectamente, ya que esos usuarios tienen las facultades de administrar respecto a él. Habiéndose seleccionado una posición con el ratón, haciendo “clic” en el botón nueva posición, situado en la parte superior de la ventana del organigrama, aparece una ficha de posición vacía que dependerá de aquella. En la figura siguiente se muestra la ficha de una posición ya creada. En ella se muestran los usuarios posicionados en ella, y los grupos directamente dependientes. Además, muestra el botón mover que le permite trasladar la posición en el organigrama, para cubrir los supuestos de las reorganizaciones. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 11 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 7 La posición superior es la que se seleccionó con el ratón al ser creada (antes de hacer “clic” en el botón nueva posición). En la parte inferior de la ficha aparecen dos pestañas que muestran sendas ventanas que muestran: (1) los usuarios situados en la posición y (2) los grupos que dependen directamente de la posición. Haciendo “clic” en el botón mover aparece de nuevo el organigrama, pero sólo con las posiciones y no los grupos, tal como se muestra en la figura inferior, desde donde se puede elegir con el ratón una nueva posición que será la superior a la de la ficha después de mover la posición. Al mover una posición se arrastra con ella toda su estructura dependiente, posiciones y grupos dependientes directa o indirectamente de aquella. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 12 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 7 Volviendo a la ventana principal del organigrama de posiciones, habiéndose seleccionado con el ratón una posición del organigrama, haciendo “clic” en el botón nuevo grupo situado en la parte superior de la ventana, aparece una ficha de grupo. En la figura siguiente se muestra la ficha de un grupo del organigrama ya creado en la que aparece el botón mover grupo. La posición superior es la que se ha seleccionado con el ratón antes de hacer “clic” en el botón nuevo grupo. Haciendo “clic” en el botón mover grupo aparece de nuevo el organigrama, pero sólo con las posiciones sin los grupos, tal como se muestra en la figura inferior, en el que se puede elegir con el ratón una nueva posición, que será la nueva de la que dependerá el grupo de la ficha. Se ha marcado que es un grupo de cifrado, apareciendo por ello el candado cerrado que es su símbolo. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 13 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 6 TIPOS DE DOCUMENTO, DE PROCESO Y ACCIÓN, Y ATRIBUTOS Sólo están facultados para crear, modificar, y eliminar tipos de documentos, tipos de procesos y acción, y atributos, los usuarios que están en el grupo general con facultades del nivel administrar en dicho grupo. El grupo general es un grupo del organigrama al que pertenecen todos los usuarios, que depende de la posición principal del mismo. La razón del vínculo de los elementos anteriores con el grupo general es que son elementos que están a disposición de todos los usuarios, para basar en ellos la disciplina organizativa de la empresa. En esta guía de conceptos se ha indicado que las plantillas de publicación pueden incorporar un tipo de documento, y además imponer la obligatoriedad de cumplimentar los valores de determinados atributos. De esta forma se consiguen aplicar reglas y criterios de publicación uniformes en la empresa, o en áreas de la misma. Los tipos de documentos, tipos de procesos y acciones, al igual que las plantillas, se pueden asociar con atributos y pueden establecer la obligatoriedad de que los valores de estos últimos tengan que cumplimentarse. Por ello, en alguna medida podría pensarse que son herramientas redundantes, pero no lo son. En efecto, se trata de dos niveles distintos de actuación. Las plantillas son adecuadas para las actuaciones repetitivas con pocas variantes para el que publica. Los tipos de documentos, por ejemplo, permiten mayor discrecionalidad de selección por el usuario que publica. Los usuarios con facultad del nivel administrar en el grupo general pueden acceder al editor de esos elementos desde el menú del icono flotante, tal como se muestra en la figura. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 1 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 6 La estructura del editor está determinada por dos niveles de pestañas y sus correspondientes ventanas, que son los siguientes. Atributos en general Tipos de documentos --------- Atributos asociados Tipos de procesos -------- Atributos asociados Tipos de acciones -------- Atributos asociados Pestañas de 1º nivel Pestañas de 2º nivel 3º nivel (ventanas) Documentos y Procesos---- Usuarios y contactos -------- Tipos de atributos generales Tipos de contacto --------- Atributos asociados NOTAS. 1ª. Los atributos generales de la pestaña de documentos y procesos están a disposición de todos los usuarios y son de libre utilización, tanto en el asistente de publicación como en las plantillas de publicación. 2ª. Los atributos generales de la pestaña de usuarios y contactos están también a disposición de todos los usuarios y son de libre utilización, tanto para clasificar usuarios como contactos. 3ª. Los atributos, que están asociados con tipos de documentos son los mismos que los generales. Cuando se incorpora el tipo de documento que los posee al asistente de publicación o a una plantilla de publicación se incorporarán atributos asociados con aquel. Esta operación de incorporación es automática y simultánea con la del tipo de documento. Los atributos de cada tipo de documento pueden mostrar un valor por defecto, y además, pueden haber sido marcados para que sean obligatorios, es decir, no puedan quedar sin valor en el asistente. 4ª. Los atributos, que están asociados específicamente con tipos de procesos y acciones, y con tipos de contactos muestran una operativa y características similares a las descritas en el párrafo anterior. 5ª. Las características descritas en las notas anteriores resultan apropiadas cuando el usuario que va a publicar tiene criterio y discrecionalidad para poder determinar el tipo de documento directamente en el asistente de publicación, pero es conveniente que se incorporen automáticamente los atributos que deban cumplimentarse en función del tipo de documento elegido, y además, que los valores de algunos de aquellos no puedan quedar vacíos, para que se siga un criterio uniforme y se eviten errores o vacíos de clasificación. 6ª. Cuando el usuario que va a publicar debe repetir de forma metódica siempre los mismos criterios con un número muy reducido de variantes, lo apropiado es usar las plantillas de publicación, que también pueden incorporar tipos de documentos. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 2 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 6 En las figuras siguientes se muestran cada uno de los tipos mencionados con las combinaciones de pestañas. Se selecciona documentos y procesos (1º nivel) y Atributos (2º nivel) Haciendo “clic” en el botón nuevo atributo aparece el cuadro de dialogo de la figura inferior para crear uno nuevo tipo de atributo. Seleccionando uno de la lista de la ventana y haciendo “clic” en Ver ficha se edita la ficha de aquel para ser modificada, en su caso. Los tipos de atributos para los documentos están predefinidos para toda la empresa. Cada tipo de atributo tiene su nombre y un posible contenido a elegir en el asistente de publicación por el usuario que publica el documento. Este contenido del atributo puede ser: (1) un texto libre a incluir discrecionalmente por el publicador, (2) un texto o un número a elegir de entre varios predefinidos, (3) un número, (4) una fecha, (5) una categoría, y (6) en general cualquier valor que pueda extraerse o validarse en otra base de datos con la que esté vinculado el atributo. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 3 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 6 NOTA. Los atributos de CIF-KM pueden interactuar con otras bases de datos para la extracción o validación de valores. Por ejemplo, los tipos de atributo que aparece en la figura bajo la denominación Cliente y Expediente están posiblemente relacionados con las bases de datos de los clientes y de los expedientes de la empresa. Al hacer “clic” en el espacio de la columna valor del atributo se accede directamente a las bases de datos correspondientes para extraer y/o validar la información que se introduce como atributo. Se selecciona documentos y procesos en el 1º nivel, y tipos de documentos en el 2º nivel. Se selecciona un tipo de documento de la lista y se edita su ficha con el botón ver ficha. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 4 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 6 (1). En la ficha de tipo de documento se pueden marcan los requeridos en la casilla correspondiente que son los que deberán ser obligatoriamente cumplimentados con un valor, en el asistente de publicación que incorpore el tipo de documento. (2). En la ficha de tipo de documento se pueden seleccionar los valores de los atributos que se desee que ya aparezcan por defecto en el asistente de publicación. Lo que se ha mencionado para los tipos de documento es también extensible a los tipos de procesos y acciones, y a tipos de contactos. ____________________________________ CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 5 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 5 PLANTILLAS DE PUBLICACIÓN EN LA BIBLIOTECA 1. SELECCIONAR UNA “PLANTILLA DE PUBLICACIÓN” DESDE EL ASISTENTE.......................................2 2. LA LISTA DE “PLANTILLAS DE PUBLICACIÓN” DEL USUARIO................................................................3 3. CREAR UNA NUEVA “PLANTILLA DE PUBLICACIÓN”...............................................................................4 CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 1 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 5 NOTAS PREVIAS 1ª. Para facilitar la búsqueda de las plantillas es recomendable que estas se denominen en la empresa mediante conceptos y códigos que sigan criterios y reglas que permitan delimitar ámbitos de las búsquedas. 2ª. Un usuario puede publicar archivos con cualquier plantilla de publicación que tenga a su disposición, la cual puede contener elementos, inclusive procesos y acciones a los que él como usuario no tenga ni siquiera acceso, pero que se vincularán al elemento publicado. Esto permite, por ejemplo, que una persona encargada de un registro de entrada de documentos pueda lanzar procesos predefinidos de gestión de expedientes, sin que dicha persona pueda acceder, una vez publicado, ni al documento ni al expediente, que estará a disposición de otros usuarios. 3ª. La incorporación de procesos a una plantilla de publicación de documentos significa que, cuando se publica el documento con el asistente de publicación utilizando la plantilla de publicación, se tomará la fecha de publicación del documento como fecha de referencia para iniciar los procesos, estando el documento publicado enlazado con dichos procesos. 1. SELECCIONAR UNA “PLANTILLA DE PUBLICACIÓN” DESDE EL ASISTENTE En el asistente de publicación, si se selecciona una plantilla de publicación, los elementos predefinidos en ella se incorporan automáticamente al asistente. Las plantillas de publicación pueden también llevar incorporadas procesos y acciones, que en este caso se lanzan tomándose como fecha de referencia la de publicación del elemento que se ha asociado con la acción o proceso. Las plantillas de publicación tienen que estar creadas previamente. Se pueden seleccionar de forma rápida escribiendo parte del nombre de la plantilla en el espacio destinado a ella, pulsando INTRO, o haciendo “clic” en la flecha invertida. Entonces aparecerá la lista de plantillas coincidentes para seleccionar la elegida, tal como se muestra en la figura. Para facilitar este sistema rápido de búsqueda de plantillas es recomendable que estas se denominen en la empresa mediante conceptos y códigos que sigan criterios y reglas que permitan delimitar los ámbitos de dichas búsquedas. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 2 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 5 Si espacio para el nombre se deja vacío y se hace “clic” directamente en el icono carpeta, en la lista desplegada aparecerán todas las plantillas de publicación que el usuario tiene a su disposición. 2. LA LISTA DE “PLANTILLAS DE PUBLICACIÓN” DEL USUARIO El usuario sólo accede a las plantillas de publicación que él administra (facultad de modificarlas o eliminarlas) y las que se han puesto a su disposición (facultad de utilizarlas). El acceso a la lista de plantillas de publicación se efectúa desde el menú del icono flotante de CIF-KM, tal como se muestra la figura. En la parte superior de la ventana (lista de plantillas) están los botones que permiten: Crear una nueva plantilla. Ver ficha para editar para modificar los datos de la plantilla seleccionada. Borrar la que se seleccione, pero siempre que el usuario tenga permisos con respecto a la plantilla seleccionada. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 3 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 5 3. CREAR UNA NUEVA “PLANTILLA DE PUBLICACIÓN” El usuario puede crear una nueva plantilla de publicación, bien para su uso personal y exclusivo, o bien para compartirla con otros usuarios poniéndola a disposición de estos últimos, desde el menú del icono flotante, tal como se muestra en la figura. En las plantillas de publicación se pueden predeterminar los datos y otros elementos que se incorporarán al asistente de publicación, cuando se seleccione la plantilla. Determinados datos serán fijos y otros serán modificables desde dicho asistente. Botones para: GRABAR la nueva plantilla o los cambios efectuados, ELIMINAR la plantilla, y CANCELAR, en su caso, las modificaciones introducidas. Identificación de la plantilla y descripción de su contenido y finalidad. Texto que aparecerá en el asistente de publicación de los documentos que se publiquen utilizando la plantilla. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 4 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 5 Marca para que en el asistente de publicación aparezca, a su vez, marcado la casilla guardar versiones del documento. En el espacio de la figura se pueden marcar los datos y demás elementos de publicación de un documento que van a aparecer fijos y no modificables en el asistente de publicación. Los no marcados podrán figurar en la plantilla cumplimentados pero serán modificables en el asistente de publicación. En el ejemplo de la figura anterior sólo se permitirá modificar la descripción del documento en el asistente de publicación. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 5 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 5 En la figura se ha seleccionado la pestaña permisos de la plantilla. En ella se identifican los usuarios que tienen la plantilla a su disposición para publicar documentos con ella. Los demás usuarios no verán la plantilla, ya que para ellos no existe. Los usuarios se seleccionan, bien específicamente uno a uno, o bien seleccionando colectivos, utilizándose para ello los grupos de usuarios y las posiciones del organigrama de la empresa. Aquí dichos colectivos sólo tienen el significado de conjuntos de usuarios sin ninguna otra consideración. La utilización de colectivos, como es obvio, facilita el mantenimiento posterior del sistema, ya que los usuarios pueden cambiar en el tiempo, y el sistema se mantiene cambiándolos sólo en los colectivos básicos (los que definen una posición o responsabilidad), de forma que quedarán sustituidos directamente en las plantillas y en los demás sitios de CIF-KM que se haya utilizado esta misma técnica. Los usuarios se seleccionan de forma rápida marcando en los radios de qué es lo que se quiere introducir: (1) usuarios específicos, (2) grupos de usuarios, o bien (3) posiciones del organigrama. A continuación se teclea una parte del nombre y se pulsa INTRO. Aparecerá una lista con las coincidencias, desde donde se puede seleccionar lo que convenga. Los usuarios y colectivos se pueden también buscar e incorporar mediante un buscador completo con el botón añadir. En las casillas se marcan los usuarios que pueden administrar la plantilla, es decir, que tienen las facultades de modificarla y en su caso eliminarla. Se puede seleccionar usuarios concretos, todo un colectivo de usuarios, o bien desplegando un colectivo se pueden marcar, para administrar la plantilla, a usuarios concretos del colectivo desplegado. Los demás usuarios no marcados como administradores tendrán la plantilla sólo a su disposición para utilizarla y publicar con ella, pero no podrán modificarla ni eliminarla. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 6 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 5 En la figura se ha seleccionado la pestaña grupos del documento. En ella se identifican los grupos de usuarios que, de conformidad con la plantilla de publicación, se vincularán con el documento publicado, lo que significa que los usuarios componentes de dichos grupos tendrán a su disposición el documento publicado con dicha plantilla, cada uno con sus respectivas facultades que figure en el grupo. Los grupos de usuarios se pueden buscar mediante el botón añadir. En la ventana se muestran los grupos de usuarios en los que se publicará el documento, si se utiliza la plantilla de publicación. Una vez se han elegido los grupos, que aparecen en la ventana mencionada en el número, se puede elegir opcionalmente: (1) una carpeta para que contenga el documento que se publique con la plantilla de publicación, o bien (2) elegir otro documento para que el que se publique quede anexado a él. Para ello, haciendo “clic” en el icono carpeta, se abre el cuadro de dialogo que muestra en la figura siguiente. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 7 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 5 Los grupos seleccionados en el paso anterior se muestran en la ventana superior del presente cuadro de dialogo. En la ventana inferior se muestran todas las carpetas y documentos con sus respectivos anexos, que cumplen la condición de que son visibles por todos los grupos preseleccionados (intersección de conjuntos). Se elige una ó uno haciendo “clic” con el botón izquierdo del ratón. Una vez elegida la capeta ó el documento al que, en su caso, se quiere anexar el documento que se publique con la plantilla, se hace “clic” en el botón aceptar. El elemento elegido se incorporará al asistente de publicación para que el elemento que se publica, si aquel es una carpeta se sitúe dentro de ella, o si es otro tipo de elemento quede anexado. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 8 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 5 En la figura se ha seleccionado la pestaña categorías del documento. En ella se muestran las categorías que se van a vincular con el documento que se publica con la plantilla, para clasificarlo, definir características, o estados del mismo. Con el botón añadir se seleccionan las categorías mediante el cuadro de dialogo que se muestra en la figura siguiente. Es la lista de categorías que aparecerán en el asistente de publicación. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 9 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 5 , Se selecciona la pestaña categorías del documento y se hace “clic” en el botón añadir. Entonces aparecerá el cuadro de dialogo de la parte inferior de la figura. ,, Se seleccionan las categorías de la ventana superior del cuadro de dialogo y se añaden a la ventana inferior donde figuran los preseleccionados. La preselección se efectúa haciendo doble “clic” sobre categoría, o con el botón añadir a la selección. Finalizada la preselección se hace “clic” en el botón aceptar, y entonces los elementos seleccionados de la ventana inferior se incorporan en bloque a la ventana correspondiente de la plantilla de publicación (la de arriba en la figura). CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 10 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 5 En la figura se ha seleccionado la pestaña atributos del documento. . Los tipos de atributos de los documentos están predefinidos para toda la empresa. Cada tipo de atributo tiene su nombre y un posible valor a elegir en el asistente de publicación por el usuario que publica el documento. Este contenido del atributo puede ser: (1) un texto libre a incluir por el publicador, (2) un texto de entre los predefinidos a elegir, (3) un número, (4) una fecha, (5) una categoría, y (6) en general cualquier valor que pueda extraerse de otra base de datos con la que esté vinculado el atributo. NOTA 1. Los atributos de CIF-KM pueden interactuar con otras bases de datos. Por ejemplo, los tipos de atributo que aparece en la figura bajo la denominación Cliente y Expediente pueden estar relacionados con las bases de datos de los clientes y de los expedientes de la empresa. Al hacer “clic” en el espacio de la columna valor del atributo se accede directamente a las bases de datos correspondientes para extraer y/o verificar la información que se introduce como atributo. NOTA 2. En la plantilla de publicación se determinan los tipos de atributo que se quiere que aparezcan en el asistente de publicación. El contenido de cada atributo se cumplimenta en el asistente de publicación por el usuario que lo utiliza, sin perjuicio de que en la plantilla ya se pueden haber predefinido textos o valores por defecto. En la figura se ha preseleccionado un tipo de documento de los predefinidos por la empresa, lo que es opcional. Cada uno de estos ya incluye una serie de atributos de documento, que se incorporan automáticamente a la ventana correspondiente. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 11 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 5 El tipo de documento de entre los predefinidos por la empresa se puede seleccionar, bien con el desplegable del triángulo invertido, o bien para filtrar la búsqueda, escribiendo en el espacio destinado al nombre una parte del mismo, pulsando INTRO, entonces aparece una ventana con los coincidentes, desde donde se pueden seleccionar, tal como muestra en la figura siguiente. NOTA. Para facilitar esa búsqueda rápida, los nombres de los tipos de documentos deberán asignarse de conformidad con unos criterios o reglas que permitan definir ámbitos de la búsqueda. Con el botón añadir se pueden adicionar en la ventana más atributos de documento de los que ya figuren incorporados por el tipo de documento seleccionado. Se pueden marcar aquellos atributos para que su cumplimentación (asignación de un valor), sea obligatoria en el asistente de publicación que utilice la plantilla. Se pueden preseleccionar valores por defecto en cada atributo, o bien dejarlos vacíos de contenido. En el primer caso se hace “clic” en el espacio de la columna valor del correspondiente atributo. Si se trata de un texto o de un número este se puede escribir. Pero si el atributo se refiere a, categorías, textos predefinidos, o valores procedentes de otras bases de datos, aparecerá un triángulo invertido indicando que existe un desplegable. En la figura siguiente se muestra el desplegable de los contenidos de atributo que se refieren a un determinado árbol de categorías. NOTA 1. Cada atributo vinculado con categorías sólo puede hacer referencia a un único árbol de categorías, aunque puede haber en una misma plantilla múltiples atributos cada uno con referencia a distintos árboles de categorías. NOTA 2. En la plantilla normalmente utilizaremos la pestaña categorías, que se ha descrito anteriormente, cuando por su naturaleza queramos ya predefinirlas y fijarlas, procedentes de uno o múltiples árboles de categorías. Por el contrario, asociaremos un árbol de categorías con un atributo, obligatorio u opcional, cuando queramos que posteriormente sea el usuario que publica quien determine en el asistente de publicación la categoría o el valor concreto a incorporar. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 12 GUÍA DE CONCEPTOS DE CIF-KM APÉNDICE 5 En la figura anterior se ha seleccionado la pestaña procesos. La incorporación de procesos o acciones a una plantilla de publicación de documentos significa que cuando se publica el documento con el asistente de publicación utilizando la plantilla de publicación se podrá tomar la fecha de publicación del documento como referencia para determinar la fecha de inicio del proceso, estando el documento publicado enlazado con la ficha de aquel. Se pueden incorporar procesos a la plantilla de publicación con el botón añadir. ___________________________ CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 13 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 4 PUBLICAR EN LA BIBLIOTECA DE CIF-KM 1. PUBLICAR ARCHIVOS...............................................................................................................................2 2. GUARDAR LAS VERSIONES DEL DOCUMENTO.....................................................................................3 3. ENLAZAR EL ARCHIVO DEL DISCO DURO CON EL DOCUMENTO EN CIF-KM....................................3 3.1. ENVIAR A CIF-KM...............................................................................................................................4 3.2. VER LA FICHA DEL DOCUMENTO EN CIF-KM.................................................................................5 3.3. COMPARAR VERSIONES ENTRE EL ARCHIVO LOCAL Y ÉL DE CIF-KM......................................5 4. CIFRAR EL ARCHIVO QUE SE PUBLICA...................................................................................................5 5. PUBLICAR EL ARCHIVO A “MI ALMACÉN”................................................................................................6 CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 1 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 4 1. PUBLICAR ARCHIVOS Entramos en el asistente de publicación, seleccionamos Elemento a publicar, y en el cuadro de dialogo marcamos documento. Si hemos seleccionado previamente un archivo en la red local con el botón derecho del ratón y en el menú hemos elegido la opción Operaciones CIF-KM/ Enviar a CIF-KM, el archivo ya aparecerá seleccionado en el asistente como documento. Si el archivo que se pretende enviar a CIF-KM tiene exactamente el mismo contenido (aunque tenga nombre distinto, ya que el nombre no cuenta) que otro que ya se encuentra en CIF-KM a disposición del usuario actor, antes de aparecer el asistente de publicación, se avisará de este hecho, con el objeto de evitar que por error se envíen a CIF-KM archivos repetidos. La decisión de continuar o no corresponde al usuario. El aviso es el de la figura siguiente: Si hemos utilizado directamente la opción Publicar en Biblioteca del menú del icono flotante, no habrá nada preseleccionado y habrá que marcar lo que se quiere: (1) publicar un archivo (documento), (2) crear una carpeta nueva, (3) publicar la dirección deun sitio Web, o (4) publicar la ruta de acceso a un recurso de la red local, por ejemplo, a un programa ejecutable, o a un archivo indicándose sólo la ruta de acceso. La diferencia entre documento y recurso de red consiste en que el archivo asociado con el documento se sube a CIF-KM, de manera que posteriormente se puede descargar, mientras que el recurso de red se comporta como un acceso directo que nos dirige al elemento, igual que lo hace una dirección Web que nos dirige al sitio Web. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 2 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 4 Si hemos marcado documento en el asistente y no figura ningún archivo seleccionado, podemos buscarlo explorando en la red local. Para ello, hacemos “clic” en el icono carpeta situado a la derecha. 2. GUARDAR LAS VERSIONES DEL DOCUMENTO Marcar guardar versiones significa que posteriormente en la ficha del documento se conservará el historial de todos los archivos que se vayan sustituyendo en el documento. Los archivos de las distintas versiones aparecerán en una pestaña de la ficha del documento y estas se podrán seleccionar y descargar. 3. ENLAZAR EL ARCHIVO DEL DISCO DURO CON EL DOCUMENTO EN CIF-KM Si se marca ese recuadro, al nombre del archivo local de partida se adicionará automáticamente un apéndice entre corchetes, que consiste en un código que indica la dirección del documento CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 3 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 4 enlazado en CIF-KM, así como información, interpretable por el servidor de CIF-KM, de la fecha, versión, y usuario actor, etc. Si se hace “clic” en un archivo local enlazado con el botón derecho del ratón y se sitúa el puntero en Operaciones CIF-KM, el submenú muestra un mayor número de opciones que él que aparece cuando el elemento no está enlazado (ver figura). 3.1. ENVIAR A CIF-KM. . Si el archivo local está enlazado con un documento de CIF-KM, al enviar a CIF-KM no se abre el asistente de publicación ya que se dispone de la dirección de destino, y, si el archivo se ha modificado o es distinto del que figura en CIF-KM, el documento de CIF-KM se actualizará directamente. No obstante, antes de efectuarse la sustitución se realizan una serie de verificaciones previas y se avisa al usuario, en su caso, si ya ha existido una sustitución anterior del archivo en el documento utilizándose un archivo distinto del enlazado y, en su caso, por quién ha sido esa realizada. En las figuras siguientes se muestran algunos ejemplos de avisos. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 4 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 4 3.2. VER LA FICHA DEL DOCUMENTO EN CIF-KM. En la ficha se puede ver todos los datos, versiones, historial, enlaces, atributos, categorías, grupos de usuarios asociados con el documento, así como los procesos y acciones en los que está involucrado el documento, así como realizar todo tipo de operaciones relacionadas con el documento, dentro del ámbito de las facultades del usuario actor (sobre facultades ver APÉNDICE 7). 3.3. COMPARAR VERSIONES ENTRE EL ARCHIVO LOCAL Y ÉL DE CIF-KM Esta operación permite verificar si el contenido del archivo local enlazado coincide real y exactamente con el contenido del archivo asociado con el documento en CIF-KM. El resultado, cuando coinciden ambos archivos, es el que se muestra en la figura siguiente. 4. CIFRAR EL ARCHIVO QUE SE PUBLICA CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 5 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 4 El archivo que se publica se enviará al servidor de CIF-KM cifrado con las claves públicas de los certificados de cifrado de los usuarios que van a tener acceso al mismo. En este caso el documento se debe vincular sólo con grupos de cifrado (ver APÉNDICE 2 certificados de cifrado) Cifrar proporciona alta seguridad y no supone ningún trabajo adicional para el usuario. Los documentos cifrados sólo deben vincularse con grupos de cifrado, en los que todos los usuarios han señalado un certificado de cifrado. El ámbito de usuarios que pueden ver el documento cifrado puede cambiar en el tiempo. CIF-KM realiza, sin ninguna carga para ningún usuario, todas las operaciones necesarias para que en todo momento el documento cifrado sólo pueda ser descifrado por las personas que en cada momento deben poder acceder a él, cada una con su respectiva clave privada que sólo ella posee. El sistema no es vulnerable, las personas sí pueden serlo. 5. PUBLICAR EL ARCHIVO A “MI ALMACÉN” El archivo en este caso se envía directamente a mi almacén del usuario, desde donde después él podrá publicarlo o sustituir a otro en la Biblioteca de CIF-KM, adjuntarlo a un mensaje, a una acción, a un proceso. _______________________________________ CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 6 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 3 ENTRAR POR PRIMERA VEZ EN CIF-KM 1. PREPARACIÓN DEL ORDENADOR PARA EVITAR PROBLEMAS DE SEGURIDAD..............................2 2. DESCARGA E INSTALACIÓN DEL PROGRAMA CLIENTE DE CIF-KM...................................................4 3. ENTRAR EN CIF-KM POR PRIMERA VEZ..................................................................................................4 3.1. ACCEDER AL SITIO WEB CON NAVEGADOR..................................................................................4 3.2. PERSONALIZAR LA PÁGINA PRINCIPAL..........................................................................................5 4. ABRIR DIRECTAMENTE LA APLICACIÓN CLIENTE (EL ICONO FLOTANTE DE CIF-KM).....................6 CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 1 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 3 1. PREPARACIÓN DEL ORDENADOR PARA EVITAR PROBLEMAS DE SEGURIDAD Recuerde que si no tiene acceso a CIF-KM a través del directorio activo o LDAP de la empresa, debe disponer de una credencial (nombre y contraseña, o un certificado digital instalado en el almacén de certificados), tal como se ha descrito en el APÉNDICE 2. Las operaciones que se describen a continuación tienen por objeto preparar el ordenador para que en el futuro no aparezcan alertas o problemas de seguridad. Recuerde que si el servidor cambia de dominio o quiere acceder a otro sistema CIF-KM, debe repetir estos pasos para cada uno de ellos Los pasos a seguir son los siguientes: a). Instalar el certificado de servidor. Para ello se debe acceder a la página Web de CIF-KM de la empresa con el navegador Internet Explorer de MS. En dicha página se selecciona la opción Certificado del Servidor, lo que permitirá en el futuro identificar el servidor de la empresa y utilizar las comunicaciones encriptadas SSL de forma segura, y aparecerá el cuadro de dialogo de la figura: b). Incluir el dominio en “Sitios de Confianza” del navegador. En el navegador Internet Explorer se debe acceder a Herramientas/ Opciones de Internet, y aparecerá el cuadro de dialogo de la figura. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 2 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 3 CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 3 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 3 2. DESCARGA E INSTALACIÓN DEL PROGRAMA CLIENTE DE CIF-KM Se deberá acceder al sitio Web del servidor con el navegador “Internet Explorer” de MS. En la página Web está la opción Entrar. Haciendo “clic” en ella aparecerá la página Web de la figura, con la opción “Descarga componentes CIF-KM” se instala el programa cliente en el ordenador. El programa cliente una vez instalado se actualizará automáticamente cada vez que el usuario accede a CIF-KM y existe una nueva versión del mismo en el servidor. 3. ENTRAR EN CIF-KM POR PRIMERA VEZ 3.1. ACCEDER AL SITIO WEB CON NAVEGADOR La primera vez se deberá acceder al sitio Web del servidor con el navegador “Internet Explorer” de MS. En las siguientes veces el sistema recuerda el nombre del dominio del servidor Web y, por ello, ya se podrá entrar directamente al icono flotante de la aplicación. En la página Web se hace “clic” en la opción Entrar, el sistema comprueba si el programa cliente de CIF-KM está actualizado, es decir, si en el servidor no hay ninguna versión posterior. Si existe se actualiza automáticamente, y si no, previa acreditación se entra directamente. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 4 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 3 Si el usuario está identificado en el directorio activo o LDAP de la empresa accederá directamente a CIF-KM, en caso contrario, se le pedirá la credencial (un certificado y en su defecto un nombre y contraseña), tal como se muestra en las figuras. 3.2. PERSONALIZAR LA PÁGINA PRINCIPAL La página principal muestra por defecto una réplica activa del escritorio del usuario. No obstante, el usuario puede elegir una página distinta para el contenido de la página principal. Para ello se accede al menú de opciones de la parte superior de la página, se selecciona Herramientas/ Pagina de inicio, y se elige en el cuadro de dialogo una de ellas, por ejemplo, la Página de noticias, tal como se muestra en las figuras. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 5 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 3 Una vez se ha entrado en la aplicación aparecerá en la pantalla un icono que flota por encima de cualquier otra ventana de trabajo, que puede desplazarse por la pantalla. El icono flotante de CIF-KM se mantiene activo aunque se cierre la página principal y el navegador a través del cual hemos accedido a la aplicación. Cuando la aplicación cliente está abierta aparece en la pantalla el icono flotante de CIF-KM que se muestra en la figura. Es el comodín de la aplicación ya que desde él se puede realizar cualquier operación de CIF-KM. Las siguientes veces que se entre en la aplicación se abrirá sólo este icono flotante, pues el sistema ya conoce la dirección del servidor Web. Este icono podrá situar en una esquina de la pantalla para que no moleste, aunque se mantendrá activo ya que desde él se pueden realizar todas las operaciones de CIF-KM. 4. ABRIR DIRECTAMENTE LA APLICACIÓN CLIENTE (EL ICONO FLOTANTE DE CIF-KM) Las siguientes veces que se entra en CIF-KM la aplicación ya recuerda el nombre del dominio del servidor Web de CIF-KM. Por ello, se puede abrir directamente la aplicación cliente, salvo que se haya modificado el dominio Web, en cuyo caso habrá que entrar de nuevo con el navegador para indicar la nueva dirección de dominio, tal como la primera vez. ___________________________________ CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 6 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 2 CREDENCIALES, CERTIFICADO DE CIFRADO Y FIRMA 1. ALTA MASIVA DE USUARIOS..................................................................................................................2 2. ALTA INDIVIDUAL PREVIA SOLICITUD DEL USUARIO..........................................................................2 3. LA CONCESIÓN DEL ALTA POR UN USUARIO FACULTADO...............................................................5 4. CÓMO DESCARGAR CERTIFICADOS PERSONALES DEL SERVIDOR DE CIF-KM............................6 5. COMO ASIGNAR, MODIFICAR, AÑADIR Ó ELIMINAR CREDENCIALES..............................................7 6. EL CERTIFICADO DE CIFRADO.............................................................................................................12 7. EL CERTIFICADO DE FIRMA ELECTRÓNICA.......................................................................................13 8. MODIFICAR Y ELIMINAR EL CERTIFICADO DE CIFRADO Y DE FIRMA ELECTRONICA.................14 CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 1 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 2 1. ALTA MASIVA DE USUARIOS Normalmente será un administrador del sistema quien dé de alta a los usuarios de manera que estos se acrediten en CIF-KM a través del directorio activo de personas o LDAP de la empresa. Si la empresa utiliza un directorio activo de personas, el usuario en su oficina ya estará acreditado automáticamente en CIF-KM, al haberse tenido que identificar previamente en dicho directorio de personas al arrancar su ordenador. En defecto de directorio activo de personas, el administrador del sistema dará de alta a los usuarios que proceda de forma masiva y les proporcionará una credencial inicial que les permita entrar en CIF-KM, que podrá ser un certificado digital o bien un nombre y contraseña. CIF-KM dispone de un servicio de administración que facilita el alta masiva de usuarios, generando para cada uno un certificado digital, que es enviado automáticamente a la respectiva dirección de correo electrónico de cada destinatario, junto con las pertinentes instrucciones para la instalación del certificado en el sistema operativo del ordenador donde se vaya a usar. Posteriormente, cada usuario, dado que ya puede acreditarse por una u otra vía en CIF-KM, accediendo a su ficha personal y seleccionando en ella modificar credenciales, podrá modificar su credencial inicial (al igual que el PIN de un teléfono móvil), eliminar o añadir más credenciales. 2. ALTA INDIVIDUAL PREVIA SOLICITUD DEL USUARIO. Existe también un procedimiento alternativo de asignación de credenciales por el que el usuario pide la autorización de alta a otro usuario facultado, y una vez autorizado puede auto-asignarse una credencial (un certificado digital y/o un nombre y contraseña) utilizando para ello un ID privado que le ha atribuido el sistema y una clave que le habrá proporcionado el autorizante. Este procedimiento es similar al que se deberá seguir si se revoca, pierde, o caduca la credencial sin renovación. El procedimiento se describe a continuación. En la página Web de CIF-KM se debe seleccionar la opción Registro en el Sistema y aparecerá una nueva pantalla en la que se debe seleccionar la opción Nuevo Usuario y aparecerá la pantalla que se muestra en la figura. En esa pantalla aparecen tres opciones que indican los tres pasos que sucesivamente se deberán seguir. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 2 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 2 Estos procesos, en su propio orden de ejecución, son los siguientes (más adelante se describen con más amplitud): 1º. Solicitud de Alta en el Sistema. Para ello se debe conocer de antemano: (1) el identificador público (ID. Público) del usuario que va dar la autorización (el autorizante) que debe estar facultado para ello, y (2) el nombre de la base de datos que la empresa ha asignado a CIF-KM. En caso de no conocer estos datos deberá preguntarlos al administrador del sistema. En este paso el sistema asigna un código ID privado al solicitante que deberá conservar. 2º. Obtener un certificado personal. Para que un usuario pueda descargar un certificado personal del servidor de CIF-KM, que contenga su identidad, es necesario que, o bien disponga ya de una credencial que le identifica, o bien si no se tiene credencial (porque es la primera vez, o ha caducado, se ha revocado, o se ha perdido) mediante el código de identidad privado ID privado, que le proporcionó CIF-KM cuando se dio de alta la primera vez. En este caso que aquí describimos de alta inicial previa solicitud, como no se dispone todavía de ninguna credencial, se deberá utilizar necesariamente dicho código ID Privado. 3º. Asignar credenciales. El usuario autorizante recibirá un mensaje interno con la solicitud de alta. En el formulario de autorización se tecleará una clave para el alta que es discrecional, que en su caso será comunicada automáticamente por correo electrónico al peticionario. Una vez se haya autorizado el alta y comunicado la clave para el alta, el peticionario tecleando dicha clave proporcionada por el autorizante y su ID Privado ya podrá asignarse una credencial, por ejemplo, un nombre y contraseña. Si el usuario solicitante ha descargado un certificado digital con su identidad (o bien dispone de uno distinto de alguna autoridad certificadora considerada confiable por la empresa), podrá asignarlo también como credencial única, adicional o en sustitución de otra anterior. Si no dispone de ningún certificado digital que quiera utilizarlo como credencial podrá descargar uno con su identidad del servidor de CIF-KM (esta operación se describe más adelante). CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 3 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 2 El procedimiento para solicitar el alta individual es el siguiente: En la página Web de la figura anterior se selecciona la opción Solicitud de Alta en el Sistema y aparecerá el cuadro de diálogo siguiente: Al hacer “clic” en Solicitud de Alta aparecerá el formulario siguiente: Cumplimentado el formulario, al hacer “clic” en Solicitud de Alta aparecerá el código de números y letras que el sistema ha asignado al solicitante como ID Privado CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 4 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 2 3. LA CONCESIÓN DEL ALTA POR UN USUARIO FACULTADO Cuando el solicitante acepta en el cuadro de la figura anterior, el sistema envía una comunicación (un formulario) por Mensajería Interna al usuario autorizante cuyo ID público ha tecleado el solicitante en su formulario (epígrafe anterior) para que, en su caso, autorice el alta solicitada. El tipo de mensaje que recibe el autorizante es el de la figura siguiente: El autorizante, una vez realizadas las comprobaciones oportunas, si autoriza el alta deberá teclear dos veces una clave discrecional en los dos campos resaltados situados a la derecha del mensaje, y dentro de las facultades que le corresponden a su perfil de usuario, podrá ya asignar también al solicitante determinadas posiciones en el Organigrama de Posiciones de CIF-KM y grupos de usuarios a través de las pestañas resaltadas situadas en la parte inferior del formulario del mensaje. Una vez el autorizante haya aceptado, la clave introducida por el autorizante en ese formulario es enviada por el sistema a la dirección de correo electrónico que hizo figurar el solicitante en su formulario de solicitud. El solicitante, que ya dispondrá de la clave que le ha sido comunicada, y de su ID Privado que le ha asignado el sistema, ya puede asignarse credenciales Si la credencial es un nombre y contraseña podrá pasar directamente a dicha opción de la página Web, si desea utilizar como credencial un certificado de CIF-KM deberá previamente descargar uno del sistema siguiendo el proceso que se describe en el epígrafe siguiente. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 5 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 2 4. CÓMO DESCARGAR CERTIFICADOS PERSONALES DEL SERVIDOR DE CIF-KM. En todo momento el servidor de CIF-KM puede emitir un certificado digital a petición de cualquier usuario que se acredite con su identidad. Esta operación puede ser independiente del alta y la asignación de credenciales de acceso, ya que los certificados (con su par de claves pública y privada) pueden ser utilizados en CIF-KM: (1) para acreditarse como usuario, (2) para encriptar y desencriptar archivos, y (3) para firmar archivos. Además, CIF-KM permite que cada usuario pueda utilizar para los fines mencionados, tanto certificados digitales emitidos por el servidor de CIF-KM como por otras Autoridades Certificadoras consideradas confiables por la empresa (en la configuración del sistema), por ejemplo, el DNI digital, la FNMT, Camerdata, etc. Para la obtención de un certificado del servidor de CIF-KM, el usuario debe disponer, bien de una credencial previa (o estar identificado en el directorio activo o el LDAP de su empresa), o bien de su código ID Privado que se le asignó al darse de alta. La obtención de certificados personales se realiza a través de la página Web de CIF-KM seleccionando la opción Registro en el Sistema. Entonces aparecerá una nueva pantalla en la que se debe seleccionar cualquiera de las dos opciones (Nuevo Usuario o Usuario Registrado) y aparecerán sendas pantallas que tienen ambas la opción Obtener un Certificado Personal. Seleccionada esta opción aparecerá el cuadro de dialogo siguiente: Al aceptar (con ID Privado), o al identificarse con una credencial no caducada, se muestra el siguiente cuadro de dialogo, en el que se aparecen los datos que constarán en el certificado del usuario que lo solicita. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 6 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 2 5. COMO ASIGNAR, MODIFICAR, AÑADIR Ó ELIMINAR CREDENCIALES La auto-asignación de credenciales puede tener distinta finalidad. Agrupamos a continuación los diferentes supuesto que tienen un procedimiento común de auto-asignación de credencial. (5º).1. Asignarse una credencial sin disponer de otra previa anterior que esté en vigor (nueva alta, pérdida, revocación o caducidad de la credencial anterior). Este supuesto se da en la solicitud de alta, en casos de pérdida, revocación, o caducidad de la credencial que el usuario poseía. En todos estos casos en que no se dispone de una credencial previa para identificarse, el usuario tendrá que identificarse con su ID Privado y, además, pedir autorización a otro usuario, facultado para ello, para que le proporcione una clave para auto-asignarse una credencial, igual que en el procedimiento del alta inicial descrito anteriormente. (5º).1.1. Asignarse la primera credencial junto con la solicitud de alta. En el procedimiento de autorización de una solicitud de alta que se ha descrito anteriormente, el autorizante habrá tecleado una clave discrecional, que es la clave para asignarse una credencial, que es automáticamente comunicada al peticionario a su dirección de correo electrónico. Una vez recibida dicha clave el peticionario entrará en la página Web de CIF-KM y seleccionará la opción Registro en el Sistema. Aparecerá una nueva pantalla en la que se debe seleccionar la opción Nuevo Usuario, aparecerá una pantalla en la que se seleccionará la opción Asignar Credenciales y luego aparecerá el cuadro de dialogo siguiente: CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 7 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 2 Haciendo “clic” en Continuar aparecerá un cuadro de dialogo, que es un estándar de CIF-KM ya que aparece siempre que el usuario quiere añadirse más credenciales, modificarlas, eliminarlas, designar un certificado digital para el cifrado, para la firma electrónica, etc. Dicho cuadro de dialogo es el siguiente (5º).1.2. Asignarse credenciales en los supuestos de pérdida, revocación, o caducidad de la credencial (certificado caducado) En este caso los datos del usuario ya se encuentran en CIF-KM, por lo que, a diferencia del caso de alta inicial, el usuario que pide autorización a otro usuario, que tiene facultades para ello, no tiene que cumplimentar ningún nuevo formulario con sus datos personales. El procedimiento es el siguiente: Se entra en la página Web de CIF-KM y se selecciona la opción Registro en el Sistema. Aparecerá una nueva pantalla en la que se debe seleccionar la opción Usuario Registrado y se mostrará una pantalla que contiene la opción Solicitar Permisos para Asignar Nuevas Credenciales, tal como muestra la figura siguiente. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 8 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 2 Haciendo “clic” en esa opción aparece el cuadro de dialogo siguiente: El usuario autorizante recibirá la petición del que ha perdido, revocado, o caducado su credencial y, de forma similar a las autorizaciones de alta de usuarios que se ha descrito antes, en el formulario de autorización tecleara una clave discrecional que será comunicada al peticionario por correo electrónico. El procedimiento a partir de aquí es similar al de asignación de credenciales en el alta de usuarios previa solicitud, que se ha descrito anteriormente. Una vez el peticionario haya recibido la clave para auto-asignarse una credencial en su correo, o por comunicación directa del autorizante, volverá a entrar en la página Web de CIF-KM seleccionando la opción Registro en el Sistema. Aparecerá la página en la que se debe seleccionar la opción Usuario Registrado y entonces aparecerá una página que contiene la opción Modificar Credenciales. Haciendo “clic” en ella aparecerá el cuadro de dialogo siguiente: CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 9 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 2 Una vez cumplimentado, haciendo “clic” en continuar aparece el cuadro de dialogo estándar para modificar, añadir, o eliminar credenciales, siguiente: (5º).2. Asignarse, modificar, añadir, ó eliminar credenciales, disponiendo de una credencial anterior no caducada El usuario dispone de una credencial previa para identificarse (el directorio activo o LDAP de la empresa, certificados digitales, nombres y contraseñas), por ello no tendrá que identificarse con su ID Privado y, ni tampoco necesitará pedir ninguna autorización a otro usuario para que proporcione una clave para auto-asignarse una credencial. El usuario tiene que acceder al mismo cuadro de dialogo estándar que aparece en la última figura del epígrafe anterior, y en él realizar cualquiera de las operaciones mencionadas. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 10 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 2 El usuario con certificado dispone de dos caminos para acceder a dicho cuadro de dialogo: (5º).2.1. Entrar en la aplicación CIF-KM, con su credencial, acceder a su ficha personal y hacer “clic”·en el botón Modificar Credenciales situado en la parte superior de su ficha de usuario. Inmediatamente aparecerá el cuadro de dialogo estándar para modificar, añadir, o eliminar credenciales, que ya se ha explicado anteriormente que se muestra en la figura. 5.2.2 Desde la página Web de CIF/KM, sin entrar en la aplicación CIF/KM. Se entra en la página Web de CIF-KM seleccionando la opción Registro en el Sistema. Aparecerá la nueva página en la que se debe seleccionar la opción Usuario Registrado y aparecerá una página que contiene la opción Modificar Credenciales. Haciendo “clic” en dicha opción aparecerá el cuadro de dialogo siguiente: CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 11 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 2 6. EL CERTIFICADO DE CIFRADO Es el certificado digital que el usuario ha señalado en CIF-KM para que con su clave pública se cifren los archivos (documentos protegidos) vinculados con grupos de cifrado a los que él pertenece. El certificado de cifrado debe ser único y puede ser el mismo certificado que el usuario utilice como credencial para acceder a CIF-KM, pero también puede ser otro distinto. Los usuarios que se han asignado un certificado de cifrado aparecen con un candado cerrado. Para crear, administrar o ser incluido en un grupo de cifrado el usuario deberá haber señalado previamente en su propia ficha usuario en CIF-KM un único certificado de identidad X509V3 específico para el cifrado. Este certificado de cifrado puede ser emitido por el servidor de CIF-KM a petición del propio usuario, o bien ser su DNI electrónico, bien ser uno emitido para él por la FNMT (Ministerio de Hacienda) o cualquier otro de una entidad certificadora señalada como confiable por la empresa. CIF-KM sin ninguna carga para los usuarios realiza continuamente las operaciones necesarias para que en todo momento los archivos vinculados con grupos de cifrado sólo puedan ser descifrados, por los usuarios que pertenecen a dichos grupos, mediante las claves privadas asociadas con los respectivos certificados de cifrado, que sólo cada uno posee. Con las claves públicas, situadas en el servidor, de cada uno de los usuarios que componen un grupo de cifrado se cifran archivos vinculados con el grupo (documentos protegidos) que sólo podrán ser desencriptados con las respectivas claves privadas que sólo ellos poseen. El sistema CIF-KM automáticamente, sin carga para los usuarios, realiza operaciones siguientes: (1). Cuando un administrador de un grupo de cifrado incluye a un usuario en el mismo, todos, los documentos vinculados con el grupo quedarán cifrados con la clave pública del usuario, de manera que podrá descifrarlos con su clave privada que sólo él posee. (2). Cuando se excluye a un usuario de un grupo de cifrado, además de ya no tener posibilidad de acceso a los documentos vinculados con dicho grupo por dicha exclusión, el sistema automáticamente destruye todos los instrumentos que le permitirían descifrar dichos documentos con su clave privada. (3). Cuando se añaden documentos a un grupo de cifrado su contenido queda cifrado de manera que sólo las personas autorizadas, que son las integrantes del grupo, podrán descifrarlos con sus respectivas claves privadas que sólo ellos poseen. (4). Cuando un usuario cambia su certificado de cifrado, CIF-KM realiza las operaciones necesarias para que, todos los archivos cifrados a los que él tiene acceso, ya sólo puedan descifrarse con la clave privada de su nuevo certificado de cifrado y no con la antigua. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 12 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 2 7. EL CERTIFICADO DE FIRMA ELECTRÓNICA Es el certificado digital que el usuario ha señalado en CIF-KM para firmar con su clave pública los archivos que desea, de manera que los demás usuarios podrán verificar la firma. Para poder firmar el usuario deberá haber señalado previamente en su propia ficha usuario en CIF-KM un único certificado de identidad X509V3 específico para la firma. Este certificado de firma puede ser el mismo que use para el cifrado y para su acreditación, y como se ha dicho, puede ser emitido por el servidor de CIF-KM, o ser su DNI electrónico, o bien ser uno emitido para él por la FNMT (Ministerio de Hacienda) u otra entidad certificador confiable para la empresa. Con la clave privada el usuario puede firmar archivos. La firma de un archivo desencadena un proceso que genera otro archivo denominado “bloque de firma” que es único, y es el resultado de encriptar, con su clave privada, el resultado único a su vez de aplicar un algoritmo estándar SHA al archivo original que se firma. La verificación de la firma desencadena otro proceso que compara el resultado de descifrar el bloque de firma con la clave pública del usuario, con el resultado a su vez de aplicar de nuevo del algoritmo SHA sobre el archivo original, supuestamente firmado y cuya firma es objeto de comprobación. Los bloques de firma se añaden al archivo firmado como apéndices, es decir, viajan con él. De esta manera si el certificado de firma que ha utilizado un usuario ha sido emitido por una autoridad emisora de certificados de firma reconocida con el mismo valor jurídico que la manuscrita, el archivo junto con sus apéndices (bloques de firma) tendrá legalmente la consideración de documento original firmado. Dentro de la empresa no todos los usuarios deberán disponer de certificados de un emisor de firma reconocida, sino sólo aquellos que frente a terceros tengan que firmar documentos originales. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 13 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 2 8. MODIFICAR Y ELIMINAR EL CERTIFICADO DE CIFRADO Y DE FIRMA ELECTRONICA El usuario, dentro de la aplicación CIF-KM, accede a su ficha personal de usuario. Hace “clic”·en el botón Modificar Credenciales, situado en la parte superior de la ficha, y aparecerá el cuadro de dialogo estándar para modificar, añadir, o eliminar credenciales, que ya se ha visto anteriormente. _____________________________________ CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 14 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 1 LOS CERTIFICADOS DIGITALES 1. EL CERTIFICADO DIGITAL X509V............................................................................................................1 2. UTILIZACIÓN DE LAS CLAVES PÚBLICA Y PRIVADA DEL CERTIFICADO DIGITAL EN CIF-KM........2 3. INSTALACIÓN DEL CERTIFICADO (IMPORTACIÓN AL ALMACÉN DE CERTIFICADOS)....................3 4. LA VENTANA DEL ALMACÉN DE CERTIFICADOS INSTALADOS..........................................................6 5. EXPORTACIÓN DE LOS CERTIFICADOS INSTALADOS.........................................................................7 1. EL CERTIFICADO DIGITAL X509V. Es un estándar, el equivalente digital de un documento de identidad, que facilita la acreditación del usuario. El certificado contiene datos del usuario acreditado, una clave pública de encriptación y una privada de desencriptación y de firma, y todo ello es firmado digitalmente por una autoridad certificadora. La firma del certificado, si es uno emitido por el servidor de CIF-KM, está firmada por el certificado de autenticación de la empresa. El certificado digital con sus claves pública y privada, puede estar: Incorporado a un pequeño archivo que es copiable y manejable en cualquier soporte informático. Para la utilización del certificado, con sus claves pública y privada, es necesario haberlo instalado en el almacén de certificados del sistema operativo del ordenador en el que se va a usar. El archivo del certificado contiene el ejecutable para su instalación, y se instala haciendo doble “clic” sobre él propio archivo, siguiendo las instrucciones que se van mostrando en cada paso. Por defecto el certificado ya queda instalado en el almacén de certificados de Windows. Certificado con clave privada Certificado sin clave privada Incorporado a una tarjeta inteligente (smart card), por ejemplo, el DNI electrónico. En general los certificados de estas tarjetas no son extraíbles (no se hacen copias) y por ello debe llevarse consigo para cuando se necesita acreditarse. Para su utilización es necesario que el ordenador disponga de un lector de tarjetas de este tipo, ya que no tiene que instalarse, sino que se lee directamente. Cada vez son más los ordenadores que ya incorporan un lector de tarjetas inteligentes con el software correspondiente. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 1 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 1 2. UTILIZACIÓN DE LAS CLAVES PÚBLICA Y PRIVADA DEL CERTIFICADO DIGITAL EN CIF-KM Las claves pública y privada constituyen un par de claves que están asociadas para realizar la encriptación asimétrica de archivos, que significa que lo cifrado con una de ellas sólo puede ser descifrado con la otra y viceversa. Las claves, pública y privada, de los certificados digitales X509V” son utilizados en CIF-KM para las tres finalidades siguientes: Como medio de acreditación del usuario para acceder al sistema entre otros posibles. Para cifrar y descifrar los archivos vinculados con “grupos de cifrado”. Para que el usuario pueda firmar archivos y se pueda verificar la identidad del firmante. .. La clave pública de cada usuario, por su carácter público está también en el servidor de CIF-KM para: • Encriptar aquellos contenidos que se deban mantener encriptados, de manera que, con respecto a cada uno de ellos, ya sólo se podrá desencriptar con las respectivas claves privadas de cada uno de los usuarios que puedan tener acceso a él. • Verificar la firma de un archivo que un usuario haya hecho con su clave privada. En el proceso de firma de un archivo por un usuario se produce otro archivo que es único y de tamaño fijo como resultado de aplicar el algoritmo estándar SHA1 al archivo originario. El archivo único derivado de tamaño fijo es a su vez encriptado con la clave privada del usuario firmante convirtiéndose en un bloque de firma. La verificación de la firma se realiza desencriptando el bloque de firma con la clave pública del usuario firmante, que está en el sistema, y después comprobando que el resultado obtenido es el mismo archivo único que resulta al aplicar el algoritmo estándar SHA1 al archivo original. .. La clave privada se debe guardar con el certificado y mantenerla confidencial por el usuario, ya que es la que preserva su identidad. Se utiliza para: • Acreditar la identidad del usuario cuando la empresa haya elegido el certificado digital como uno de los sistemas de acreditación. • Desencriptar los archivos del sistema CIF-KM que hayan sido encriptados con su clave pública. Cuando un usuario decide que un archivo que guarda debe mantenerse encriptado, el sistema CIF-KM realiza, en local, una serie de operaciones de encriptación con las claves públicas de todos y cada uno de los usuarios que deben tener acceso y visibilidad al archivo, de manera que cualquiera de ellos podrá luego desencriptarlo con su respectiva clave privada que sólo él posee. Esta operación es transparente para el usuario que envía el archivo a CIF-KM, ya que se realiza sin ninguna carga para él. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 2 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 1 De igual forma, cuando ulteriormente se modifican los usuarios que deben tener acceso a un archivo encriptado, el sistema CIF-KM realiza las operaciones pertinentes, también • 3. INSTA de manera transparente y sin carga para ningún usuario, para que en todo momento cada archivo encriptado sólo se pueda desencriptar por los usuarios que en aquel preciso momento estén autorizados a acceder a él, con sus respectivas claves privadas. Firmar archivos por el usuario poseedor de la clave privada. El proceso de firma de un archivo genera un apéndice al mismo que es el bloque de firma y que habrá tantos como firmantes. Los bloques de firma son archivos encriptados con las claves privadas de los firmantes. La firma podrá ser verificada por el sistema con la clave pública del firmante. LACIÓN DEL CERTIFICADO (IMPORTACIÓN AL ALMACÉN DE CERTIFICADOS) IMPORTANTE: a). - Los certificados se instalan siempre en el ordenador bajo el perfil del usuario que realiza la instalación, de manera que, si se entra después en el ordenador bajo otro perfil, el certificado instalado se podrá visualizar en el almacén pero la clave privada asociada a él no se podrá utilizar ni exportar. Esto significa que tampoco se podrá usar para acreditarse en CIF-KM, ya que la clave privada no estará disponible bajo ese otro perfil. En la instalación se pide que se marque si se desea que la b). - clave privada sea o no exportable desde la instalación una vez efectuada. Esta decisión es importante por razones de seguridad c). - e back-up del d). - y será en función del grado de control que se tenga sobre el ordenador donde se instala el certificado. Hay que señalar que si se deja abierto el ordenador bajo el perfil del usuario que se instaló, la clave privada podría resultar comprometida, si fuese exportable. Lo recomendable es: (1) que la clave privada no sea exportable desde un certificado instalado en un ordenador, y (2) que el usuario mantenga al menos dos copias d certificado, que incluyan la clave privada, en un lugar seguro y bajo una contraseña. Cuando se descarga directamente un certificado del servidor de CIF-KM (no se utiliza uno ya emitido) al finalizar la descarga el certificado habrá quedado automáticamente instalado en el almacén de certificados del ordenador, siendo la clave privada exportable. Se recomienda hacer inmediatamente al menos dos copias de seguridad desde dicha instalación, y reinstalarlo de manera que en la nueva instalación la clave privada del certificado ya no sea exportable, por las razones de seguridad antes mencionadas. stalación se efectúa haciendo doble “clic” sobre el propio arc La in hivo del certificado. Entonces aparece el asistente de instalación del certificado y se deben seguir sus pasos e instrucciones. A continuación se indican los pasos a seguir: CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 3 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 1 Primer cuadro de diálogo que muestra el asistente de importación de certificados, debiéndose hacer sólo “clic” en siguiente. Segundo cuadro de diálogo que pide que se indique la ruta donde se encuentra el archivo del certificado. Al haberse iniciado la instalación haciendo doble “clic” sobre el archivo del certificado, esta ruta ya aparece incorporada. En caso contrario habría que buscarla con el botón Examinar Tercer cuadro de diálogo que pide: (1) la clave con la que está, en su caso, protegida la importación del certificado, y (2) que se marque si se desea que la clave privada sea o no exportable desde la instalación una vez efectuada. Esta decisión, como ya se ha dicho, es importante por razones de seguridad y estará en función del grado de control que se tenga sobre el ordenador donde se instala el certificado. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 4 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 1 Cuarto cuadro de diálogo que pide que se indique el almacén donde se quiere instalar el certificado. Es recomendable mantener la opción que aparece por defecto, que es la selección automática del almacén. Quinto cuadro de diálogo que pide la verificación de los datos, y en su caso, la finalización confirmándose la operación de instalación. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 5 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 1 4. LA VENTANA DEL ALMACÉN DE CERTIFICADOS INSTALADOS Desde la ventana del almacén de certificados del ordenador se pueden realizar las operaciones de importar, exportar, y eliminar certificados, mediante los botones correspondientes. Al almacén de certificados se puede acceder desde el navegador Internet Explorer, en la opción Herramientas/ Opciones de Internet/ Contenido/ Certificados. Desde el almacén de certificados (figura) se podrán “exportar” certificados a otros soportes, por ejemplo, para hacer un back-up. La exportación del certificado podrá hacerse, bien sólo de su clave pública, o bien de ambas claves, pública y privada, en este último caso siempre que al instalar el certificado se haya dispuesto que la clave privada sea exportable desde la instalación. Obviamente para crear un back up habrá que exportar al soporte el certificado con ambas claves. También se pueden añadir certificados (importar) abriéndose para ello el asistente, y eliminar los que se seleccionen. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 6 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 1 5. EXPORTACIÓN DE LOS CERTIFICADOS INSTALADOS IMPORTANTE: a) El asistente de exportación pedirá si se quiere exportar también la clave privada junto con el certificado. Si estamos creando un back up es necesario verificar que la opción mencionada está correctamente marcada. b) Sólo son exportables las claves privadas de los certificados que se hayan instalado en el ordenador bajo el mismo perfil de usuario que efectúa la exportación. Si no es así sólo se podrá exportar el certificado con la clave pública. La exportación de certificados instalados se efectúa desde la ventana del almacén de certificados seleccionando primero el certificado y después utilizando el botón Exportar que abre el asistente de exportación. En las figuras siguientes se muestran los pasos del asistente de exportación. Primer cuadro de diálogo que muestra el asistente de exportación de certificados, debiéndose hacer sólo “clic” en siguiente. Segundo cuadro de diálogo que pide que se marque si se desea exportar la clave privada. Si estamos haciendo una copia de seguridad deberemos exportarla junto con el certificado. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 7 GUÍA DE CONCEPTOS CIF-KM APÉNDICE 1 Tercer cuadro de diálogo que pregunta si se quiere un formato determinado. Dejaremos las opciones que figuran por defecto y se hará “clic” en siguiente. Cuarto cuadro de diálogo que pide que se indique la ruta a donde se quiere exportar el archivo que contenga el certificado con sus claves. Se seleccionará haciendo “clic” en el botón examinar. Quinto cuadro de diálogo que pide la verificación de los datos y, en su caso, la finalización confirmando la exportación. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 8 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM ACCIONES Y PROCESOS 1. INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................................2 2. QUÉ ES UNA “ACCIÓN” Y QUÉ ES UN “PROCESO”..............................................................................4 3. IMPORTAR PARÁMETROS PARA CREAR UNA NUEVA ACCIÓN O PROCESO..................................5 4. LOS AGENTES..........................................................................................................................................5 5. ESTADOS..................................................................................................................................................7 5.1. ESTADOS DE LAS ACCIONES..........................................................................................................7 5.2. ESTADOS DE LOS PROCESOS........................................................................................................8 6. ELEMENTOS.............................................................................................................................................9 6.1. ACCIONES A EJECUTAR...................................................................................................................9 6.2. “ACCIONES” QUE VISUALIZA EL ACTUANTE EN SU LISTA DE ACCIONES...............................10 6.3. ACCIONES Y PROCESOS A COORDINAR.....................................................................................11 6.4. FICHA DE ACCIÓN DE UN PROCESO............................................................................................11 6.5. FICHA DEL PROCESO.....................................................................................................................21 6.6. FICHA DE ACCIÓN SUELTA............................................................................................................29 6.7. ELEMENTOS COMUNES A LAS FICHAS........................................................................................31 6.7.1. ARCHIVOS ADJUNTOS A LA FICHA DE PROCESO Y DE ACCIÓN......................................31 6.7.2. ENLACES A DOCUMENTOS Y CARPETAS EN LA BIBLIOTECA DE CIF-KM.......................32 7. MI BANDEJA DE ACCIONES Y PROCESOS.........................................................................................33 8. PLANTILLAS DE ACCIONES SUELTAS Y PROCESOS........................................................................34 9. ORDENACIÓN DE LAS COLUMNAS Y DE LAS LISTAS DE DATOS DE LAS VENTANAS.................36 CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 1 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM 1. INTRODUCCIÓN El objeto de las acciones y procesos de CIF-KM es proporcionar un sistema fácil, intuitivo y rápido de coordinación y seguimiento de la ejecución de las múltiples gestiones y actuaciones que realizan las personas, bien individualmente o en equipo, que hacen que la empresa se mantenga viva y funcionando. En las acciones y procesos de CIF-KM prima la simplicidad, por lo que a priori no están pensados para ser utilizados en la gestión del negocio, que normalmente requerirá aplicaciones especializadas que pongan énfasis en los hitos concretos del tipo de actividad que se desarrolla, ni tampoco están pensados para la gestión de los grandes proyectos de ingeniería que deben estar apoyados en modelos típicos de investigación operativa. El ámbito natural de utilización de las acciones y procesos de CIF-KM se identifica, entre otras, con las actividades siguientes: En las áreas de presidencia y de gerencia. Se realizan y encargan asuntos, gestiones, planes, estrategias, etc. que se asignan a personas y se hace el seguimiento. Se producen y reciben informes periódicos de resultados, informes de seguimiento, control y auditoria de los negocios, de cumplimiento de las obligaciones legales cada vez más exigentes. Se preparan las reuniones del consejo de administración y de los comités de dirección, etc. En el área jurídica y fiscal. Se reciben y se encargan dictámenes, se realizan actuaciones judiciales, que requieren diferentes actuaciones y negociaciones a lo largo del tiempo. En el área de recursos humanos. Son múltiples las gestiones que se realizan en este ámbito en relación con las altas, bajas, cambios de destinos, incidentes, etc. En muchos casos los procesos serán repetitivos y se crearán plantillas que comprendan acciones a realizar. En las áreas de marketing, financiera, calidad, organización. Se realizan acciones y promociones comerciales, se elaboran presupuestos periódicos, se preparan, revisan, y aprueban manuales de procedimientos, se establecen fechas o plazos de revisión, etc. Para gestionar, coordinar, y seguir estas gestiones y actuaciones del párrafo anterior CIF-KM permite: Crear acciones sueltas (con un “clic” del ratón). A estas acciones sueltas se les puede asignar quien es el responsable para su ejecución, que puede ser uno mismo o un tercero, quién o quiénes pueden coordinarlas, y opcionalmente verlas como observador, número de horas previstas para su realización y horas reales aplicadas por quiénes han actuado, fechas límites, archivos adjuntos, enlaces con elementos de la biblioteca, quiénes deben ser notificados sobre determinados eventos a los que se les enviará un E-mail con un hipervínculo a la acción, atributos asociados que pueden incluso ser datos obtenidos de otras aplicaciones, por ejemplo de los ficheros de clientes, proveedores, etc. de las aplicaciones de gestión, notas introducidas por el actuante o los coordinadores. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 2 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM Algunos ejemplos simples de acciones sueltas son las que se crean: (1) para pedir la revisión y posterior aprobación por otra persona de un contrato, presupuesto, pedido, escrito, (2) para encargar a otra persona la realización de una gestión manteniéndose informado de cómo va su ejecución o pedir su colaboración en un asunto, (3) cuando se viene de una reunión y se escanean las notas tomadas en ella que se adjuntan a la acción, (4) como recordatorio de lo que hay que hacer después de una llamada de teléfono. (5) cuando se recibe un E-mail que obliga a tomar acción (6) para archivar documentación cuyo contexto común es una determinada gestión ya realizada, etc. Los datos pueden estar previstos en plantillas y también se pueden predefinir por defecto. Añadir acciones a otras acciones sueltas creándose un proceso. Es bastante habitual que una acción precise de otra u otras con las que tiene relación. De esta forma se puede crear un proceso con la adición sucesiva de acciones. Crear procesos. El proceso es una entidad para agrupar las acciones que tienen relación entre sí, cada una con su actuante respectivo, pero cuyos coordinadores y observadores, que tienen acceso a todas las acciones del proceso y a sus contenidos, son los mismos para todas ellas. Un ejemplo de proceso en el área de personal de una empresa son el conjunto de trámites que hay que hacer para gestionar el alta de un nuevo empleado en la empresa. Los procesos pueden estar ya predefinidos en plantillas y se pueden también utilizar otros procesos previos similares como referencia para importar sus parámetros de configuración. Las ventajas de las acciones y procesos de CIF-KM son evidentes. Así por ejemplo, permiten: Asignar tareas a otras personas, o bien a uno mismo, dar instrucciones, hacer su seguimiento, adjuntar documentación, registrar incidencias, los tiempos empleados por personas en su ejecución, etc. Guardar la información de documentación, trámites y resultados de un asunto o gestión realizada. Es bastante habitual en todas las áreas de la empresa que se reciban o produzcan escritos, E-mails, negociaciones y discusiones de contratos, pedidos, ofertas, presupuestos, encargos e instrucciones de trabajos, comunicación de incidencias, etc., inclasificables en un sistema de categorías y que son trámites de la gestión de asuntos concretos. Sin la posibilidad de crear acciones y procesos, estos archivos no son fáciles de clasificar en una biblioteca, ya que sólo tienen como referencia ser un trámite, o un resultado de una acción o del conjunto de acciones que integran un proceso. Por ello, es habitual que esta información permanezca dispersa y sólo en poder de las personas que intervienen en ella, por ejemplo, los que reciben un E-mail o lo contestan. La dispersión de los E-mails es típica en las empresas, cada uno tiene y guarda los suyos a pesar de que puedan ser de interés para los demás, o se reenvían de forma desordenada a listas de interesados potenciales. Por ello, los equipos de trabajo resultan serlo sólo a medias, lo que se pone de manifiesto cuando alguien está fuera o de baja en la empresa ya que nadie más sabe encontrar la información de que es lo que está realizando o en que situación se encuentran determinados asuntos. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 3 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM Todo esto se resuelve cuando los integrantes de un equipo de colaboradores adquieren el hábito y disciplina de crear una acción en CIF-KM para cada actuación en la que figurará el actuante, la documentación asociada, los coordinadores que deben tener conocimiento de la misma, dar instrucciones en su caso, y efectuar su seguimiento, y en su caso los observadores que son todo el equipo de colaboradores que es conveniente que estén en sintonía con las gestiones realizadas. Esta forma de actuar es muy recomendable por su eficacia. Se puede disponer de informes y cuadros de mando interactivos para el conocimiento y de seguimiento de las actuaciones que realizan las diferentes personas de un equipo de colaboradores. Todo ello aumenta la eficiencia. 2. QUÉ ES UNA “ACCIÓN” Y QUÉ ES UN “PROCESO” Acción es una gestión, una actuación, un cometido, o un trabajo de cualquier tipo, que tiene que realizar un usuario. Las acciones pueden ser independientes de cualquier otra (acciones sueltas), o bien estar integrada en un proceso. Una acción se puede cumplimentar escribiendo sólo el asunto de que se trate, ya que por defecto, siempre y cuando no se hayan incluido varios coordinadores y actuantes (ver agentes del proceso en el punto siguiente), estos cometidos se atribuyen al usuario actor, así como la fecha de inicio de la acción, que por defecto será la del momento de creación. Proceso es una entidad que tiene uno o varios coordinadores, que integra un conjunto de acciones, cada una con fecha de inicio o de finalización determinada, o bien determinable en relación con la fecha de inicio del propio proceso o con las fechas o los eventos de otras acciones del proceso. La entidad proceso se puede crear provisionalmente cumplimentando únicamente el texto de su asunto, ya que, en defecto de otros expresamente designados, el usuario actor es el coordinador del mismo. De forma simultánea o posterior a la creación del proceso se pueden añadir las acciones. Las acciones se muestran a sus coordinadores y observadores en sus listas de acciones y procesos a coordinar y a los actuantes en sus listas de acciones a ejecutar. La activación de una acción puede estar relacionada, bien con la fecha de inicio del proceso, o bien con la fecha de inicio o finalización de otra u otras acciones, o con un estado intermedio de alguna de ellas. Las acciones pueden ser obligatorias para el proceso (requeridas), o bien opcionales. El proceso sólo finalizará cuando todas las acciones obligatorias (requeridas) hayan finalizado. El proceso se mostrará detenido, cuando alguna acción obligatoria, esté también detenida. En las listas de acciones a ejecutar se muestran las respectivas acciones que cada uno de los actuantes deberá ejecutar, y se pueden también desplegar y visualizar en las listas de acciones y procesos a coordinar de los coordinadores y observadores de cada proceso, desplegando el icono del signo (+) o entrando en la ficha del proceso. Si en una acción no se ha previsto todavía ningún actuante potencial aparecerá en las listas con el icono. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 4 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM 3. IMPORTAR PARÁMETROS PARA CREAR UNA NUEVA ACCIÓN O PROCESO Los parámetros y datos de muchas acciones y procesos se repiten. Para facilitar el trabajo, CIF-KM ha previsto las posibilidades siguientes: Abrir una ficha vacía de acción o proceso e importar datos de otras acciones o procesos. Abrir una ficha vacía de acción o proceso e importar datos de plantillas predefinidas. Establecer valores por defecto que son incorporados automáticamente cada vez que se abre una acción o un proceso. En las acciones sueltas dichos valores por defecto se pueden referir a: (1) coordinadores, (2) actuantes, y (3) observadores. En los procesos dichos valores por defecto se pueden referir a: (1) coordinadores, y (2) personas a las que se les deben notificar eventos. Crear un proceso con múltiples acciones, encadenadas temporalmente entre sí, suele ser una tarea compleja que requiere cierto orden y concentración. Por ello, se ha previsto que se creen plantillas de procesos y de acciones sueltas, que se ponen a disposición de colectivos de usuarios, para importar sus parámetros. El que lanza un proceso, a través de una plantilla que tiene a su disposición, no tiene porque ser ni coordinador ni actuante, ya que se pueden tener preparadas plantillas ya listas para lanzar procesos directamente por quienes las tienen a su disposición sin mayor intervención de ellos, y otras plantillas de ayuda que requieran que el proceso antes de ser lanzado, sea completado y concretado por quien lo lanza, por ejemplo, plantillas de procesos en los que el coordinador y algunos actuantes no estén especificados en ellas. Los procesos, desde las plantillas de procesos, pueden lanzarse también de manera automática con la periodicidad que se haya marcado en la propia plantilla. Los procesos se muestran a los usuarios afectados, si son los coordinadores o los observadores (ver los agentes en el punto siguiente) en las listas de procesos, y además si estos procesos están integrados por un conjunto de acciones aparecerá el icono (el signo (+)) que permite desplegar y visualizar todas las acciones que lo integran. 4. LOS AGENTES Los agentes son los usuarios de CIF-KM relacionados con el proceso o con las acciones del mismo, y pueden estar determinados individualmente, o en forma colectiva (grupos de usuarios). En cada proceso o acción existen de tres tipos de agentes, aunque pueden coincidir las mismas personas: Coordinadores. Son los usuarios de CIF-KM que administran el proceso o una acción independiente, es decir, tienen facultad de añadir, modificar y eliminar cualquier dato o elemento en las fichas del proceso, o de cualquier acción del proceso o independiente. El coordinador de una acción independiente normalmente será quien la encarga salvo que coordinador y actuante sean uno mismo. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 5 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM En la lista de acciones y procesos a coordinar de cada usuario aparecen los procesos y las acciones independientes en los que es coordinador u observador. Los procesos y acciones en los que el usuario es coordinador se le mostrarán en la lista de acciones y procesos a coordinar con la llave. Por el contrario, aquellos procesos en los que sea sólo observador (ver párrafo siguiente) se le mostrarán en las listas sin la referida llave. Observadores. Son usuarios que pueden visualizar todos los datos y elementos del proceso al igual que los coordinadores, pero no actuar sobre ellos. Actuantes. Son los usuarios relacionados con cada acción de proceso o independiente, que deben o pueden potencialmente realizar las actuaciones correspondientes a la misma. En la lista de acciones a ejecutar de cada usuario le aparecen las acciones en las que es actuante. Los actuantes sólo pueden acceder a las respectivas fichas de acciones en las que están designados como tales, y visualizar y actuar en determinados contenidos de las mismas, salvo que a su vez sean coordinadores. Los demás contenidos de la ficha de una acción están reservados a los coordinadores del proceso. Los actuantes sólo pueden cambiar el estado de la acción (botón operaciones) e incorporar a la ficha de la acción: (1) notas, (2) adjuntar archivos, (3) incorporar enlaces con documentos y carpetas publicados en la biblioteca de CIF-KM, que estén en su ámbito de visibilidad, y (4) cumplimentar los valores de los atributos que estén asociados con la ficha de la acción. También pueden visualizar, pero no modificar, los adjuntos y los enlaces que se hayan incorporado directamente a la ficha del proceso o a otras fichas de acciones del mismo proceso, que hayan sido marcados en sus respectivas fichas para que sean visibles desde cualquier otra ficha por cualquier agente del proceso. Estos documentos y adjuntos visibles por todos los agentes constituyen el cuerpo documental del expediente. No obstante, la visibilidad de un enlace, para cada usuario concreto, con un elemento publicado en la biblioteca de CIF-KM estará condicionada a que dicho elemento publicado esté a su vez en su ámbito de visibilidad en la biblioteca. Es decir, siempre se puede gestionar la confidencialidad que se precise. En la ficha de la acción pueden aparecer uno o varios posibles actuantes potenciales, pero esto es sólo un medio para que en unos casos sean los propios actuantes quienes se auto-asignen el trabajo, o bien para que en otros casos sea uno de los coordinadores del proceso quien lo asigne expresamente a uno o a un subgrupo de los actuantes potenciales que figuren en la ficha de la acción. La acción sólo podrá ser aceptada por uno de ellos, es decir, las acciones se ejecutan bajo la responsabilidad de una sola persona. Si una acción concreta, por su complejidad requiere actuaciones de varias personas, deberán crearse varias acciones dentro del proceso, o bien crearse un subproceso asociado con la acción que distribuya responsabilidades a los mismos o distintos agentes. Si el actuante potencial previsto en una acción es único, en la lista de acciones a ejecutar se le mostrará con el icono. Por el contrario, si se han previsto como posibles a varios actuantes potenciales, de manera que cualquiera de ellos puede aceptar la acción, en la lista de acciones a ejecutar aparecerá con el icono. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 6 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM 5. ESTADOS Tanto las acciones como los procesos pasan por diferentes estados dependiendo de las operaciones que se vayan realizando. 5.1. ESTADOS DE LAS ACCIONES Los estados de las acciones siguen una secuencia lógica, pero un actuante puede saltar directamente al estado que crea oportuno. Si, por ejemplo, se registra una acción que ya está finalizada, se podrá marcar directamente ese estado. Una acción suelta o integrada en un proceso puede estar en alguno de los siguientes estados: SIN FECHA PREVISTA. La acción está grabada pero no tiene ninguna fecha prevista, ni específica, ni determinable en relación con otras o con eventos del proceso o de otras acciones. NO ACTIVADA.. La acción tiene una fecha determinada o determinable, que todavía no se ha activado, bien porque su fecha de inicio es una fecha absoluta posterior a la actual, bien porque es una fecha relativa posterior, o bien porque su inicio está condicionado con otro parámetro o evento del proceso que todavía no se ha cumplido. ACTIVADA.. Se ha alcanzado la fecha o las condiciones de inicio de la acción pero sin que todavía haya sido aceptada por ningún actuante (no hay responsable), y por tanto, tampoco se han iniciado las actuaciones. ACEPTADA.. La acción ha sido aceptada por uno de los actuantes previstos. El actuante informa que se responsabiliza de ejecutar la acción. La aceptación de una acción puede efectuarse tanto antes como después de su activación. RECHAZADA. La acción ha sido rechazada por un actuante. El mensaje es que la acción no se va a ejecutar por ninguno de los actuantes potenciales. Normalmente se incorporará una nota explicativa del rechazo (pestaña de notas de una acción). No obstante, nada impide que la acción pueda ser posteriormente aceptada por el mismo o por otro actuante. INICIADA.. El actuante está indicando que ya ha iniciado las actuaciones requeridas por la acción. DETENIDA.. El actuante que ha aceptado la acción indica que las actuaciones están paralizadas por alguna causa, lo que no significa que la acción haya sido rechazada. Nada impide que el mismo actuante u otro puedan continuar posteriormente las actuaciones que se habían detenido, retornando la acción al estado de aceptada con el mismo o con otro aceptante. Cuando un proceso tiene una acción obligatoria (requerida) que está detenida, dicho proceso se muestra con el icono detenido. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 7 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM ANULADA. . Un coordinador del proceso o de la acción suelta ha descartado la acción. Sin eliminarla. Lo hecho queda registrado. La anulación de una acción sólo puede ser realizada por un coordinador. Cuando un proceso tiene todas sus acciones anuladas, él mismo aparece como anulado. FINALIZADA.. El actuante está indicando que las actuaciones han terminado. Todos los estados pueden ser revertidos por un coordinador. El actuante cuando realiza una operación de cambio de estado de una acción puede efectuar sus comentarios, que quedarán registrados en el historial de cambios de la acción, tal como muestra la figura siguiente. 5.2. ESTADOS DE LOS PROCESOS Un proceso puede estar en alguno de los siguientes estados: PENDIENTE. . Ninguna acción del proceso todavía no se ha iniciado. INICIADO. . El proceso tiene alguna acción ya iniciada. DETENIDO. . Alguna acción requerida (obligatoria) del proceso está detenida. ANULADO. . El proceso ha sido descartado por algún coordinador, lo que provoca la anulación, a su vez, de todas las acciones. La anulación no elimina el proceso sino que permanece con su historial. RECHAZADO. . El proceso tiene una acción obligatoria (requerida) que ha sido rechazada por algún actuante. FINALIZADO. . El proceso tiene todas sus acciones obligatorias (requeridas) ya finalizadas. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 8 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM 6. ELEMENTOS Se accede a las acciones y procesos desde el menú desplegable del icono flotante. 6.1. ACCIONES A EJECUTAR La primera opción del menú es la lista de las acciones en las que el usuario es actuante. Es una pantalla interactiva y dispone de todo tipo de filtros y permite al usuario que tenga múltiples búsquedas predefinidas. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 9 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM 6.2. “ACCIONES” QUE VISUALIZA EL ACTUANTE EN SU LISTA DE ACCIONES Tal como se ha mencionado antes, una acción puede tener previstos en su ficha un solo actuante o varios actuantes como potencialmente posibles. No obstante, cada acción es, en su caso, sólo aceptada por un único actuante de entre los varios, en su caso, previstos en la ficha de la acción. Además, en la lista de actuantes previstos, pueden existir varios actuantes potenciales, y el coordinador del proceso puede: (1) no haber asignado la acción expresamente a ninguno de los actuantes potenciales, (2) haberla asignado a uno de ellos, o bien (3) a varios de ellos, tal como muestra la figura siguiente. LOS CASOS POSIBLES Si la acción no está expresamente asignada a ninguno de los actuantes potenciales, esta aparecerá en las respectivas listas de acciones a ejecutar de cada uno de ellos, para que cualquiera de ellos la puede aceptar. Si la acción está asignada expresamente a uno o a varios de los actuantes potenciales, esta aparecerá sólo en las respectivas listas de acciones a ejecutar de los actuantes a los que se les ha asignado. Si la acción es aceptada por uno de los actuantes porque la visualiza en su lista de acciones a ejecutar, esta desaparece automáticamente de las listas de acciones a ejecutar de los demás actuantes. Si la acción, ya aceptada por un actuante, es posteriormente rechazada o detenida por este, esta aparecerá de nuevo en las listas de acciones a ejecutar de los demás actuantes, tal como si no hubiere sido previamente aceptada. En esta situación cualquiera de los que la visualizan de nuevo puede continuar las actuaciones lo que equivale a aceptar. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 10 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM 6.3. ACCIONES Y PROCESOS A COORDINAR En la lista se muestran todas las acciones sueltas y los procesos en los que el usuario es coordinador o bien observador. Es una pantalla interactiva que dispone de todo tipo de filtros. Se puede filtrar por roles de usuarios, por ejemplo, todas las acciones y procesos en los que uno o varios usuarios son actuantes en alguna acción. 6.4. FICHA DE ACCIÓN DE UN PROCESO La ficha de una acción sólo es visible por los actuantes designados en la misma y por coordinadores y observadores del proceso, pudiendo tanto los actuantes como coordinadores modificar cualquiera de sus datos y elementos. Desde la pestaña de adjuntos y de la de enlaces de la ficha de la acción, tanto los actuantes como los coordinadores, pueden marcar, en los correspondientes recuadros, cuáles de los unos y/o de los otros es documentación que debe o puede ser visible, aunque no modificables, desde cualquier ficha de acción. Las fichas de las acciones integradas en un proceso se crean desde el botón de la pestaña acciones de la ficha del proceso. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 11 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 12 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM Los botones,,y , sólo aparecen a los coordinadores del proceso . El botón les permite grabar los cambios que hayan efectuado en la ficha de la acción. El botón les permite borrar la acción. El botón Les permite inactivar la acción manteniendo los registros hasta el momento. Los actuantes sólo pueden cambiar el estado de la acción (botón operaciones) y también: (1) incorporar notas, (2) adjuntar documentos, (3) incorporar enlaces con documentos y carpetas de la biblioteca, y (4) cumplimentar valores de los atributos asociados con la ficha de la acción (ver las pestañas de la ficha que se describen más adelante). Botón que permite al actuante o al coordinador cambiar el estado de la acción elegida. Al cambiar de estado la acción aparece una ventana para añadir comentarios que aparecerán en el historial de la acción. El botón permite al actuante y al coordinador visualizar el historial de cambios de la acción, tal como muestra la figura siguiente. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 13 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM El botón cierra la ficha de la acción sin grabar ningún cambio. Indica el nombre del proceso al que pertenece la acción, que es un hipervínculo a la ficha del proceso. No obstante, el actuante sólo podrá acceder a dicha ficha si es, además observador o coordinador del proceso. El recuadro marcado indica que la acción es necesaria para la finalización del proceso. El proceso finaliza cuando todas sus acciones requeridas han finalizado. El es la descripción de la acción que la identifica y que aparecerá en la lista de acciones a ejecutar. El espacio destinado al asunto debe estar cumplimentado para poder grabar la acción. Permite seleccionar el momento en que debe activarse la acción, de conformidad con lo que se ha previsto para ella. Es un cambio de estado que se produce automáticamente de acuerdo con lo previsto, a diferencia, por ejemplo, del inicio de la acción que es un cambio de estado manual producido por el actuante. En el primer campo se puede seleccionar el criterio temporal para la activación de la acción, con referencia al proceso, o bien con referencia a otra u otras acciones tal como aparece en la figura, o bien “no activar por ahora”. En el campo contiguo del ejemplo de la figura, se ha seleccionado una acción que será la de referencia para producir la activación de la acción de la ficha, y en el campo contiguo se fija, en su caso, el decalaje en días que deben transcurrir, desde que ocurre el evento seleccionado, para que se produzca la activación automática de la acción de la ficha. El plazo para finalizar la acción se puede determinar de dos maneras distintas: (1) En la figura se ha determinado especificando expresamente una fecha límite, ya que se ha marcado el primer radio tal como se muestra. Se utilizará esta opción cuando lo determinante es que las actuaciones deben haber finalizado necesariamente antes de una fecha, siendo todo lo demás accesorio. En este caso el plazo para finalizar que aparece en la ficha (ver más adelante) y que se muestra también como información en la lista de acciones a ejecutar del actuante son los días que restan para esta fecha límite, con independencia de que la acción esté o no activada. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 14 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM (2) En la figura se ha determinado especificando una duración concreta que se computa desde que se produce uno de los eventos a seleccionar que se muestran en la figura. En este caso el plazo para finalizar de la ficha y en la lista de acciones a ejecutar sólo aparecerá a partir del momento en que haya ocurrido el evento seleccionado para el inicio del plazo de duración, ya que antes es indeterminado. En esa parte de la ficha se muestra información sobre: el estado de la acción, quién es el responsable de la misma (el aceptante), el plazo en días que restan para alcanzar la fecha límite (plazo para finalizar), y fechas en las que en su caso se han producido determinados cambios de estado de la acción. El pase de la acción de un estado a otro no es necesario que siga ninguna secuencia determinada, es decir, por ejemplo, con el botón se puede ir directamente a finalizar la acción sin que esta haya pasado por otros estados intermedios. No obstante, en la parte de la ficha que muestra la figura, en la que se indica que la acción ya ha sido aceptada, aparecen los botones y que son los que podrían considerarse secuencialmente más próximos y por ello probables. Es un aviso para el actuante, que recibirá por mensajería interna, además recibirá un hipervínculo a dicho mensaje, pegado a un correo dirigido a su dirección de correo electrónico. Al marcar el recuadro aparece al lado un espacio para señalar los días de antelación a la finalización del plazo máximo de ejecución de la acción, para que se envíe el mensaje. En esta parte de la ficha se puede introducir el tipo de acción (APÉNDICE 6), que además de ser un medio de clasificación, puede conllevar asociados un conjunto predefinido de atributos, que, a su vez, pueden ser o no de cumplimentación obligatoria, es decir, que deban o no tener necesariamente un valor introducido. El tipo de acción se selecciona de forma rápida introduciendo parte de su nombre en el campo destinado a él, con la tecla INTRO o haciendo “clic” en el triángulo invertido aparecerá una ventana con las coincidencias desde donde se puede seleccionar el tipo de acción deseado. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 15 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM , Son las pestañas de las ventanas que muestran los elementos asociados con la acción, en las que el actuante obtiene información y desde donde puede realizar diversas operaciones. Las notas en la ficha de la acción pueden incluirse tanto por los actuantes como por los coordinadores del proceso. Cada uno de ellos puede posteriormente modificar y eliminar sus propias notas en la ficha. Los enlaces en la ficha de la acción pueden incluirse tanto por los actuantes como por los coordinadores del proceso. Los actuantes sólo podrán actuar sobre los enlaces incorporados directamente a la propia ficha de la acción. Los coordinadores sobre todos los enlaces de los elementos sobre los que tengan visibilidad en la biblioteca de CIF-KM. En la pestaña de la ficha de acción de enlaces a documentos y carpetas de la biblioteca de CIF-KM se muestran tanto los que se han incorporado directamente a la ficha, como los que se hayan incorporado a las fichas de otras acciones y a la del proceso, siempre que estos últimos se hayan marcado para que sean visibles desde otras fichas, y además con la condición de que los respectivos documentos y carpetas estén dentro del ámbito de visibilidad del usuario en la biblioteca de CIF-KM. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 16 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM Los enlaces con elementos publicados en la biblioteca de CIF-KM permiten la perfecta integración de la gestión documental con los procesos y acciones, ofreciendo notables ventajas. Así por ejemplo, si enlazamos la ficha de una acción con un documento de la biblioteca resultado de la misma, por ejemplo, un contrato, un acta, etc., los actuantes de la acción, así como los coordinadores y observadores que tengan visibilidad del documento en la biblioteca de CIF-KM accederán al proceso que ha dado origen al documento. En la pestaña de adjuntos de la ficha de acción se muestran los que se han incorporado directamente a la ficha de la acción, así como los que se han incorporado a otras fichas del proceso que se hayan marcado para ser visibles desde todas la fichas del mismo. Los adjuntos a la ficha de la acción pueden incorporarse tanto por los actuantes como por los coordinadores del proceso. Los actuantes sólo podrán actuar sobre los adjuntos incorporados directamente a la propia ficha de la acción. Los coordinadores sobre todos los adjuntos. Los adjuntos se pueden añadir desde: Disco duro, Explorador, Buscador... LOS ADJUNTOS TAMBIÉN SE PUEDEN AÑADIR ARRASTRANDO Y SOLTANDO EL ARCHIVO A ADJUNTAR SOBRE LA ACCIÓN. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 17 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM Esta pestaña aparece activa para los coordinadores del proceso, y sólo informativa para los actuantes de la acción. Los actuantes de la acción pueden ser: Un solo actuante potencial. En este caso las actuaciones se han previsto que sean realizadas por el mismo, de manera que las podrá visualizar en cualquier momento y en cualquiera de sus estados. Varios actuantes potenciales. En este caso la acción puede: (1) No estar asignada expresamente a ninguno de ellos. Ninguno de ellos está marcado como requerido. En este caso, cuando la acción accede al estado de todos los actuantes potenciales la visualizan en sus respectivas listas de acciones a ejecutar y pueden acceder a la ficha, y cualquiera de ellos puede responsabilizarse de ella mediante el botón. A partir del momento en que una acción ha sido aceptada por uno de los actuantes potenciales, que figuran en su ficha, los demás ya no la ven en sus respectivas listas de acciones a ejecutar, ya que al haber sido aceptada por otro es de la responsabilidad de ese otro actuante potencial. Si posteriormente el aceptante cambia de criterio y, en lugar de Iniciar la acción; decide no aceptarla, o una vez iniciada decide detenerla, volverá a aparecer de nuevo en correspondiente estado, en las respectivas listas de acciones a ejecutar, a los demás actuantes potenciales que figuran en la ficha de la acción. (2) Estar expresamente asignada por el coordinador a uno o varios de ellos, es decir, el coordinador o en la plantilla se ha marcado a uno o varios de ellos como requeridos. En este caso este subgrupo es al que le aparece la acción en la lista de acciones a ejecutar, con las mismas posibles vicisitudes descritas en el apartado (1) anterior. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 18 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM Esta pestaña aparece activa para los coordinadores del proceso, y sólo informativa para los actuantes de la acción. La pestaña notificaciones muestra la lista de usuarios que se desea que reciban una notificación sobre cambios de estado de la acción. Los eventos se seleccionan marcándolos en unos recuadros. Las notificaciones se efectúan con un mensaje interno al usuario, que contiene la información notificada con hipervínculos al evento, de manera que el usuario tiene que acreditarse para acceder a él, y además con el simultáneo envío de un hipervínculo a dicho mensaje pegado al texto de un correo dirigido a la dirección de correo electrónico del usuario. A través de dicho hipervínculo el usuario acreditado podrá acceder a su mensaje interno. La selección se realiza bien con el botón añadir que abre un buscador, o bien con el buscador rápido (ver figura anterior). Esta pestaña aparece activa para los coordinadores del proceso, y sólo informativa para los actuantes de la acción. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 19 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM La pestaña coordinadores de la ficha de la acción es informativa y muestra la lista de usuarios y grupos que figuran como coordinadores y como observadores del proceso que se han introducido en la ficha de este último (ver el apartado agentes anterior). La pestaña de atributos muestra los que se han determinado en virtud del tipo de acción que haya introducido previamente el coordinador del proceso. El coordinador del proceso también puede introducir atributos independientes del tipo de acción con el botón. Con el botón sólo se pueden eliminar los que no estén incorporados por el tipo de proceso que se haya introducido, en su caso, en la ficha. A los actuantes les corresponde introducir valores a los atributos de la acción, pero no añadir o eliminar ninguno de ellos. Los atributos independientes del tipo de acción serán de tipo general, por ejemplo, el código de un empleado, o el área de la empresa, que puede ser de interés asociarlos con la ficha de la acción, pero que no tienen nada que ver con el tipo de acción que figura en la misma. Normalmente estos atributos independientes se incorporarán a partir de la plantilla del proceso, donde se pueden también haber marcado como obligatorios. Todos estos atributos pueden ser de distinta naturaleza, tal como textos libres, valores predefinidos, fechas, valores numéricos enteros y racionales, valores de un árbol de categorías con el que se ha vinculado el atributo, y datos de bases de datos externas. Los atributos incorporados por un tipo de proceso o por una plantilla de proceso pueden ser de obligatorio (requeridos), es decir, que deben incorporar un valor. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 20 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM La pestaña proceso de la ficha de la acción proporciona a los actuantes información sobre el asunto del proceso y su estado. 6.5. FICHA DEL PROCESO La ficha de un proceso sólo es visible por los coordinadores y observadores del proceso, pudiendo los primeros modificar cualquiera de sus datos y elementos. En concreto, desde la pestaña de adjuntos y de la de enlaces de la ficha del proceso pueden marcar, en los correspondientes recuadros, cuáles de los unos y/o de los otros conforman la documentación que constituye el expediente que debe o puede ser visible desde cualquier ficha de acción, con independencia de que el adjunto o el enlace haya sido incorporado a la ficha del proceso o a la de una acción específica. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 21 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM El botón permite al coordinador grabar los cambios que haya efectuado en la ficha del proceso. Para grabar inicialmente un proceso debe de tener como mínimo el espacio para el asunto cumplimentado. Por defecto el usuario actor figurará como coordinador del proceso. El botón permite al coordinador visualizar el historial de cambios de las acciones del proceso, tal como muestra la figura siguiente. El botón cierra la ficha del proceso sin grabar ningún cambio. El es la descripción del proceso que le identifica y que aparecerá en la lista de acciones y procesos a coordinar y en las fichas de las acciones. Tal como ya se ha dicho el espacio destinado al asunto debe estar cumplimentado para poder grabar el proceso. El coordinador, por defecto, será el usuario que crea el proceso. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 22 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM . Ninguno de estos campos son obligatorios y el proceso puede permanecer sin fechas determinadas. El tipo de proceso es un concepto de clasificación que también puede conllevar asociados diferentes atributos, algunos de los cuales pueden ser de cumplimentación obligatoria, lo que se define en la configuración de cada tipo de proceso. La funcionalidad del tipo de proceso es idéntica a la de tipo de documento (ver APÉNDICE 6). La selección del tipo de proceso se realiza escribiendo parte del nombre en el espacio en blanco destinado para el mismo. Haciendo “clic” en el triángulo invertido o con la tecla INTRO aparece una ventana con las coincidencias, para poder elegir, en su caso, la deseada, tal como se muestra en la figura. Son las pestañas de las ventanas que muestran los elementos asociados con el proceso, desde donde se pueden realizar diversas operaciones. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 23 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM Botón para refrescar el contenido de la ventana. Botón para abrir una ficha vacía de acción para ser añadida al proceso. Botón que permite al coordinador cambiar el estado de la acción elegida. Botón que permite al coordinador ver la ficha o el historial de la acción elegida. Botón que permite al coordinador resaltar la acción con un color elegido, o bien añadir a su bandeja de acciones para tenerla más a mano para su seguimiento. Botón que permite cierta personalización de la ventana de acciones. Barras de ordenación. Haciendo “clic” en ellas se ordenan las filas por la columna elegida en sentido ascendente o bien descendente, alfabética o numéricamente según corresponda. Lista de las acciones del proceso. . Estado de las acciones del proceso. . Recuadros que indican si las acciones son obligatorias (requeridas) para el proceso. . Número de documentos publicados en la biblioteca de CIF-KM que están vinculados con cada acción, pero sólo los que están en el ámbito de visibilidad del usuario coordinador. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 24 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM . Número de documentos adjuntos a la ficha de la acción. . Texto que figura en el asunto de la acción. . Fecha en la que el actuante indica que ha iniciado la acción. No es una fecha automática como la de activación que es determinable en el proceso, sino que es manual del actuante. . Tiempo en días que se haya establecido expresamente en la ficha de la acción para su realización. Puede computarse desde la fecha de su activación, de su aceptación o de su inicio. Alternativamente puede haberse determinado la fecha límite, en lugar de la duración, para la ejecución de la acción, en cuyo caso el espacio de la duración aparece vacío. .. Plazo hasta la fecha límite que se haya establecido expresamente para ejecutar la acción, o bien si se ha establecido alternativamente una duración expresa de la misma, el que resta a partir del momento de producirse el evento (activación, aceptación, o inicio) a partir del cual se inicia el cómputo del plazo de duración. . Fecha en la que se ha dado por finalizada la acción. Se trata de una fecha que se determina manualmente por el actuante o por el coordinador. En la pestaña notas de la ficha del proceso podemos añadir los textos que consideremos de interés y visualizar el autor, fecha y hora de la nota. En la pestaña de la ficha del proceso de enlaces a documentos y carpetas de la biblioteca de CIF-KM se muestran tanto los que se han incorporado directamente a la ficha del proceso como los que se han incorporado a las fichas de las acciones del mismo. Los coordinadores y observadores desde la ficha del proceso podrán visualizarlos todos ellos, siempre que los respectivos documentos y carpetas estén dentro de su ámbito de visibilidad en la biblioteca de CIF-KM. Los enlaces con elementos publicados en la biblioteca de CIF-KM permite la perfecta integración de la gestión documental con los procesos, tareas y acciones, ofreciendo notables ventajas. Así por ejemplo, si enlazamos la ficha del proceso con una carpeta de la biblioteca, en la que describimos el proceso de que se trata y la nombramos convenientemente, marcando que sea visible desde todas las fichas de las acciones, los usuarios que tengan visibilidad de la carpeta en la biblioteca de CIF-KM y que a la vez sean agentes del proceso, localizarán dentro de la carpeta el proceso y las acciones del mismo si son coordinadores y observadores, y la acción que corresponda si son actuantes en el proceso. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 25 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM De igual forma un documento resultado de un proceso, por ejemplo, un contrato, un acta, etc. puede ser enlazado a la ficha del proceso o de la acción del mismo que ha dado origen a él, y localizar el proceso a partir del documento. En la pestaña de adjuntos de la ficha del proceso se muestran tanto los que se han incorporado directamente a la ficha del proceso como los que se han incorporado a las fichas de las acciones del mismo. Los coordinadores y observadores desde la ficha del proceso podrán visualizarlos todos ellos, ya que no son documentos que estén publicados en la biblioteca. La pestaña de atributos muestra los que se han determinado en virtud del tipo de proceso que se haya introducido previamente en la ficha del proceso. También pueden introducirse atributos independientes del tipo de proceso con el botón. Con el botón sólo se pueden eliminar los que no estén incorporados por el tipo de proceso que se haya introducido en la ficha. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 26 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM Los atributos independientes del tipo de proceso serán de tipo general, por ejemplo, el código de un empleado, o el área de la empresa, que puede ser de interés asociarlos con el proceso pero que no tienen nada que ver con el tipo de proceso. Normalmente se incorporarán a partir de la plantilla del proceso, donde se pueden también marcar como obligatorios. Todos estos atributos pueden ser de distinta naturaleza, tal como textos libres, valores predefinidos, fechas, valores numéricos enteros y racionales, valores de un árbol de categorías con el que se ha vinculado el atributo, y datos de bases de datos externas. Los atributos incorporados por un tipo de proceso o por una plantilla de proceso pueden ser de cumplimiento obligatorio (requeridos). Las categorías sirven para clasificar o etiquetar toda la información. Con el botón se abre un cuadro de dialogo que permite seleccionar y adicionar categorías de los árboles de categorías a los que el usuario tiene acceso, tal como se muestra en la figura siguiente. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 27 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM La pestaña de coordinadores muestra la lista de usuarios y grupos que figuran como coordinadores y como observadores del proceso (ver el apartado agentes anterior). La selección se realiza bien con el botón añadir que abre un buscador, o bien con el buscador rápido (ver figura) La pestaña notificaciones muestra la lista de usuarios que se desea que reciban una notificación sobre cambios de estado del proceso. Los eventos se seleccionan marcándolos en unos recuadros. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 28 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM Las notificaciones se efectúan con un mensaje interno al usuario, que contiene la información notificada con hipervínculos al evento, de manera que el usuario tiene que acreditarse para acceder a él, y además con el simultáneo envío de un hipervínculo a dicho mensaje pegado al texto de un correo dirigido a la dirección de correo electrónico del usuario. A través de dicho hipervínculo el usuario acreditado podrá acceder a su mensaje interno. La selección se realiza bien con el botón añadir que abre un buscador, o bien con el buscador rápido (ver figura siguiente) 6.6. FICHA DE ACCIÓN SUELTA En realidad es un proceso simple con una sola acción, que se muestran en una única ficha porque: • El asunto en ambos es coincidente. • La fecha de activación de la acción coincide con la del proceso. • La fecha de finalización de ambos es coincidente. • Sólo posee tipo de proceso. A la acción no se le asigna ningún tipo específico. • Los enlaces, adjuntos, y atributos son coincidentes. • En defecto de un coordinador y/o actuante expreso, estos cometidos se atribuyen al usuario que la crea. Los actuantes de las acciones independientes pueden hacer los mismos tipos de actuaciones que en las acciones de los procesos, que son: • Modificar los estados de la acción mediante el botón, que son los mismos definidos para las acciones. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 29 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM • (1) incorporar notas, (2) adjuntar archivos, (3) incorporar enlaces con documentos y carpetas de la biblioteca que estén en su ámbito de visibilidad, y (4) cumplimentar los valores de los atributos que estén asociados con la ficha. Una nueva acción se crea desde el menú del icono flotante, que permite abrir una ficha vacía. El coordinador tiene la facultad de añadir nuevas acciones a una acción independiente, este paso la convierte en un proceso. Desde de la ficha de la acción una vez ya está grabada se puede añadir otra acción. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 30 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM El botón permite al coordinador de la acción suelta transformarla en un proceso con varias acciones, igual que si se hubiera creado de origen. Las acciones sueltas son útiles como recordatorios para uno mismo (postit) de algo que tiene que hacer, para pedir una actuación de cualquier tipo a otro usuario, por ejemplo realizar algo, o la revisión o aprobación de un documento, o de un trabajo, etc. No obstante, partiendo de una acción independiente, también se pueden incluir en ella más acciones con asuntos distintos y llegar a construir un proceso. Las acciones sueltas se muestran a los coordinadores y observadores en sus respectivas listas de acciones y procesos a coordinar y a los actuantes en su lista de acciones a ejecutar, pero estas se muestran sin el icono del signo (+) porque no están compuestas de varias acciones. Las acciones de un proceso pueden tener subprocesos dependientes, con los mismos o bien con distintos agentes, cuyo inicio está relacionado con estados de la acción predeterminados. 6.7. ELEMENTOS COMUNES A LAS FICHAS A continuación detallamos algunos de los elementos comunes que existen tanto para las fichas de las acciones como para las de procesos. 6.7.1. ARCHIVOS ADJUNTOS A LA FICHA DE PROCESO Y DE ACCIÓN A las fichas del proceso, así como de las acciones, se pueden adjuntar archivos. Los coordinadores pueden adjuntar archivos (y modificarlos) directamente a la ficha del proceso. Dichos adjuntos en principio sólo son visibles por los coordinadores y observadores, que son los únicos que tienen acceso a la ficha del proceso a la que se han adjuntado, no obstante, cada adjunto muestra un recuadro que puede ser marcado si se desea que sea visible (aunque no modificables) por todos los actuantes desde sus respectivas fichas de acciones, es decir, si se desea que forme parte del expediente de documentos visibles del proceso, al que todos los actuantes deben tener acceso. Los actuantes (así como los coordinadores) pueden adjuntar archivos a sus respectivas fichas de acciones, que en principio sólo serán visibles y modificables desde la propia ficha de la acción por los respectivos actuantes y por los coordinadores. Estos últimos podrán visualizarlos también y realizar modificaciones en ellos desde la ficha del proceso. Los archivos adjuntos a las fichas de las acciones muestran también un recuadro que puede ser marcado por sus respectivos actuantes o por los coordinadores para que sean visibles (aunque no modificables) desde las otras fichas de acciones, para incluirlos al expediente de documentos visibles por todos los actuantes. Por el contrario, si se requiere que sólo puedan visualizar determinados archivos algunos de ellos, se deberán utilizar documentos de la biblioteca de CIF-KM con enlaces (ver epígrafe siguiente) a la ficha del proceso o de la acción, determinándose el ámbito de visibilidad de cada documento en la biblioteca. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 31 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM Estos adjuntos conforman visibles por todos los agentes conforman la documentación que constituye el expediente del proceso, ya que pueden ser visibles desde cualquier ficha de acción, con independencia de que el adjunto haya sido incorporado a la ficha del proceso o bien a la de una acción específica. En relación con las acciones independientes, tanto los coordinadores como los actuantes pueden adjuntar y modificar los archivos adjuntos a la ficha de la acción. 6.7.2. ENLACES A DOCUMENTOS Y CARPETAS EN LA BIBLIOTECA DE CIF-KM En las fichas, tanto del proceso como de las acciones, pueden crearse enlaces con documentos y carpetas publicados en la biblioteca de CIF-KM. La visibilidad de estos enlaces estará siempre y en todo caso, para un usuario concreto, condicionada a la visibilidad, a su vez, del elemento enlazado de la biblioteca, con independencia de la ficha o fichas del proceso o de las acciones en las que se haya incorporado. Es decir, el ámbito de difusión de un documento o una carpeta de la biblioteca es el que se haya determinado en su publicación. Para los usuarios que no tengan visibilidad del documento o la carpeta en la biblioteca, el enlace aunque esté creado y pudiera ser visible desde una ficha del proceso o de una acción, para ellos no existe. Si bien con el condicionante de visibilidad para cada usuario concreto mencionado en los párrafos anteriores, los enlaces también pueden ser marcados, al igual que los adjuntos, para que puedan ser visibles desde cualquier ficha de acción del proceso. La creación, eliminación y visualización de dichos enlaces, en la ficha del proceso y en las fichas de las acciones, siguen los mismos criterios que se ha mencionado para los archivos adjuntos. De esta forma se puede aplicar todo el potencial de gestión de la confidencialidad y difusión de documentos de la biblioteca en las acciones y procesos. Los enlaces de los procesos con elementos publicados en la biblioteca de CIF-KM suponen una gran ventaja. Por ejemplo, se pueden incluir procesos en carpetas de la biblioteca y publicar en la biblioteca documentos que son el resultado de tareas o de actuaciones en procesos, unos y otros con los respectivos ámbitos de visibilidad que convenga en cada caso. En estos casos accediendo a la ficha de la carpeta o del documento en la biblioteca de CIF-KM se pueden ver el proceso o las acciones asociadas. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 32 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM 7. MI BANDEJA DE ACCIONES Y PROCESOS Desde las listas, tanto de acciones a ejecutar como de la de acciones y procesos a coordinar, el usuario puede enviar las que seleccione con el botón derecho del ratón a su bandeja, que son los que quiere tener más a mano. Los elementos se seleccionan en las listas de acciones y procesos con el botón derecho del ratón. El menú contextual aparece la opción añadir a la bandeja. A la bandeja se accede a través del menú del icono flotante tal como muestra la figura siguiente. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 33 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM 8. PLANTILLAS DE ACCIONES SUELTAS Y PROCESOS Se ha dicho al principio que crear un proceso con múltiples acciones, encadenadas con algún criterio temporal entre sí, suele ser una tarea compleja que requiere cierta concentración. Por ello, se pueden crear plantillas de procesos y plantillas de acciones sueltas para poder reutilizar el esfuerzo de la elaboración de un proceso. Para grabar una plantilla sólo se requiere que esta tenga un nombre. No obstante, las plantillas marcadas para lanzar procesos periódicos automáticos deben tener también un asunto y coordinador. En una plantilla aparecen las personas siguientes: Los usuarios administradores de la plantilla, que son quienes la pueden modificar sin limitación, además de tenerla a su disposición para utilizarla. Los usuarios que tienen la plantilla a su disposición para utilizarla, que pueden hacer lo siguiente: • Utilizarla para incorporar sus datos a las fichas de los procesos y/o acciones que creen. • Copiarla, y administrar la copia. La copia sólo incorpora los elementos a los que él como usuario tiene acceso. Para facilitar la búsqueda rápida de las plantillas es recomendable que estas se denominen en la empresa mediante conceptos y códigos que sigan criterios y reglas que permitan delimitar ámbitos de las búsquedas. Las plantillas de procesos que el usuario tiene a su disposición, así como la creación de nuevas plantillas son opciones del menú del icono flotante, que se muestra en la figura siguiente. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 34 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM El botón les permite grabar los cambios que hayan efectuado en la ficha de la plantilla. El botón les permite borrar la plantilla. El botón cierra la ficha de la plantilla sin grabar ningún cambio. Espacio para el nombre de la plantilla. Espacio para la descripción de la plantilla. Espacio para escribir el asunto que debe figurar en los procesos basados en la plantilla. Indicador de la duración que debe tener el proceso que se crea con la plantilla. Si se marca el recuadro, se está indicando que la plantilla debe iniciar un proceso periódico automáticamente. En este caso, aparecen los espacios para indicar la periodicidad en días, meses, o años, y la fecha de inicio del primer periodo. Hay que recordar que en este caso sólo se podrá grabar la plantilla si se ha señalado por lo menos un coordinador de los procesos. Se indica en este espacio el tipo de proceso (ver ficha de proceso). Pestañas para incorporar datos y elementos que deberán figurar en el proceso. Son similares a las de la ficha de proceso, con excepción de la de permisos, que describimos a continuación. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 35 ACCIONES Y PROCESOS CIF-KM 9. ORDENACIÓN DE LAS COLUMNAS Y DE LAS LISTAS DE DATOS DE LAS VENTANAS En todas las listas de datos de los procesos y las acciones: Haciendo “clic” con el ratón en la cabecera de una columna de una lista de datos, todas las filas se ordenan por los datos de dicha columna, en sentido ascendente o descendente, alfabética, numéricamente, o por fechas. Arrastrando y soltando con el ratón las cabeceras de las columnas, estas se desplazan de manera que el usuario puede conformar su orden secuencial. __________________________________ CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 36 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM GESTIÓN DOCUMENTAL – LA BIBLIOTECA DE CIF-KM 1. QUÉ ES LA BIBLIOTECA DE CIF-KM........................................................................................................2 2. ALGUNOS CONCEPTOS Y TERMINOLOGÍA...........................................................................................3 3. EL ACCESO A CIF-KM DESDE EL NAVEGADOR Y MEDIANTE LA APLICACIÓN CLIENTE.................3 4. LA UTILIDAD DEL ICONO FLOTANTE DE CIF-KM...................................................................................4 5. “ENVIAR A CIF-KM” ARCHIVOS Y CARPETAS, SITUADOS EN UNA RED LOCAL................................5 6. EL ASISTENTE DE PUBLICACIÓN............................................................................................................8 6.1. SELECCIONAR EL ELEMENTO A PUBLICAR.................................................................................10 6.2. SELECCIONAR PLANTILLA DE PUBLICACIÓN..............................................................................14 6.3. SELECCIONAR TIPO DE DOCUMENTO Y ATRIBUTOS................................................................15 6.4. SELECCIONAR GRUPOS DE USUARIOS Y RUTA DE PUBLICACIÓN.........................................19 6.5. SELECCIONAR CATEGORÍAS DE CLASIFICACIÓN......................................................................25 6.6. “FINALIZAR” EL ASISTENTE............................................................................................................28 7. FICHA DE DOCUMENTO.........................................................................................................................28 8. DESCARGAR ARCHIVOS DE CIF-KM.....................................................................................................41 9. LA CARPETA LOCAL DE “ARCHIVOS TEMPORALES SINCRONIZADOS CON CIF-KM”....................44 10. DOCUMENTOS RECIENTES................................................................................................................46 11. BUSCAR EN BIBLIOTECA....................................................................................................................47 12. EXPLORAR EN BIBLIOTECA...............................................................................................................49 CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 1 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM 1. QUÉ ES LA BIBLIOTECA DE CIF-KM CIF-KM es una aplicación gestionada por un servidor Web, al que se accede, bien desde una página Web con el navegador Internet Explorer, o bien mediante un programa cliente que se instala en el ordenador del usuario y que se mantiene actualizado automáticamente. La aplicación pretende: • Proporcionar una gestión documental completa de la información de la empresa, para que esta se pueda compartir, localizar y recuperar sin esfuerzo. Cada usuario sólo puede gestionar, visualizar y acceder a aquello a lo que está autorizado en función de su nivel, puesto de trabajo, cometidos y responsabilidades, y de los grupos de trabajo a los que pertenece, etc. • Facilitar en la empresa la colaboración, el trabajo en equipo, la dinamización de documentos, y la asignación y seguimiento de tareas y procesos. Los archivos de cualquier tipo y formato se envían a la biblioteca (publican) para ser compartidos con otros usuarios (en adelante a los archivos publicados se les denomina documentos). En la ficha del documento además de los datos propios del archivo se registra quién puede verlo y con qué facultades, su historial de cambios, si está encriptado, firmado, registrado, el historial de actuaciones (quien lo ha descargado, modificado, etc.), categorías asociadas, atributos asociados (incluso procedentes de otras bases de datos mantenidas por otras aplicaciones), enlaces con otros elementos (carpetas, documentos, acciones, procesos, contactos) notas añadidas por usuarios, etc. En la biblioteca se pueden crear estructuras de carpetas, documentos anexados a otros documentos, etc. En ella debe guardarse aquella documentación que debe ser compartida. En primer lugar debe crearse la tipología básica que delimite los grandes ámbitos de la documentación que se guardará en la biblioteca. A esta tipología básica CIF-KM la denomina tipo de documento. Aunque CIF-KM posee un buscador potente, un cierto orden general inicial facilita enormemente el trabajo posterior. Los tipos básicos de documento deben referirse a unos pocos conceptos claros y fáciles de identificar por todo el mundo, tales como, por ejemplo: (1) CONOCIMIENTOS que se refieren a informes, modelos de escritos, y a cualquier documento que contiene algún tipo de valor para la empresa, que puede estar o no, además, categorizada mediante sistemas de clasificación. (2) DOCUMENTACIÓN DE GESTIÓN que se refiere a la contable, comercial, de calidad, etc., que es necesario conservar, y que en general no estará categorizada sino que puede estar relacionada con referencias externas (los atributos externos que más adelante se mencionan) procedentes de aplicaciones de gestión de la empresa. Esta tipología básica es sin perjuicio de los atributos y categorías que en cada caso se pueden asociar con cada documento y que se mencionan más adelante. La biblioteca puede utilizarse, no sólo para conservar los conocimientos y experiencias de la empresa lo es su finalidad principal, sino también, si se ha definido adecuadamente la tipología básica mencionada, para archivo de la documentación de gestión. Todo ello es posible ya que: CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 2 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM (1) Los archivos, algunos de los cuales como los escaneados (mapa-bits) pueden ser muy pesados, son almacenados en discos estando en la base de datos sólo los meta-datos, cuyo crecimiento es reducido e independiente del tamaño de los archivos guardados, lo que permite que el sistema pueda expandirse sin problemas ni de espacio y ni de tamaño. (2) Se pueden insertar referencias (atributos externos) a los documentos de la biblioteca procedentes de otras aplicaciones de gestión, lo que es muy útil especialmente para guardar la documentación de gestión. (3) CIF-KM dispone de un API que permite integrarse en cualquier proceso o aplicación de gestión externa. 2. ALGUNOS CONCEPTOS Y TERMINOLOGÍA - Publicar es situar un contenido en CIF-KM a disposición de los usuarios, para que se pueda compartir y ser objeto del tratamiento que proceda. - Para publicar un contenido hay que señalar siempre los grupos de usuarios que pueden acceder a él. Cada usuario sólo podrá visualizar, utilizar y gestionar aquellos contenidos que estén vinculados con algún grupo de usuarios en el que él figure, directa o indirectamente, con las facultades que él tenga en el grupo (los grupos de usuarios se describen más adelante). - Todo contenido de texto de los archivos publicados en CIF-KM quedará automáticamente indexado ( lo que permitirá buscar por texto completo con todas sus variantes.) - Documento es un archivo publicado en CIF-KM. Al abrir el documento se descarga el archivo. - Dirección URL es una dirección a un sitio Web o un acceso directo a un recurso de red. Al abrir nos dirige al sitio Web o al recurso de red correspondiente. - La Biblioteca es un término que se utiliza en CIF-KM para referirse al conjunto de archivos y direcciones URL que se han publicado en CIF-KM para que estén a disposición de otros usuarios de acuerdo con los criterios de confidencialidad y difusión de cada uno. 3. EL ACCESO A CIF-KM DESDE EL NAVEGADOR Y MEDIANTE LA APLICACIÓN CLIENTE a). Acceder al la página Web CIF-KM con el navegador La primera vez que se entra se deberá acceder a CIF-KM a través de la página Web del servidor con el navegador “Internet Explorer” de MS. Las siguientes veces el sistema recuerda la dirección del dominio del servidor Web y, por ello, ya se podrá entrar directamente al icono flotante (aplicación cliente) que se describe en el epígrafe siguiente. En la página Web de la aplicación se hace “clic” en la opción Entrar. El sistema comprueba si el programa cliente de CIF-KM está actualizado, si no es así se actualiza automáticamente, y si está actualizado, se entra directamente, previa acreditación del usuario. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 3 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM El usuario tiene dos opciones para acceder a CIF-KM, bien con un certificado, o bien con un nombre y contraseña. Una vez que se ha entrado en la aplicación aparece en la pantalla un icono flotante, que se sitúa siempre por encima de cualquier otra ventana, que se puede configurar con distintos tamaños, con distinto grado de transparencia, y que se puede situar en cualquier rincón de la pantalla. El icono flotante de CIF-KM se mantiene aunque se cierre la página Web y el navegador a través del cual hemos accedido a la aplicación. El icono flotante indica que la aplicación está abierta. Además, es el conector a través del cual el usuario puede realizar cualquier operación de CIF-KM, simplemente haciendo “clic“con el botón derecho del ratón se desplegará el Menú de funcionalidades de CIF-KM. b). Abrir directamente el programa cliente (icono flotante) Las siguientes veces que se entra en CIF-KM la aplicación ya recuerda la dirección de dominio del servidor Web de CIF-KM. Por ello, se puede abrir directamente la aplicación cliente apareciendo en la pantalla el icono flotante, salvo que se haya modificado el nombre del dominio Web, en cuyo caso, habrá que entrar de nuevo con el navegador para indicar la nueva dirección de dominio. La aplicación (icono flotante) se puede abrir: - Desde el menú Inicio/Todos los programas/ CIF-KM. - Creando un icono en el escritorio (un acceso directo) utilizando para crearlo opciones que aparece en el menú desplegado del icono flotante. - Ejecutando CIF-KM al iniciar sesión. Esta opción se puede también configurar desde opciones del menú del icono flotante. - Enviando cualquier archivo a CIF-KM, señalándolo con el puntero del ratón y utilizando para enviarlo la correspondiente opción que aparece en el menú contextual del botón derecho del ratón, que se llama Operaciones CIF-KM / Enviar a CIF-KM. Véase Apéndice “ENTRAR POR PRIMERA VEZ EN CIF-KM” 4. LA UTILIDAD DEL ICONO FLOTANTE DE CIF-KM Como se ha dicho, el icono flotante indica que la aplicación está abierta. Es el conector desde el que el usuario puede hacer cualquier operación de CIF-KM. Por ello se recomienda tenerlo siempre abierto. Desplazándolo a un extremo de la pantalla no molesta al realizar otras tareas. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 4 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM 1º) El menú de opcionesque permite realizar todas las operaciones y consultas aparece haciendo “clic” en el icono flotante, tal como muestra la figura de la izquierda. Por ello, para trabajar en CIF-KM, no es necesario ir a la página principal de la aplicación. 2º) Arrastrando y soltando sobre el icono flotante un archivo, o un grupo de archivos y/o carpetas seleccionadas del sistema operativo, se abre el Asistente de Publicación, que permite guardar lo seleccionado en CIF-KM. 3º) Nos avisa cuando recibimos un mensaje nuevoen la mensajería Interna de CIF-KM, tal como se muestra en la figura. 5. “ENVIAR A CIF-KM” ARCHIVOS Y CARPETAS, SITUADOS EN UNA RED LOCAL Enviar a CIF-KM es la forma de publicar los archivos situados en una red local del usuario. Al enviar a CIF-KM archivos aparece el asistente de publicación de CIF-KM (se describe más adelante), que ayuda a asignar atributos, categorías, grupos de usuarios, y además en él se pueden incorporar los datos y parámetros de plantillas de publicación ya predefinidas. • Si se envía un archivo a CIF-KM se crea un documento. • Si se envía una carpeta con estructura de contenidos, en CIF-KM se publican todos con la misma estructura. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 5 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM Los archivos se pueden enviar a CIF-KM de dos formas distintas a). Utilizando el botón derecho del ratón sobre los archivos. - Se selecciona el archivo o los archivos y carpetas que se quieren publicar en CIF-KM. - Se sitúa el puntero del ratón sobre uno de los seleccionados y se hace “clic” con el botón derecho del ratón, apareciendo el menú contextual donde figura la opción Operaciones CIF-KM . - En el menú se selecciona Operaciones CIF-KM/ Enviar a CIF-KM, tal como se muestra en la figura. A continuación aparecerá el asistente de publicación con los elementos a publicar ya preseleccionados. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 6 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM b), Arrastrando y soltando los archivos con el ratón sobre el icono flotante de CIF-KM - Se selecciona el archivo o los archivos y/o carpetas, que se quieren publicar en CIF-KM. - Se sitúa el puntero del ratón sobre uno de ellos y se arrastra y suelta sobre el Icono Flotante de CIF-KM. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 7 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM A continuación aparece el asistente de publicación ya con el contenido seleccionado. Puede ocurrir que el archivo que se pretende enviar a CIF-KM tiene exactamente el mismo contenido que otro que ya se encuentra en CIF-KM a disposición del usuario (aunque tenga nombre distinto, ya que el nombre no cuenta), antes de abrirse el asistente, se avisa de este hecho con el objeto de evitar que por error se envíen a CIF-KM archivos repetidos. La decisión de continuar o no corresponde al usuario actor. El mensaje que aparece es el siguiente: 6. EL ASISTENTE DE PUBLICACIÓN El asistente de publicación se abre: • Al enviar uno o varios archivos a CIF-KM de las dos formas descritas en el epígrafe anterior. En este caso los archivos enviados aparecen ya preseleccionados en el asistente. • A través del icono flotante seleccionando la opción Publicar en Biblioteca tal como se muestra en la figura. En este caso no aparece nada preseleccionado para ser publicado, sino que habrá que buscarlo e incorporarlo. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 8 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM Las diferentes pantallas del asistente de publicación se seleccionan haciendo “clic” en las opciones del selector de páginas, situado en su margen izquierdo superior (ver figuras), o en la parte inferior de la pantalla en el botón “siguiente” y automáticamente el selector de páginas va cambiando. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 9 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM En relación con el selector de páginas, la que está activa (visible) aparece señalada con una flecha, las de las que ya se han visitado pero todavía contienen datos obligatorios sin cumplimentar aparecen señalados con un aspa, los de las pantallas que tienen sus datos obligatorios ya cumplimentados con un check, y los de las pantallas que no se han visitado con un interrogante. 6.1. SELECCIONAR EL ELEMENTO A PUBLICAR El título y descripción son opcionales. Si no se introduce el título en este espacio, al publicar se tomará por defecto él del archivo que se publica. Como se ha indicado antes, si hemos elegido previamente con el ratón un archivo en la red local y con el botón derecho del ratón hemos seleccionado la opción Operaciones CIF-KM/ Enviar a CIF-KM, o bien arrastrando el archivo al icono flotante, el archivo ya aparecerá preseleccionado en el asistente, tal y como se muestra en la figura siguiente. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 10 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM Si hemos utilizado la opción Publicar en Biblioteca del menú del icono flotante , habrá que marcar lo que se quiere: (1) publicar un archivo (documento), (2) crear una carpeta nueva, (3) publicar la dirección a un sitio Web, o (4) publicar la ruta de acceso a un recurso de la red local, por ejemplo, a un programa ejecutable, o a un archivo indicándose sólo la ruta de acceso. Si se selecciona documento: Guardar versiones significa que posteriormente en la ficha del documento se conservará el historial de cada una de las versiones que se hayan guardado del documento. Los sucesivos archivos del documento, se mostrarán, con sus posibles observaciones, en una pestaña de la ficha del documento y desde allí se podrán recuperar. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 11 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM Enlazar el archivo en el disco duro con el documento en CIF-KM hace aparecer automáticamente, en el nombre del archivo local de origen, un apéndice entre corchetes (ver figura siguiente), que consiste en un código que indica la dirección del documento enlazado en CIF-KM, así como información, interpretable por el servidor de CIF-KM, de la fecha, versión, usuario actor, etc. El enlace puede suprimirse: (1) eliminando manualmente el código del nombre del archivo, o bien (2) seleccionando el archivo local enlazado con el botón derecho del ratón, y en el menú contextual, eligiendo la opción operaciones CIF-KM / Desenlazar. Las ventajas de mantener el enlace son las siguientes: • Si se envía un archivo local enlazado a CIF-KM utilizando el menú contextual del botón derecho del ratón (ver figura siguiente) este se envía directamente al documento sustituyendo al que hubiere, si bien antes se hacen una serie de comprobaciones sobre la versión de partida, el publicador anterior, y se informa al actor para que decida si quiere continuar con la sustitución. Esto permite, por ejemplo, trabajar en la red local modificando un archivo, y una vez se haya finalizado, sustituir directamente el viejo por el nuevo en CIF-KM. La sincronización en este caso es manual. • Además, desde el menú contextual del botón derecho se puede desenlazar, visualizar la ficha del documento, desde donde se pueden realizar todo tipo de operaciones en él, y también comparar el archivo local con su homólogo en CIF-KM. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 12 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM • La sincronización es automática si el archivo está en la carpeta local de archivos temporales sincronizados con CIF-KM, cualquier cambio efectuado en el mismo es automáticamente trasladado al documento de CIF-KM enlazado.( ver epígrafe 13 de esta guía). Si se selecciona carpeta: Si se marca Carpeta al finalizar la operación se habrá creado una carpeta vacía en CIF-KM Si se selecciona dirección URL: La Dirección URL es una dirección a un sitio Web o un acceso directo a un recurso de red. Al abrir la dirección URL nos dirige al correspondiente sitio Web o recurso de red. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 13 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM El recurso de red es una ruta dentro de una red local y se comporta como un acceso directo que nos dirige al elemento, igual que lo hace una dirección Web que nos dirige al sitio Web. Si hemos marcado documento o recurso de red, podremos seleccionarlos explorando la red local, haciendo “clic” en el icono situado a la derecha de la figura que muestra una carpeta. La diferencia entre documento y recurso de red consiste en que, en el primer caso el archivo se incorpora a CIF-KM asociado con la ficha del documento, de manera que posteriormente si se abre (botón abrir) se descarga el archivo de CIF-KM desde allí donde nos encontremos, mientras que el recurso de red indica la ruta de acceso al recurso en la red local a la que debemos tener acceso para encontrarlo, de manera que cuando se da a abrir se comporta como un acceso directo que nos dirige al elemento, igual que una dirección Web que nos dirige al sitio Web correspondiente. Véase Apéndice “PUBLICAR EN LA BIBLIOTECA DE CIF-KM” 6.2. SELECCIONAR PLANTILLA DE PUBLICACIÓN La selección de una plantilla de publicación es opcional. Si se selecciona una plantilla de publicación, los elementos predefinidos en ella se incorporan automáticamente al asistente y aparecerán descritos en el marco lateral izquierdo del asistente. Las plantillas de publicación pueden también llevar incorporados procesos, que en este caso se lanzan tomándose como fecha de referencia la de publicación del elemento que se ha asociado con el proceso. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 14 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM Las plantillas de publicación tienen que estar creadas previamente. Se pueden seleccionar de forma rápida escribiendo parte del nombre de la plantilla en el espacio destinado para ella y haciendo INTRO, o haciendo “clic” en la flecha invertida, aparece la lista de plantillas coincidentes para seleccionar la elegida, tal como se muestra en la figura. Pero si el espacio para el nombre se deja vacío y se hace “clic” directamente en el icono carpeta, en la lista desplegada aparecerán todas las plantillas de publicación que el usuario tiene a su disposición. NOTAS IMPORTANTES 1ª. Para facilitar la búsqueda de las plantillas es recomendable que estas se denominen en la empresa mediante conceptos y códigos que sigan criterios y reglas que permitan delimitar ámbitos para facilitar su búsqueda y selección. 2ª. Un usuario puede publicar archivos con cualquier plantilla de publicación que tenga a su disposición, la cual puede contener elementos a los que él como usuario no tiene ni siquiera acceso, pero que se incorporarán al elemento publicado. Esto permite, por ejemplo, que una persona encargada de un registro de entrada de documentos pueda lanzar procesos predefinidos de gestión de expedientes sin que dicha persona pueda acceder, una vez publicado, ni al documento ni al expediente, que estará a disposición de otros usuarios. Véase Apéndice “PLANTILLA DE PUBLICACIÓN” 6.3. SELECCIONAR TIPO DE DOCUMENTO Y ATRIBUTOS En el asistente de publicación “seleccionamos TIPO DE DOCUMENTO Y ATRIBUTOS” Tipo de documento es una taxonomía definida por la empresa. Cada tipo de documento, además de cumplir su función básica de clasificar, puede llevar asociados un conjunto de tipos de atributos predefinidos. En caso de seleccionarse un tipo de documento sus tipos de atributos asociados se incorporan automáticamente al asistente de publicación, mostrándose en la ventana destinada a los atributos. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 15 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM Los tipos de documentos tienen que estar creados previamente. Se pueden seleccionar de forma rápida escribiendo parte del nombre del tipo de documento en el espacio destinado a para él, haciendo INTRO o haciendo “clic” en el triángulo invertido, aparece la lista de tipos de documentos coincidentes para seleccionar él elegido, tal como muestra la figura. Pero si el tipo de documento lo dejamos en blanco y hacemos “clic” en el triángulo invertido saldrían todos los tipos de documentos que hayamos dado de alta. NOTAS IMPORTANTES 1ª. Para facilitar la búsqueda de los tipos de documento es recomendable que estos se denominen en la empresa mediante conceptos y códigos que sigan criterios y reglas que permitan delimitar los ámbitos de las búsquedas en la forma que se ha descrito antes. 2ª. Los tipos de documentos con sus tipos de atributos pueden también incorporarse a las plantillas de publicación, de forma que seleccionada una plantilla desde el asistente, se incorpora el tipo de documento junto con sus tipos de atributos. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 16 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM En la figura se ha preseleccionado un tipo de documento de los predefinidos por la empresa. Cada uno de estos ya incluye una serie de atributos, que se añaden automáticamente a la ventana correspondiente. Los tipos de atributos de los documentos están predefinidos para toda la empresa. Cada tipo de atributo tiene su nombre y un posible contenido a elegir en el asistente de publicación por el usuario que publica el documento. Este contenido del atributo puede ser: (1) un texto libre a incluir por el publicador, (2) un texto a elegir de entre los predefinidos, (3) un número, (4) una fecha, (5) una categoría, y (6) en general cualquier valor que puede extraerse de otra base de datos con la que esté vinculado el atributo. NOTA. Los atributos de CIF-KM pueden interactuar con otras bases de datos. Por ejemplo, los tipos de atributo que aparece en la figura bajo la denominación Cliente y Expediente deberían estar relacionados con las bases de datos de los clientes y de los expedientes de la empresa. Al hacer “clic” en el espacio de la columna valor del atributo se accede directamente a las bases de datos correspondientes para extraer y/o verificar la información que se introduce como atributo. Con el botón añadir se pueden añadir más atributos de documento además de los que ya figuren asociados, en su caso con el tipo de documento que se hubiere seleccionado. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 17 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM Los tipos de atributos que aparecen marcados son de cumplimentación obligatoria, es decir, en ellos debe hacerse figurar un texto o un valor de entre los predefinidos. El carácter obligatorio de un tipo de atributo es consecuencia de que: (1) se hayan marcado así al crear el tipo de documento con el que están asociados, o bien (2) se hayan marcado así en la plantilla de publicación que se haya incorporado al asistente de publicación. Dicha obligatoriedad en la cumplimentación tiene por finalidad evitar olvidos en la categorización de los elementos que se publican. Se pueden incluir valores en cada atributo, o bien dejarlos vacíos de contenido, salvo que sean obligatorios. Si se quieren incluir valores en un atributo se hace “clic” en el espacio correspondiente de la columna valor del atributo y si se trata de un texto o de un número, se pueden escribir directamente. Pero si el tipo de atributo hace referencia a valores, categorías, textos predefinidos, o valores de otras bases de datos aparecerá el triángulo invertido para poder seleccionar lo que corresponda. Se muestra el desplegable de un atributo que hace referencia a una categoría, haciendo “clic” sobre el triángulo invertido, veremos el árbol estructurado al que pertenece la categoría. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 18 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM NOTA. Cada atributo vinculado con categorías sólo puede hacer referencia a un único árbol de categorías, aunque puede haber en una misma plantilla múltiples atributos cada uno con referencia a un árbol de categorías distinto. Véase Apéndice “TIPOS DE DOCUMENTO Y ATRIBUTOS” 6.4. SELECCIONAR GRUPOS DE USUARIOS Y RUTA DE PUBLICACIÓN En el asistente de publicación seleccionamos GRUPOS DE ACCESO y RUTA de publicación CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 19 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM La visibilidad de un elemento publicado queda definida por los grupos de usuarios que se vinculan al elemento, de manera que los usuarios que forman parte de los grupos, serán los únicos que conocen la existencia del elemento publicado. Cualquier elemento que se publique deberá vincularse como mínimo con un grupo de usuarios, pero puede estar vinculado con múltiples grupos simultáneamente. Véase Apéndice “GRUPOS Y POSICIONES DEL ORGANIGRAMA” Finalidad de los grupos. Los grupos de usuarios tienen tres finalidades: • Determinar el ámbito de visibilidad de los elementos publicados (documentos, direcciones URL, carpetas, contactos). El elemento publicado sólo existe para esos usuarios que forman parte de dichos grupos vinculados con el elemento. Los demás usuarios no verán el elemento, para ellos es como si no existiera en el sistema. Cualquier elemento que se publique deberá vincularse como mínimo con un grupo de usuarios, pero puede estar vinculado con múltiples grupos simultáneamente. • Establecer las facultades de los usuarios en relación con los elementos publicados vinculados con el grupo. • Definir colectivos de personas para ser utilizados en otras áreas de la aplicación distintas de la publicación (procesos, plantillas, foros), y para enviar mensajes y correos a un colectivo. Niveles en los grupos. En cada grupo de usuarios hay tres niveles de facultades de los usuarios del grupo, en relación con los elementos publicados vinculados con el mismo. • NIVEL ADMINISTRAR. Faculta para incluir y excluir a otros usuarios en el grupo y asignarles un nivel, incluido el propio de administrar. Facultades adicionales son: pueden: (1) visualizar el historial las sus actuaciones realizadas en el grupo por los usuarios, (2) crear conjuntos de categorías y etiquetas vinculadas con el "grupo de usuarios", y (3) crear foros de discusión para el grupo de usuarios. Si un usuario tiene Nivel de administrar implícitamente tiene nivel de publicar y de ver. • NIVEL PUBLICAR. Faculta para publicar, modificar, y eliminar datos y contenidos de los elementos publicados que se vinculen con el grupo y publicar noticias vinculadas con el grupo. • NIVEL VISUALIZAR. Faculta para ver, utilizar, y en su caso descargar, los elementos publicados que están vinculados con el grupo, pero no modificarlo ni añadir nada nuevo. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 20 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM Cuando un usuario puede acceder a un elemento publicado porque está vinculado con varios grupos a los que aquel pertenece, podrá modificarlo si tiene el nivel publicar el alguno de ellos. Tipos de grupos. Los grupos de usuarios pueden tener diferentes características: • Grupos que dependen de posiciones del organigrama de la empresa (grupos del organigrama). • Grupos independientes del organigrama (grupos de trabajo). Ambos tipos de grupos tienen idénticas características y funcionalidades, salvo que en los grupos del organigrama las personas situadas en posiciones de las que el grupo depende directa o indirectamente poseen las mismas facultades del nivel administrar, con respecto al grupo, aunque no pertenezcan expresamente al grupo (son administradores implícitos del grupo de usuarios). • Grupos de cifrado son aquellos que han sido marcados como “cajas de seguridad” para que se vinculen con ellos sólo archivos que se envían cifrados a CIF-KM. Las condiciones y demás características de los grupos de cifrado son las siguientes: 1. Condiciones del grupo de cifrado. Para que un grupo pueda ser marcado de cifrado, son condiciones necesarias que deben cumplirse: (1) que todos sus usuarios sean expresos en el grupo es decir, que no se hayan incorporado al grupo de forma colectiva porque estén en otros grupos o posiciones que a su vez se han incorporado a aquel (grupos de grupos y posiciones del organigrama dentro de grupos), y (2) que todos los usuarios posean y tengan especificado su certificado de cifrado en su ficha de usuario. Los grupos de cifrado pueden ser tanto grupos del organigrama como grupos de trabajo, mencionados anteriormente. En el caso de que se trate de un grupo del organigrama, la condición de que todos sus usuarios expresos tengan certificado de cifrado, se extiende, además, a todos los usuarios que estén situados en posiciones de las que el grupo dependa directa o indirectamente, ya que esos usuarios tienen las facultades del nivel administrar con respecto al grupo. 2. Características del grupo de cifrado. Los grupos de cifrado tienen la característica de que cuando un usuario cambia su certificado, o bien cuando un administrador del grupo incorpora o excluye a un usuario en el grupo, la aplicación CIF-KM, sin carga para ningún usuario realiza todas las operaciones necesarias para que en todo momento los archivos cifrados, vinculados con el grupo, puedan ser potencialmente descifrados por los usuarios, y sólo por ellos, que puedan acceder al archivo a través del grupo, con sus respectivas claves privadas de su certificado de cifrado, que sólo ellos poseen. El cifrado y descifrado se realiza de forma transparente y sin carga para ningún usuario. Los archivos que un usuario envía cifrados al sistema pueden también vincularse con grupos que no sean de cifrado, pero en este caso los usuarios que no tengan señalado su certificado de cifrado, podrán ver que existen los archivos, y visualizar su ficha, pero no podrán descifrarlos. Además, en este caso cuando un usuario cambie su certificado o un administrador incorpore o excluya a un usuario en el grupo, la aplicación no realiza ninguna de las operaciones descritas en el párrafo anterior. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 21 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM El asistente de publicación, sólo muestra los grupos en los que el usuario tiene facultades de publicar o administrar, aunque estas últimas lo sean como consecuencia de su posición en el organigrama de la empresa. Para facilitar la selección de los grupos que se quieren vincular con el elemento que se publica, en el asistente se han establecido unos filtros, que se muestran en las figuras siguientes. En la ventana de la figura en la que se ha seleccionado “todos los grupos vinculados con el usuario” se muestran todos los grupos de usuarios, en los que el usuario está expresamente y tiene por lo menos la facultad de publicar. Las agrupaciones de grupos (una de las cuales aparece en la figura) no tienen otra finalidad que la mera de agrupar, para que cada usuario pueda ordenar su forma de visualizar sus listas de grupos. Las formas de agrupar son personales de cada usuario. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 22 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM En la ventana de la figura se muestran todos los grupos de trabajo en los que el usuario figura por lo menos con la con la facultad de publicar (no los grupos del organigrama). En la ventana de la figura se muestran todos los grupos que dependen de posiciones del organigrama en los que el usuario, bien pertenece al grupo expresamente con facultad de publicar o administrar, o bien está situado en una posición de la que el grupo depende directa o indirectamente, aunque no esté expresamente en él, ya que la posición le otorga la facultad de administrador el grupo. Los grupos se muestran junto con las posiciones para que se puedan localizar en el contexto del organigrama de la empresa. La selección de los grupos que se quieren incorporar al asistente, para quedar vinculados con el elemento que se publica, se muestra en la figura siguiente. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 23 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM Se seleccionan las pestañas y filtros para que los tipos de grupos se muestren en la ventana superior del cuadro de dialogo, por ejemplo, todos los grupos, tanto de trabajo como dependientes de posiciones, en los que el usuario está expresamente vinculado. En la ventana superior del cuadro de dialogo, se elige con el botón derecho del ratón el grupo que se quiere seleccionar. Se hace “clic” en el botón añadir a la selección y entonces el grupo que se había elegido queda añadido a la selección de grupos de la ventana inferior del cuadro de dialogo. El conjunto de grupos que se vincularán con el elemento que se publica son los que se muestran en la ventana inferior del cuadro de dialogo. Una vez se han elegido los grupos, se puede elegir opcionalmente: (1) una carpeta o una ruta para el documento que se publica, o bien (2) otro documento para que el que se publica quede anexado a él. Para ello, haciendo “clic” en el icono carpeta, se abre el cuadro de diálogo que se muestra en la figura siguiente. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 24 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM Los grupos seleccionados en el cuadro de diálogo previo se muestran en la ventana superior del presente cuadro de diálogo. En la ventana inferior del cuadro de diálogo se muestran todas las carpetas y documentos con sus respectivos anexos, que cumplen la condición de que son visibles por todos los grupos preseleccionados. Una vez elegida la carpeta o el documento al que se quiere anexar al documento que se publica, se hace “clic” en el botón aceptar. El elemento elegido se incorporará al asistente de publicación. 6.5. SELECCIONAR CATEGORÍAS DE CLASIFICACIÓN En el asistente de publicación seleccionamos CATEGORÍAS DE CLASIFICACIÓN CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 25 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM Las categorías se agrupan por tipos formando cada uno de ellos una estructura en forma de árbol. Sirven para clasificar un elemento publicado, de forma múltiple según diferentes criterios. Cada árbol de categorías está vinculado con uno o varios grupos de usuarios. El vínculo significa que cualquier usuario perteneciente al grupo podrá visualizarlas y utilizarlas las correspondientes categorías del árbol, bien para clasificar cualquier elemento publicado en el que tengan facultad de publicar, o bien para filtrar las búsquedas en cualquier caso. La vinculación con grupos, por tanto, no significa que se circunscriba su utilización a los elementos vinculados con esos grupos, sino que esos grupos delimitan qué usuarios pueden utilizarlas para clasificar y para localizar. Los árboles de categorías pueden ser creados, modificados, vinculados y desvinculados, por los usuarios con el nivel administrar en los grupos a los que está ligado el árbol. Anteriormente se ha mencionado que los atributos pueden estar vinculados con árboles de categorías (cada atributo con un solo árbol de categorías). Surge pues la pregunta de por qué existe además una ventana específica de categorías en el asistente de publicación. Los árboles de categorías que se pueden vincular con los atributos están asociados con el grupo general, al igual que atributos, tipos de documento, tipos de procesos, y tipos de acciones, que es un grupo del organigrama al que pertenecen todos los usuarios, para que sean visibles por todos ellos. Se ha mencionado anteriormente que existen atributos cuyos valores hacen referencia a categorías, los cuales pueden ser de cumplimentación obligatoria. Por el contrario, los árboles de categorías vinculados con cualquier grupo de usuarios, aparecen en el asistente en una de sus páginas porqué: • Si se utiliza una plantilla de publicación, en categorías de clasificación pueden incorporarse categorías fijas para que el usuario que publica no tenga que elegir nada. • En la medida que no contradiga a las reglas proporcionadas por la plantilla, un usuario puede clasificar con sus criterios propios, mediante árboles de categorías que sólo pueden ver usuarios que pertenecen al grupo al que está vinculado el árbol de categorías. Gracias a todo lo anterior, en CIF-KM es posible mantener la disciplina, aplicándose las reglas y criterios de clasificación de la empresa mediante árboles de categorías asociados con los atributos, sin perjuicio de que cada usuario puede aplicar adicionalmente sus propios criterios de clasificación sobre elementos publicados sin interferir con los demás. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 26 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM En el asistente seleccionamos categorías de clasificación En la ventana superior se muestran todos los árboles de categorías que están vinculados con grupos de usuarios a los que el usuario tiene acceso. Los árboles pueden desplegarse para visualizar sus respectivas categorías. En la ventana inferior se muestran las categorías seleccionadas que se van a vincular con el elemento que se publica. Seleccionando una categoría de la ventana superior con el ratón, con el botón añadir a la selección se incorpora a la ventana de las seleccionadas. Lo mismo ocurre haciendo doble “clic” con el ratón sobre cualquier categoría de la ventana superior. Los referentes de las columnas de la ventana superior son también barras de ordenación. Las barras de ordenación permiten ordenar filas por los elementos de la columna en orden ascendente o descendente haciendo “clic” sucesivamente sobre ellas. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 27 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM Véase Apéndice “ÁRBOLES DE CATEGORÍAS” 6.6. “FINALIZAR” EL ASISTENTE La operación de finalizar el asistente produce el envío de archivo a CIF-KM. El botón finalizar se activa sólo cuando se ha señalado un archivo para enviar y al menos un grupo de usuarios en las correspondientes ventanas del asistente. No obstante, si se ha utilizado una plantilla de publicación y no se han cumplimentados todos los datos señalados en ella como obligatorios, se avisará de los que están pendientes, sin cuya cumplimentación no se podrá realizar el envío del archivo a CIF-KM. 7. FICHA DE DOCUMENTO Los archivos publicados en CIF-KM están asociados con una ficha de documento, que muestra todos sus datos y desde la que se pueden realizar todo tipo de operaciones relacionadas con el documento. Cada usuario sólo verá en la ficha lo que está facultado para visualizar o realizar. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 28 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM El botón sirve para grabar las modificaciones realizadas en la ficha por el usuario. El botón elimina el documento (sólo pueden modificarlo y eliminarlo los usuarios con las facultades del nivel publicar (ver APÉNDICE 7). IMPORTANTE Eliminar un documento por un usuario significa sólo desvincularlo de los grupos en los que el usuario tiene facultades del nivel publicar (ver APÉNDICE 7). Por ello, el documento podrá continuar siendo visible para los usuarios de otros grupos con los que este usuario estuviese vinculado. Esto es importante, porque si un usuario quiere que un documento permanezca siempre visible para él, puede vincularlo con un grupo personal en el que sólo esté él, de esta manera el documento desaparece para todos los demás usuarios, pero no para el que pertenece a su grupo personal. El botón hace aparecer el menú de opciones que muestra la figura siguiente. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 29 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM Imprimir se refiere a todo el contenido de la ficha, incluido el de todas las pestañas. Copiar enlace al portapapeles (el clipboard de Windows) copia un hipervínculo que integra el título del documento de CIF-KM. El hipervínculo luego puede ser pegado, por ejemplo, en un documento Word, o en cualquier otro sitio. Haciendo “clic” sobre él, desde el documento Word que lo tiene pegado, el hipervínculo nos llevará a la ficha del documento de CIF-KM, pidiendo al usuario obviamente que se acredite en CIF-KM si no lo está, y siempre que el usuario tenga facultad de visualizar el documento. Guardar como permite replicar el documento con su ficha tal como aparece. Esta operación permite utilizar y aprovechar, en muchos casos, total o parcialmente el contenido de una ficha para construir otra realizando cambios en ella. Enviar enlace a este documento añade una entrada en la pestaña de enlaces para acceder al documento y su ficha. De manera indirecta se puede hacer lo mismo a través del portapapeles copiando y pegando el hipervínculo tal como se ha indicado en el punto anterior. Bloquear el documento significa impedir definitivamente que en el futuro nadie pueda modificar ni el título, ni la descripción, ni el archivo asociado. Los documentos bloqueados muestra la siguiente leyenda en su ficha. Proteger contra copia es aplicable a los formatos PDF (texto o imagen) y a cualquier otro formato de imagen. Una vez protegido el contenido del archivo sólo puede ser visualizado con un visor propio de CIF-KM que impide con total seguridad que dicho contenido pueda ser capturado, copiado, copiada la pantalla, etc. (todo esta bloqueado) excepto el ratón para cambiar la página en el visor. De esta forma un documento se puede poner a disposición de otras personas con la total seguridad de que sólo podrá ser leído por los autorizados y que no podrá circular a otros sitios. Asignar número de registro significa registrar el documento en uno de los registros corporativos que se hayan configurado en CIF-KM. En este caso el documento quedará bloqueado definitivamente y permanecerá y será recuperable desde el registro correspondiente durante el periodo de permanencia que se haya establecido en la máscara del registro al ser configurado. Los registros una vez creados y con contenidos ya no pueden eliminarse. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 30 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM Los documentos registrados muestran la siguiente leyenda en su ficha. Agregar a favoritos establece un hipervínculo de la ficha en favoritos de CIF-KM. El botón hace aparecer el menú de opciones que muestra la figura siguiente. Historial permite mostrar y filtrar las actuaciones de los usuarios con indicación de lo que se ha realizado, fecha, y actor, por ejemplo, si se ha descargado, si se ha enviado como adjunto por correo, si se ha modificado el archivo asociado, etc. La información es mostrada en la ventana de la figura que está paginada. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 31 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM Ver números de registro permite conocer si el documento está registrado y, en su caso, en qué registros lo está y con que números de registro. Usuarios con acceso al documento permite ver que usuarios tiene la facultad de acceder al documento. Seleccionando cualquiera de ellos, el menú contextual del botón derecho ofrece al actor diferentes opciones en relación con dicho usuario, y en particular información de donde proviene la facultad de poder acceder al documento. El botón cierra la ficha del documento sin grabar ninguna modificación. Son recuadros personales del usuario que él marcará si quiere que el sistema le envíe un mensaje interno si ocurre el evento marcado. El mensaje muestra el título del documento (los textos son hipervínculos a la ficha), en él se explica el tipo de evento ocurrido, el usuario que lo ha efectuado y se adjunta el archivo previo en el caso que haya sido modificado o eliminado. Muestra el tipo de documento (ver APÉNDICE 6). Este se puede cambiar haciendo “clic” en el triángulo invertido (ver figura siguiente). La selección de un tipo de documento significa que en la ficha están incorporados los atributos asociados con el mismo. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 32 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM El recuadro de bloqueo por modificación se marca con carácter cautelar para que el archivo del documento no pueda ser cambiado por otro usuario de forma involuntaria, excepto por el usuario que ha marcado el recuadro. A los otros usuarios se les informa, en su caso, de quien lo ha marcado. No obstante, cualquier usuario puede desmarcar ese bloqueo por modificación accediendo a la ficha del documento y entonces ya puede cambiar el archivo del mismo. La finalidad de este bloqueo por modificación es advertir no restringir, es decir, no impide que un usuario con permisos pueda quitar este bloqueo. Por ejemplo, permite que un usuario descargue el archivo del documento para modificarlo y evite así que, mientras lo hace, otro usuario lo cambie con desconocimiento de ello o por error. No se trata del bloqueo definitivo que se menciona anteriormente en el menú acciones / bloquear documentos. El botón sirve para descargar el archivo, y poder verlo inmediatamente o para guardarlo en una ruta local elegida (ver apartado 10 de esta guía). El botón sirve para sustituir el archivo asociado con el documento. Hace aparecer el siguiente menú de opciones. Muestra el nombre y tamaño del archivo asociado con la ficha de documento. Muestra la ruta de localización del documento en CIF-KM, indicando, en su caso, las carpetas y los documentos a los que está anexado. Todos los textos de la ruta son hipervínculos que dirigen a la ficha del correspondiente elemento. El botón está situado encima del espacio de la ruta de localización del documento y permite elegir o modificar dicha ruta. Ese botón hace aparecer el siguiente menú de opciones. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 33 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM Los documentos en CIF-KM se localizan mediante un buscador con parámetros y condiciones de filtro, de manera mucho más eficiente que explorando una estructura de carpetas y de anexos a documentos. Por ello, no se recomienda crear estructuras de carpetas y documentos para clasificar miles y miles de documentos, sino que son útiles para mostrar las relaciones de agrupación y dependencia, de conjuntos más reducidos de elementos que formen parte, por ejemplo, de un expediente, de un proyecto, etc. Más adelante nos referimos de nuevo a esas estructuras al describir los contenidos de la pestaña de anexos de la ficha de documento. , Pestañas en cuyas ventanas se muestran datos y elementos relacionados con el documento. Los elementos que se visualizan en las pestañas son interactivos. Con el botón derecho del ratón aparece un menú contextual relacionado con el contenido de cada pestaña tal como muestra la figura. En cada ventana, a través de los botones, se pueden realizar diversas operaciones relativas a su contenido. En particular muestran entre otros, los botones que abre un buscador para agregar más elementos, que elimina el elemento seleccionado, etc CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 34 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM EL CONTENIDO de las distintas pestañas de ficha de documento es el siguiente: En la pestaña los usuarios, con facultad de publicar en el documento, pueden incluir sus respectivos comentarios, modificarlos y eliminarlos, pero sólo los suyos y no los de los demás, salvo que se tengan facultades de administrar en algún grupo vinculado con el documento. Los documentos que contienen comentarios muestran el icono en los listados, que permite acceder a dichos comentarios sin necesidad de abrir la ficha del documento, tal como muestra la figura siguiente. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 35 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM La pestaña grupos muestra todos los grupos de usuarios vinculados con el documento independientemente de las facultades que tenga el usuario en el mismo, estos grupos son los que definen el ámbito de visibilidad del documento. Un usuario sin facultades dentro de un grupo sólo podrá visualizar una relación de aquellos usuarios que forman parte de ese grupo. En el APÉNDICE 7 se describen con detalle las funciones de los grupos de usuarios. La pestaña categorías muestra las vinculadas con el documento, pero sólo las que el usuario puede visualizar. Las demás para él no existen. En el APÉNDICE 8 se describen con detalle las funciones de los árboles de categorías. La pestaña atributos muestra los vinculados con el documento con sus respectivos valores. En el APÉNDICE 6 se describen con detalle los atributos de los documentos. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 36 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM La pestaña anexos muestra todos los elementos anexados al documento (RUTAS DESCENDENTES), así como las carpetas y documentos de los que él depende directa o indirectamente (RUTAS ASCENDENTES). En la ventana de esta pestaña, con el botón aparece el menú contextual de la figura siguiente. Añadir desde el disco duro. Permite examinar (explorar) cualquier disco duro de la red local para incorporar cualquier archivo como anexo al de la ficha. Al la ficha con los cambios efectuados se crea automáticamente con ese archivo incorporado, un nuevo documento anexado al de la ficha, que tiene por defecto el mismo ámbito de visibilidad (grupos vinculados) que él de la ficha a la que se ha anexado. Es una forma rápida de publicar archivos en CIF-KM anexándolos a un documento o a una carpeta. Desde mi almacén de archivos. Permite visualizar los archivos enviados a mi almacén del usuario para seleccionar desde allí los que se quieren incorporar como anexos al documento de la ficha. Al los cambios efectuados se crea automáticamente un nuevo documento anexado al de la ficha, con el archivo incorporado, que tiene por defecto el mismo ámbito de visibilidad (grupos vinculados) que él de la ficha desde donde se ha creado. Es otra forma rápida de publicar archivos anexándolos a otro documento o a una carpeta. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 37 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM URL/Ruta de localización. Permite anexar direcciones a sitios Web y a recursos de la red local del usuario. Al los cambios efectuados se crea automáticamente una dirección URL anexada al documento de la ficha. Nueva carpeta. Permite anexar una carpeta al documento. Al los cambios efectuados se crea automáticamente una nueva carpeta anexada al documento de la ficha. UTILIDAD PRÁCTICA DE LAS ESTRUCTURAS DE CARPETAS Y ANEXOS A DOCUMENTOS. Imaginemos que es necesario que varias personas colaboren y trabajen en un asunto o un proyecto, que requiera que todos tengan acceso a una misma documentación estructurada y actualizada, que no es estática, sino dinámica y sometida a cambios. Mantenerse coordinados con las últimas versiones de todos los documentos, antes de cada reunión, sólo con el correo electrónico y el teléfono es a veces complicado. Tenemos varias alternativas para relacionar la información: • Podemos crear enlaces entre los documentos (ver apartado siguiente). • Podemos establecer un atributo común a todos ellos, por ejemplo, un nombre o código (ver apartado anterior). • Podemos crear una estructura de carpetas y documentos anexados que los relacione con determinado criterio (ver apartado anterior). Accediendo a la ficha de cualquier elemento de la estructura, a través de la pestaña ANEXOS, se puede acceder a cualquier elemento de las rutas tanto ascendente como descendente. Enviando a un usuario, por ejemplo, a través de un correo electrónico, un HIPERVÍNCULO a una de las fichas de la estructura, se le está dirigiendo a toda la estructura, en la que podrá visualizar cualquier elemento en la medida en que esté facultado. De esta manera la documentación no se dispersa en múltiples correos electrónicos de los componentes del equipo de trabajo, sino que se mantiene estructurada en la biblioteca de CIF-KM, a disposición de los usuarios. La pestaña enlaces muestra los elementos enlazados con el documento sin que exista ninguna relación de dependencia entre si, ni formen estructura, aunque sí se establece el sentido del enlace cuando es entre documentos, diferenciando entre elemento enlazador, o bien el enlazado. Sólo se muestran los enlaces que el usuario tiene facultad de visualizar. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 38 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM Los elementos enlazados pueden ser documentos, carpetas, direcciones URL, usuarios, y contactos externos. El botón hace aparecer un menú de opciones para abrir sendos buscadores de los elementos que se quieren añadir como enlace con el elemento de la ficha, tal como muestra la figura siguiente. El botón elimina el enlace con el elemento seleccionado con el ratón. Seleccionando cualquiera de los elementos enlazados con el botón derecho del ratón aparece un menú contextual de operaciones que se pueden realizar con el elemento, tal como muestra la figura siguiente. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 39 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM La pestaña muestra las acciones y procesos asociados con la ficha del documento en los que el usuario es coordinador o actuante para poder visualizarlos. Desde el lado de la ficha del proceso o de la acción nos referimos a ellos como documentos y carpetas enlazados con la acción o el proceso (ver Parte 2 de la GUACCIONES Y PROCESOS). Desde esta pestaña un usuario puede: • Crear nuevos procesos y acciones para que queden enlazados con la ficha del documento, o lo que es lo mismo que el documento quede enlazado con la ficha de la acción o del proceso. Estos procesos o acciones pueden crearse con fecha de inicio, bien indeterminada, o bien con una fecha específica, o bien con una fecha relativa (referida a la primera grabación de la ficha del documento). En este último caso si no se graba la ficha del documento (se cancele en lugar de grabar) se habrá creado un proceso o una acción con fechas de inicio indeterminadas. El nuevo proceso o la nueva acción se crean al grabar sus respectivas fichas, con independencia de la del documento, y quedan automáticamente enlazados con el documento si este ya existe, sin necesidad de que se grabe la ficha de este, si bien con los matices mencionados en el párrafo anterior en cuanto a sus fechas de inicio. No obstante, si el documento se está creando al mismo tiempo (no existe todavía), habrá que crear también su ficha para que este pueda quedar enlazado con las fichas de proceso o acción. Si no se hiciera esto último se habría creado el proceso o la acción, pero sin documento enlazado. • Enlazar el documento con las fichas de un proceso o de una acción ya existentes, en las que el usuario sea coordinador o bien actuante. En este caso se utilizará el buscador. Los enlaces se crean al grabar las fichas del proceso o de la acción, con independencia de que se grabe o no la ficha del documento, salvo que el documento se esté creando en ese mismo momento y por ello, todavía no exista. Véase Parte 2 de la Guía Principal “ACCIONES Y PROCESOS” Pestaña que muestra el historial de cambios del documento, es decir los sucesivos archivos que se han grabado y asociado con la ficha del documento, esta pestaña solo aparece si antes en la ficha del documento seleccionas guardar versiones. Puede configurarse para que sean un número máximo. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 40 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM Si se seleccionó guardar versiones, en la ficha del documento aparece una pestaña más con todas las versiones anteriores de ese documento. 8. DESCARGAR ARCHIVOS DE CIF-KM La descarga del archivo de un documento de CIF-KM se realiza de la manera siguiente: • Se selecciona con el botón derecho el ratón el documento de CIF-KM visible por el usuario en cualquier ventana de la aplicación, por ejemplo, en la ventana de resultados de una búsqueda, en la ventana de la pestaña anexos o la de enlaces de la ficha de un documento, en la ventana de los documentos asociados con un proceso o con una acción, en la ventana de adjuntos o la de enlaces de un mensaje interno, o en la de adjuntos de un correo o de un mensaje de un foro, etc. • En el menú del botón derecho se hace “clic” en la opción Abrir documento y aparece el cuadro de diálogo de la figura con los botones Ver, Guardar, y Ver ficha, para elegir la operación que se desea realizar. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 41 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM Significa descargar el archivo para visualizarlo en ese momento (equivale a abrir de Windows). El archivo se descarga a la carpeta de sincronizados Muestra un cuadro de diálogo para que el usuario seleccione la ruta donde quiere guardar el archivo (equivale a guardar como de Windows). Una vez descargado el archivo el cuadro de diálogo nos permite abrirlo directamente haciendo “ clic “ en el botón “ ver”. Nos presenta la ficha del documento desde la que se pueden realizar todo tipo de operaciones (ver apartado 12 de esta guía). Este recuadro aparece marcado por defecto, cuando el usuario que está descargando el archivo no es el mismo que el que lo ha publicado. Si el usuario que lo ha publicado es el que lo descarga aparece sin marcar. No obstante, el usuario que efectúa la descarga del archivo puede cambiar el estado del recuadro. De esta forma se trata de evitar los errores involuntarios, en el sentido que un usuario pueda descargar un archivo de CIF-KM publicado por otro usuario, lo modifique y publique sustituyendo el archivo originario porque tenga facultades para publicar en algún grupo con el que está vinculado el documento. Si el archivo se hubiere descargado con el recuadro de sólo lectura desmarcado, el usuario actor haciendo “clic” en “guardar” sustituiría directamente el archivo originario en el documento de CIF-KM por estar sincronizado con él (ver epígrafe anterior). En caso de que el archivo haya sido descargado con el recuadro marcado el usuario puede realizar la operación de “guardar como” en local y enviarlo a CIF-KM como un documento nuevo distinto del original. No obstante, hay otras cautelas adicionales para evitar errores involuntarios de este tipo. En efecto, si un usuario trata de sustituir el archivo de un documento que ha sido, publicado, modificado posteriormente por otro usuario, o por el mismo pero partiendo de un archivo que ha descargado pero que por alguna circunstancia es distinto de la última versión que ahora hay en CIF-KM, porque alguien lo ha modificado, por ejemplo, en el intervalo de tiempo transcurrido, antes de efectuarse la sustitución del archivo del documento al usuario le aparecerá un aviso para que confirme que desea continuar con la actualización, informándole de lo que ocurre. Uno de estos avisos es el de la figura siguiente. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 42 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM Además, para evitar la sustitución involuntaria de archivos en los que un usuario está trabajando, este puede marcar, en la ficha del documento, el recuadro bloqueo por modificación, que previene a los demás (no a él) ya que les obliga a desmarcar dicho recuadro si quieren sustituir el archivo del documento. Los archivos que se descargan de CIF-KM, tanto en la carpeta de archivos temporales sincronizados con CIF-KM (botón Ver) como en cualquier otra ruta local (botón Guardar) están siempre enlazados con sus homólogos de CIF-KM. Los de la carpeta de sincronizados ante cualquier modificación de su contenido, realizada con el botón “guardar” o guardar como de su correspondiente aplicación local, sincronizarán a su homólogo de CIF-KM. Los también enlazados, pero situados en cualquier carpeta o ruta local, sólo actualizarán a su homólogo (sin abrir el asistente de publicación) si se envían a CIF-KM con la opción de menú del botón derecho del ratón operaciones CIF-KM/Enviar ya mencionada en los epígrafes anteriores. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 43 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM 9. LA CARPETA LOCAL DE “ARCHIVOS TEMPORALES SINCRONIZADOS CON CIF-KM” Guardar en ella es una forma alternativa de enviar archivos a CIF-KM Los archivos situados en dicha carpeta local se sincronizan automáticamente con sus homólogos de CIF-KM. Por esta razón, si estamos visualizando un archivo situado en esta carpeta, efectuamos modificaciones en él y utilizamos el botón “guardar”, el archivo modificado se estará guardando en esta carpeta e inmediatamente sincronizando en CIF-KM, sustituyéndose el archivo previo del documento. La utilidad de la carpeta de archivos temporales sincronizados es la siguiente: La carpeta local de “Archivos temporales sincronizados con CIF-KM” es creada automáticamente por la aplicación y situada en la carpeta de “Mis documentos” del explorador de Windows del usuario. En algunas empresas, por razón de su organización interna de la red, puede estar ubicada en otro sitio. • Es la carpeta donde temporalmente se descargan los archivos de los documentos de CIF-KM para la visualización de su contenido (selección con el ratón del documento en cualquier ventana de CIF-KM/ opción Abrir del menú del botón derecho/ botón Ver del cuadro de dialogo que aparece a continuación (se muestra en la figura). Los archivos no se descargan a una carpeta temporal de Windows, que es lo que ocurre cuando proceden de un sitio Web normal, sino que en CIF-KM las descargas de archivos se producen a esa carpeta, que está dotada de características singulares y en particular de sincronía con CIF-KM. • En la operación inversa de la anterior, cuando se envía un archivo local a CIF-KM, tanto si ya está enlazado con su documento homólogo de CIF-KM, como si no lo está y se abre el asistente de publicación, el archivo es copiado temporalmente en dicha carpeta de archivos temporales sincronizados con CIF-KM, desde donde se efectúa la transferencia del archivo a CIF-KM. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 44 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM • Cuando un archivo local se copia y pega directamente en esta carpeta, o bien se sitúa en ella con la operación “guardar como”, de una aplicación local, se desencadena el mismo proceso que enviar a CIF-KM, con las mismas variantes ya descritas, según que el archivo esté o no enlazado con un documento homólogo en CIF-KM. • La copia de los archivos situada en esta carpeta, tanto si es porque se han descargado de CIF-KM para la inmediata visualización de su contenido, como si se han enviado (transferido) a CIF-KM, está siempre automáticamente sincronizada y enlazada con sus homólogos de CIF-KM. Resulta obvio que trabajar contra esta carpeta es una forma cómoda, por ejemplo, de efectuar correcciones en los documentos que descargamos de CIF-KM y visualizamos directamente, o de trabajar directamente contra documentos de CIF-KM. Hemos de destacar que el usuario, tendrá a su disposición, en esa carpeta local, la última copia que está a su vez sincronizada en CIF-KM, y al mismo tiempo las copias con las modificaciones anteriores en el historial que conserva la ficha del documento en CIF-KM, si se ha indicado en la ficha que guarde las versiones anteriores. Es importante tener en cuenta que si un usuario “A “ tiene un archivo en esa carpeta y ese archivo lo modifica un usuario “B” en KM, evidentemente no va a tener la última copia del documento de KM. Los archivos de esa carpeta, como su nombre indica, son temporales, de manera que se eliminan automáticamente transcurridos varios días sin ser utilizados. NOTA IMPORTANTE. En alguna ocasión se puede producir un error en una transacción, y el usuario puede encontrarse que en esa carpeta con un archivo que tenga una instrucción defectuosa y aparezcan mensajes de error. Lo recomendable si esto sucede es vaciar esa carpeta manualmente. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 45 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM 10. DOCUMENTOS RECIENTES Los documentos que el usuario ha enviado o descargado de CIF-KM pueden ser visibles desde la ventana de documentos recientes. A esta ventana se accede desde el menú del icono flotante (ver figura siguiente), desde la que se pueden descargar o visualizar su ficha. Se selecciona el documento con el ratón y se hace “clic” en el correspondiente botón de la parte superior de la ventana. Se selecciona el documento con el botón derecho del ratón y aparece un menú contextual con las opciones anteriores. La ventana de documentos recientes es muy útil al usuario en su trabajo del diario, ya que permite seleccionar documentos, e incorporarlos como adjuntos (copiando el archivo) o como enlace (vínculo con un documento publicado) a otras fichas y formularios de CIF-KM. En la figura se muestra la ficha de una acción a la que se incorpora como adjunto o como enlace un documento utilizando la ventana de documentos recientes. CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 46 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM 11. BUSCAR EN BIBLIOTECA El buscador permite localizar aquellos documentos, carpetas y direcciones URL a los que el usuario tenga acceso a través de grupos y que estén publicados en la biblioteca de CIF-KM . Puede acceder al Buscador de la Biblioteca pinchando en la opción “ Buscar en Biblioteca “ del icono flotante (ver figura siguiente). CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 47 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM A continuación aparecerá la pantalla de búsqueda. Barra de menú. El botón activa la búsqueda de los elementos que pretendemos localizar bajo los criterios que hayamos incluido en los diferentes campos. El botón elimina los criterios de búsqueda introducidos. En este bloque se agrupan algunos de los criterios básicos de búsqueda. La búsqueda se pude realizar por fecha, tipo de documento, extensión del documento, publicador, texto que contenga el documento, etc. Además de los campos de búsqueda anteriores, en las pestañas Atributos, Categorías, Grupos y Búsqueda Avanzada también podemos introducir nuevos criterios para localizar la información deseada. Los botones y nos permiten agregar o eliminar los elementos que hemos introducido en las pestañas Atributos, Categorías y Grupos. Espacio donde se muestran los criterios de búsqueda que hemos seleccionado en las pestañas Atributos, Categorías y Grupos. 5 1 3 2 4 1 2 3 4 5 CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 48 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM En la pestaña Búsqueda Avanzada disponemos de filtros que nos ayudarán a localizar la información de forma rápida, ágil y eficaz. 12. EXPLORAR EN BIBLIOTECA El explorador ofrece al usuario una vista estructurada de la biblioteca, permitiéndole acceder rápidamente a los documentos, carpetas y direcciones URL, publicados en ella según diferentes criterios de clasificación ( grupos, posiciones y categorías). Puede acceder al Explorador de la Biblioteca pinchando en la opción “ Explorar en Biblioteca “ del icono flotante (ver figura siguiente). CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 49 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM A continuación aparecerá la pantalla del explorador. Desde una ficha de un documento se pueden añadir enlaces a través del Explorador de la Biblioteca, el botón del explorador, permite seleccionar el elemento que queremos añadir a la ficha. El botón cierra el explorador y cancela la búsqueda. Los grupos, categorías y posiciones son criterios de búsqueda. Si se seleccionan varios grupos, categorías o posiciones, al actualizar la lista aparecerán todos aquellos documentos, carpetas, direcciones URL, que son comunes entre ellos. El botón nos abre el elemento seleccionado en la lista del Explorador. El botón actualiza la lista de elementos publicados en la Biblioteca después de haber introducido un criterio de búsqueda. 6 7 8 2 3 1 5 4 1 2 3 4 CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 50 GUÍA DEL USUARIO CIF-KM En esta ventana se muestran todos los elementos publicados en la Biblioteca. El botón permite crear nuevos grupos, editar agrupaciones y ver las fichas de los grupos a los que el usuario tiene acceso. Las agrupaciones permiten organizar de forma útil y personal los grupos en los que el usuario tienen permisos. Lista de todos los grupos en los que el usuario tiene permisos. Haciendo “ clic” en el botón se irán incorporando los distintos grupos, posiciones y categorías que se han seleccionado, para realizar una búsqueda de los elementos que sean comunes a los todos los criterios . 5 6 7 8 CIF, SL. www.cif.es CL.) Paseo de la Castellana 176-1º (28046) Madrid-España 51